构建网络环境下的期刊办公自动化

熊晓芹

随着互联网技术的成熟和应用的普及，传统的信息传播模式和人们获取信息的方式正在发生根本的变化，学术期刊的信息化建设亦日趋成熟；有关期刊编辑工作网络化研究和尝试越来越受到编辑人员的关注。从E-mail投稿、期刊上网到期刊编辑部网站建设，到网络化管理。网络出版的实践探索越来越多，为了促进编辑部工作的有效发展，提高期刊的工作效率和扩大影响力，在考察现有的编辑自动化系统的基础上，结合自身的特点和需求，建设了编辑自动化系统。

本系统与编辑部网站同步建设，建立了基于互联网平台的期刊办公自动化系统。系统具有作者在线投稿及查询、专家在线审稿和编辑在线办公三大模块和读者在线阅读功能。系统能完成从接收稿件、审稿、编辑加工、发稿、组稿浏览大样、稿件费用管理、稿件信息查询、工作统计及建立索引等贯穿编辑部工作全过程的监控与管理。实现了作者、读者、审稿专家与编辑部出版工作的一体化。系统建成后极大地提高了编辑部工作的效率

一、系统总体设计思路

系统是由作者模块（包括作者投稿与查稿）、专家审稿模块、编辑部网上办公系统三大模块与杂志社网站组成。如图1所示：

二、主要功能模块的实现

1、作者模块及其功能

作者模块是供作者在线投稿、查询稿件审理意见及结果时使用的。作者进入杂志社的网站主页，点击“作者投稿”或“作者查稿”模块可实现在线投稿和查询审稿结果的目的。

第一次在线投稿的作者，在点击“作者投稿”模块时，系统会跳出作者登录界面。要求作者在本系统注册，申请一个账户并设定密码；同时需要填报作者的姓名，单位及联系方式等相关信息。为了保证编辑部能与作者及时联系，一般要求作者提供真实可靠的信息。完成注册后，作者便可按照系统的提示，逐步完成稿件上传的任务。对于成功上传的稿件，系统会自动给作者一个回复信息，告知作者编辑部已收到其所投稿件，并会尽快审理该稿。当编辑部完成稿件登记后，系统还会以电子邮件方式通知作者，并告知其稿件的编号，以便于作者查询时使用。已经在系统注册过的作者，只需输入自己的账号和密码，即可进行在线投稿；作者信息变动，可自行修改相关信息。

“作者查稿”模块主要是为了方便作者查询稿件的审理情况而设置的。作者点击此模块，输入自己的账号和密码就能查看到自己所投稿件的处理状态、审稿意见及审理结果。

2、专家审稿模块

专家审稿模块是专为审稿专家设置的功能。编辑部收登稿件后，根据稿件的主题，在系统的专家库中选择相关专家，并将稿件发送给专家审读。专家登录杂志社主页，点击专家审稿栏目，输入自己的账号和密码，既可进入审稿界面。在审稿专家的账户下，可能看到需要审读的稿件目录，选中要审读的稿件后，便可开始审稿工作。审稿专家可在系统提供的审稿单内填写审稿意见，完成后点“审稿完成”，审稿意见便自动发送到编辑部。

在审稿专家的个人账户下，专家除能看到待审稿件外，还能看到已审稿件和编辑部发送给专家的通知或消息。

3、编辑部模块及功能

编辑部模块主要由稿件管理、组版及费用管理、决策管理和信息维护等功能模块组成。其中稿件管理包括网上来稿、稿件登记、审稿、稿件查询等功能；组版管理由栏目设置、选定刊期、稿件选用、制作目录及索引等功能组成；费用管理包括稿费管理、版面费管理、审稿费管理等功能；决策管理由统计数据、样刊管理和大样浏览组成；信息维护是对杂志信息、读者、作者、审稿专家信息、编委专家以及关键词库的信息进行管理和维护的模块。下面分别介绍它们的主要功能及特点。

（1）稿件管理

稿件管理功能主要是用于稿件登记，分配审理及查询。它包括网上来稿、稿件登记、审稿、稿件查询等功能。网上来稿是记录所有未登记的在线投稿，以列表的形式出现，反应已接收，但尚未登记编号的稿件。编辑部对稿件进行查重处理后，登记稿件信息，进行编号处理后，将会通知作者稿号。

稿件查询是通过作者姓名，稿号、作者单位、稿件处理人或稿件处理阶段等20多种可选择的检索点进行查询，查询可通过单个检索点进行检索，也可通过多个检索点的组合进行查询。例如，将作者姓名和稿件处理组合成为检索条件进行查询。它的特点是灵活方便，便于分类，非常利于分类统计。除通过组合查询外，还可按出版日期进行查询。

审稿功能是稿件管理中的一个重要功能，系统设有多种可选功能。可根据编辑部业务流程特点而设置，具有较强的灵活性。一般的编辑部都实行稿件“三审制”，下面以某编辑部的工作流程为例进行介绍。

初审是审稿编辑对登记后的稿件进行初步审查，填写初审意见，并提交复审处理。系统在设置初审的各种参数时也提供了多种可选方案，例如，本阶段信息是否显示作者信息，本阶段计划完成时间，是否允许作者远程查看该流程信息，本阶段审稿费，自动催审等。编辑部可根据自身的工作特点，对上述参数进行选设。为了增加工作流程的透明度，体现审稿工作公开、公正的特点，建议编辑部将“允许作者远程查看该流程设置为“是”。这样作者可通过“稿件查询”功能查看所投稿件的审理状态和编辑意见，利于作者随时查看稿件的审理进程，缩短了编辑部与作者之间的心理距离，也减少了编辑部回答作者咨询的工作量。

对于需要修改的稿件，初审编辑可直接将修改意见发送给作者。作者接到修改通知后，按照编辑所提的意见进行修改后，可通过系统回传编辑部，编辑部便可对修改后的稿件进行后续审理。初审编辑认为合格的稿件可送复审（或外审），对于不合格的稿件进行退稿处理。

复审（或外审）是对通过初审的稿件进行审理，填写审稿意见。系统中复审的参数设置基本与初审相似。对于需要修改的稿件，也可直接填写修改意见，对于有异议的稿件可交其他审稿专家审理，对于需要修改的稿件也可直接给作者发送修改意见。

终审由主编对通过初审和复审的稿件进行最后审理，以确定是否刊用。通过终审的稿件，编辑部以邮件形式通知作者，并寄送版权转让协议。作者也可在线查询审理结果，作者能从系统看到稿件被“录用”或“退稿”的标识，主编审理结果一出来，系统就会显示此标识。

（2）组版及费用管理系统

组版管理模块主要是供责任编辑按期选择稿件和组版所用，在此模块中有栏目设定、选用稿件、制作目录和制作索引文件等功能。责任编辑在设定好本期栏目后，便可按栏目从备选稿件数据库里选择刊用稿件和补白的内容。在完成按期组版工作后，责任编辑可用索引文件制作目录功能。责任编辑完成目录制作后，杂志社主页会同步显示出来。

费用管理模块包括版面费、稿费和审稿费及未处理费用管理等功能。责编在按期选稿时，每选中一篇稿件时，系统会自动提示此稿是否已收取版面费；对于未收取版面费的稿件，系统会让你选择是否继续选用，如果责任编辑选“是”，系统将其放入本期目录；如果选“否”，则此稿仍保留在选稿件数据库里。系统中稿费和审稿费的计算是按编辑部输入的收费标准计算，收费记录会存放在系统里以备查用，可通过篇名、作者、审稿人等检索点查看稿件收费情况。

（3）决策管理

决策管理包括数据统计、样刊管理和大样浏览等模块，它提供决策所需要的多种数据，方便决策者全面掌控期刊出版的各种情况。数据统计包括作者统计、编辑统计、退稿统计、稿件统计表和费用统计。投稿量和发稿量可按作者姓名、单位进行统计查询。编辑部的工作量和退稿量等数据可按时间段进行统计。

样刊管理模块可以年、期作为检索点，查询每期稿件的题名、作者、稿号及作者的通知地址。决策者可全面了解各期的稿件主题、选题分布、作者分布情况。大样浏览功能是供主编按期审阅各期大样，便于发现问题和解决问题。

（4）信息维护

信息维护模块包括期刊信息、作者信息、读者信息、审稿专家以及主题词等信息。期刊信息包括期刊通信信息，学科类别，设置的栏目等；作者信息、读者信息包括作者的姓名单位、联系方式、学科研究方向等；审稿专家信息基本与作者信息的内容相同，还增加了审稿速度和态度，以便杂志社评价审稿专家的工作质量；主题词库可通过作者投稿时所填的关键词生成，也可通过编辑部根据需要添加，建成后的主题词库对于选题策划分析、了解学科发展动向均有较大参考价值。

本系统可以为期刊的编者、作者、读者建立了快速、有效的交流平台和环境。方便了作者投稿和查稿，同时提高了编辑部的工作效率；但系统在互动性，远程校样传送及与国际科技期刊网站的功能接轨上有待进一步提高，以便为期刊实现网络出版、网络互动交流等方面奠定更好的基础。

（作者单位：中科院文献情报中心编辑出版中心）