精益管理理念在企业会务接待工作中的应用探究

曲焕瑞

（国能黄大铁路公司，山东东营 257100）

0 引言

伴随现代化社会的深入发展，促使社会各行各业都得到了较快的发展，这也使得企业的规模越来越大，且竞争也日益激烈起来，而在企业发展中，会议是比较重要的活动，针对党及国家政策的宣传，有着至关重要的作用。对此，要求企业应对会务接待加以重视，有效落实精益管理理念。

1 会务接待工作概述

在企业经营及发展中，会务接待是非常重要的，它包含各个方面的内容，比如业务洽谈等活动，除此之外，它还包含公务活动的接待及安排工作等工作。针对会务接待工作而言，有关的工作者应坚持节约及实效性的原则，认真确定会议的要求，并把它贯彻到具体工作过程中。与此同时，对于接待及餐饮等服务过程，应贯彻强烈的责任心，进一步增强工作质量，防止对企业行政的形象造成影响，就企业内部会议来讲，实际开展接待工作时，还应贯彻精益管理理念，健全服务机制及有关的体系，增加会议整体效率。另外，还要求企业管理者应充分贯彻管理发展理念，对企业各个环节的工作进行统筹规划，以达到各部门及相关工作者之间的充分合作，全面增强会务工作质量，进一步实现企业持续发展。

2 基于企业会务接待，精益管理理念实施的意义

（1）有利于增强会务工作水平。在党的十八大会议中，中央提出了“精文减会”，特别是要增强会议活动的质量及效率，还提出了会务工作新目标。就精益管理理念来讲，它最早起源于日本丰田公司，在汽车的生产系统管理过程中，全面应用这一理念，获得了显著的管理成效。现阶段，精益管理被广泛运用在企业管理工作中，且还由以前的管理方法发展成战略管理理念。就企业会务工作来说，全面贯彻精益管理理念，科学应用相关的管理方法，能够进一步增强工作质量及效率。（2）是有效响应中央规定及执行细则的要求。基于“精简会议”的提出，对企业各个行政部门来说，在开展会务工作时，也全面贯彻了这一准则，是务必要完成的任务。对此，企业行政部门在进行会务工作的过程中，也按照中央八项规定，还有具体的实施细则，把它们全面落实在实际的会务工作中。（3）是会务工作创新的重要方式。想要有效落实企业会务工作，应对其工作理念及方法进行创新。在开展经营管理的过程中，应坚持问题导向的原则，根据具体的需求实现创新管理，在这一过程中，应强调规范化及标准化，进一步促进会务工作的有效开展，帮助其科学处理会务中的浪费现象。

3 企业会务工作的现状

基于新时期背景，就国有企业来说，其会务工作还有着一系列的问题，具体变现为下述几点：（1）没有全面落实会务的准备工作，有着诸多不足之处，这将对会务工作质量造成一定的影响，比如，会议的筹备阶段，对于有关部门来说，他们并没有组织相关的工作者进行工作分工，且筹备计划书不够健全，有关的工作者对其岗位职责还没有全面地认识，这将造成各项工作间存在脱节问题，人名及职务也存在不一致的问题，这将对参会人员产生诸多不良影响。（2）实际进行会议工作时，有关工作者并没有落实秩序维护工作，当出现突发问题，就会导致混乱状况，比如，当参会人员入场时，没有配置入场引导人员，这会增加入场的时间，导致会场缺乏一定的秩序，从而对会议的召开时间造成影响，同时在开展会议时，往往会产生协议调整等问题，导致工作人员很难在第一时间找出问题并加以解决，进而造成会议冷场现象。

4 基于企业会务接待，精益管理理念的运用探究

4.1 强化管理，保证分工精细化

在开展会务接待工作时，要求企业应保证会议的准确性及安全性，同时应实现各部门的充分配合，增强其协同性。就业务接待工作而言，办公室是重要的管理部门，它通常是负责对企业的业务接待进行引导，以保证其可以了解接待标准，明确相关的业务流程，进一步促进对会议接待资源及物品的有效管理，同时在企业内部构建针对性的方案，其内容应包括日程及车辆等，从而科学配置会议资源。实际执行会议接待方案时，需了解各部门岗位职责，当出现突发状况时，应该第一时间上报给有关的管理人员，向其请示并加以有效解决。与此同时，还应将会议的变更内容告知给各部门。当任务完成之后，首先应由会议接待部门来核对清单，全面贯彻清单审批程序，科学控制会议费用。当会议完成之后，还应让专业人士开展评价，针对其中的问题进行分析，并提出切实可行的对策，进一步促进会务组团队之间的配合，做好各个企业及部门的分工及协作，当分工完成之后，应有效落实各部门的职责，将责任分配给个人，这样才能全面增加工作效率，提升个人经验，进一步增强职工的生产力及创造力。另外，对于各个部门来说，还应按照岗位职责开展分工，促进企业职工间的交流及协作，构建科学的协调机制。

4.2 加强学习，进一步增强接待水平

企业在开展会务接待工作时，应全面贯彻务实节俭的原则，运用科学的节约方法。基于科技的进步，对于企业来说，应促进先进技术的推广及应用，可在会议管理工作中，全面引入信息化管理模式。就现阶段的发展来看，大部分的会议记录及入场，都没有采用纸质的签名方式，而是通过会展信息系统，对相关参会者的信息进行整合，然后加以存档，在进行会议活动时，再引入这些信息。与此同时，针对住宿安排来说，应尽可能地保证在协议的酒店中完成，或是在系统内部场所开展，防止产生安排超标的现象，与此同时，在住房中也不要摆放贵重物品。在接待用餐时，也应确保在企业的内部场所，若是想要在外用餐，也应在企业签约的餐厅，避免在私人场所用餐，或是在高消费场所用餐。另外，对于迎送工作来说，可不必张贴标语，也不能设置欢迎屏，不必献上鲜花，无需铺设迎宾毯，也不用配置接待人员负责车站等的接送工作，若是有需要的话，可安排别的工作人员完成接送任务。就业务接待工作而言，需全面贯彻保密原则，就来宾的信息等，应全面落实保密工作；对于其中的保密级信息，需要全面按照公司的保密机制来实施。与此同时，针对接待预算管理，企业应加强重视，比如年度预算管理，可结合上一年度预算编制以及完成状况，尽可能地达成企业发展及经营的标准，当预算审批程序落实之后才能具体开展。

4.3 增强服务积极性，有效解决分歧

实际进行会议活动时，要求有关的部门应增加服务的积极性，当产生分歧时，应有效解决分歧，进一步增加统筹效率，防止产生拥堵问题。与此同时，就会务接待者而言，应对冷热度进行合理把控，以便确保各项工作的协调。基于会议活动过程，其中包含很多复杂的事情，不管是企业还是部门，都应提供优质的服务，增加服务的积极性，特别是同下级单位进行交流时，应做到互相尊重，唯有如此，才能获得他们的支持，增加企业的工作效率。另外，在进行会议活动时，企业及部门的数量通常都很多，这就导致各个企业及部门之间的信息量及看待问题的角度有着一定的差异，经常会产生分歧。想要有效处理这些分歧 ，要求有关人员应对问题的成因进行深层次的分析，保持冷静的状态，发现二者产生矛盾的问题，并找出它们的共同点，以便更好地处理这些分歧。比如，基层企业进行会议活动时，要求会议接待人员应落实前期的沟通工作，将会议活动的细节第一时间通知下去，防止实际进行会议活动时产生诸多问题。

5 结语

综上所述，基于新形势背景，对各个企业来说，其建设规模都越来越大，且企业的会务接待也逐渐完善。就精益管理理念而言，它属于全新的理念，对于企业的会务接待有着关键性的作用，要求企业应全面掌握精益管理理念的内涵，把这一理念全面贯彻到会务接待工作中，唯有如此，才能最大限度地发挥这一理念的指导作用，促进会务接待活动的有序进行，实现企业的持续发展，为其奠定夯实基础。