试析特种地方文献收藏中存在的问题及对策

陈开建　钟　琼

[摘要]本文针对当前图书馆在特种地方文献收藏管理中普遍存在的几个问题，阐述了特种地方文献收藏的重要性和对地方文化建设发挥的积极作用，并就特种文献的采集、加工和合理利用提出了一些相应的对策。

[关键词]特种文献；数据库；馆藏资源

[中图分类号]G255[文献标志码]A[文章编号]1005—6041(2009)02—0080—03

特种地方文献概念主要包括两个方面内容：一是指非传统纸本或印刷型文献，如金石拓片、缩微品以及视听资料等；二是指社会生活中自然形成的、不以出版为目的的信息载体，如商标、票据、证券、戏剧说明等[1]。这些文献基本是非正式出版物，具有较强的特殊性，结构比较复杂，收藏也无固定标准，但它们却具有反映地方历史事件、历史人物、地方民族风俗的客观性特点，对推动地方经济文化建设有着非常积极的作用。在信息资源日益社会化发展的今天，图书馆应配合地方文化建设，在收藏正式出版物的同时，加大对这类文献的收藏力度，对突显图书馆信息资源集散地功能和资源收藏优势有着非常重要的作用。然而，对于这类文献收藏，在当前图书馆工作中存在诸多问题。

1存在的问题

1.1重视程度不够

主要表现在几方面，首先是当前许多图书馆都没有依据地方特种文献的特殊性建立专业、规范的资源建设系统。相对于正式出版物，特种地方文献具有载体形式多样性、涉及内容广泛性和资源分布零散性等特点，对于文献获取又存在诸多不确定因素，工作强度之大，给图书馆的收藏带来很多问题，因此建立专业、规范的资源建设系统尤其重要；其次，许多图书馆没有征购特种地方文献的专款，或使用经费非常有限，这给资源征集带来太多不便，尤其在实行政府统一采购招标制度后，对于形式上较为分散的特种文献而言，在征购过程中各种手续非常繁琐，对于需要购买的资源，常受制于经费和手续等等因素，造成资源搜集主要以接受赠送的为主，以免去许多不必要的麻烦；第三，缺乏精干的资源采集队伍，由于没有足够重视，导致资源采集队伍人员少、专业素质低、工作能力不高、整体能力弱，工作效益自然不高；第四，应有的工作重心失衡。特种地方文献是馆藏文献的一个重要组成部分，是衡量馆藏文献是否完整的重要标准，而图书馆定期的等级评估标准主要以正式出版物额定指标来衡量，因此大多图书馆资源采集的经费、人力等重心过于偏向于正式出版物，忽略了对一些特种地方文献采集应有的重视程度。因此，受这诸多因素的影响，当前一些图书馆，尤其是经费比较紧张的图书馆，对此类文献的收藏就难以给予足够的重视。

1.2传统的文献采访理念制约了特种地方文献建设

从主观上讲，传统意义上的图书馆主要是利用自身丰富的藏书向读者传递已积累的书本知识，在这种观念的指导下，采购正式出版物已成为主要的进书渠道，这种单一的征购模式使图书馆长期处于一种被动静止的社会配角状态，易于忽视特种地方文献的收藏和提供利用。据笔者长期观察，我馆的一些零散资料和图片散页的复印率并不低。而在专业性较强的高校图书馆，特种文献更是教师从事科学研究、研究生撰写学位论文所必需的文献_2J。要改变传统的文献采访理念，就要更多地考虑建立特种文献的采访渠道，这种观念的转变包括增加对特种文献入藏所必要的财力和人力，以适应环境变化发展的需要。

1.3缺乏合理的入藏手段

相比较而言，正式出版物标准化建设较为成熟，入藏管理也比较统一和规范。而特种地方文献因受地方性较强、出版时间跨度长、文献载体、规格形式多样化等因素影响，多数文献的分编入藏没有统一成熟的标准，给文献的管理带来一定困难，比如散页图片、名人真迹如何做到合理归类和利用，音像制品的排架如何更为科学等，这些都是值得认真加以研究的。由于缺乏规范、合理的分编入藏手段，一些图书馆存在对特种文献“放而不编”的现象。如此年复一年，积压的数量越来越多，到头来反而是一种负担，成为一堆名符其实的“闲置品”，更谈不上“藏以致用”，这从根本意义上就违背了图书馆的办馆宗旨。

综上所述，如何加深对特种地方文献收藏的认识，建立起一种行之有效的收藏保障体系，是当前需要认真考虑的问题。

2特种文献的收藏管理及对策

2.1加强对特种文献利用价值的认识

特种地方文献是对地方各个历史时期发展进程的反映，是一种有着巨大潜在价值的文献，它往往包含着超前或发展中的问题，有着珍贵的学术研究价值和参考价值，能在很大程度上反映出本地区的经济、科技和文化的发展。它的来源广泛，搜集渠道繁多，是一笔巨大的信息财富，对它的收藏利用，有助于帮助人们从不同角度了解科技进步及历史发展进程，帮助人们更好地着眼于未来，对地方建设有很重要的指导意义。因此可以说一个没有特种地方文献入藏的图书馆，是一个文献收藏不完整的图书馆。重视和加强对特种地方文献收藏并真正加以利用，是历史赋予图书馆的使命。

2.2建立合理的收藏保障体系

高度重视特种文献的收藏，认真研究并建立起一套行之有效的资源收藏保障体系，投入必要的人力、财力，从各方面保证特种文献收藏工作全面、顺利地开展。

2.2.1保障特种文献采集经费，并逐步加大投入。当前一些公共馆在每年购书费中都有部分采集特种文献的专项经费，但是经费额度与正式出版物采购数量相比，比率非常小，尤其是经济欠发达地区图书馆和中、小型图书馆，能够使用的经费数额非常有限。特种文献涉及面广，分布零散，如果没有足够的经费保障，采集工作很难深入和有效开展，因此，图书馆在每年的经费分配中，应把特种地方文献采集经费作为重要的一项经费指标来看，并按比率逐年增加。对于一些有条件的地方，应向政府申请特种文献征集专项经费，以保证对必要的特种文献的征集。

2.2.2组建一支科学、高效的资源采集队伍。特种文献形式和内容的多样性，对资源采集人员的综合能力也相应提出了较高的要求。首先文献征集员对文献本身要具有识别能力，包括各种载体形式、内容价值的判断和识别，才能从诸多良莠不齐的文献中采集到真正有收藏价值的文献；其次要熟悉馆藏资源，熟知地方历史文化，了解地方经济文化建设发展方向，才能很好把握地方建设和馆藏建设的需要，有效采集文献资源；要具有一定的公关能力。特种文献采集主要是到各地走访征集，没有良好的攻关素质和能力，很难找到资源采集的契合点，获得良好的效果。因此，加强队伍建设，建立科学、高效的资源采集队伍，是开展特种文献收藏工作的重要保证。

2.2.3建立多种资源搜集渠道，保证资源采集来源。出版单位、集体、个人、民间走访、拍卖行等，都是征集的重要渠道，采访人员应随时把握特种文献的信息和来源，及时建立联系，保证特种文献的有效采集。同时，要建立合理的捐赠鼓励制度，鼓励社会各

界和有关人士向图书馆捐赠有价值的文献资源。要加强宣传，在社会上形成图书馆是特种文献资源收藏、保护和知识传递首选场所的意识，形成自觉、良好的社会捐赠氛围。

2.2.4结合社会发展需要，突显文献采访新亮点。特种文献以其自身的多元化结构，能较好地满足不同层次读者的检索要求，显现出巨大的开发潜力，因此，图书馆应以当地发展轨迹为依托，抓住本地的资源优势，在采集力度上有所侧重，突现采访亮点，吸引更多读者到图书馆获取有用的信息。对此，上海图书馆早在十年前就已经摸索出了成功经验，该馆根据当地文化名人较为集中的特点，在两年多时间里，加大了对文化名人手稿的征集力度，以该地区为辐射点，初步形成了北京一上海一四川的名人采访网络，并与100多位文化名人及其家属建立了友好关系，筹建了国内首家“中国文化名人手稿馆”[3]，在国内文化界和同行中引起巨大反响。这一成功的探索，使这个馆找到了业务发展的新天地、新亮点。

2.2.5探索科学合理的文献馆藏模式。特种文献载体形式较为复杂，合理的入藏，方便的检索，是特种文献入藏管理的根本。一些图书馆已探索出较好的工作方法，他们先以不同载体类别归类，再根据内容划分，先实行专室或专架管理，再编制专题内容的特种文献架，在此基础上除根据文献内容进行必要的分编加工和标准化格式著录外，还对文献进行主题词、关键词的标引，以方便读者从不同角度对文献进行交叉检索[4]，这些做法都可作为借鉴。同时也可结合本地的实际，利用馆藏优势，选择一个适合本地发展的专藏重点，组建特种文献专藏库，为地方经济和文化建设服务。

随着信息技术的广泛应用，建立特种文献专题数据库，编制出标准化、规范化的各种检索数据，一方面使广大读者能通过互联网对特种文献进行检索，便于资源共享，更重要的是能对文献实体进行有效保护。

3加强横向联系，建立地方特种文献系统联合检索目录

由于特种地方文献贮藏点分散，时间跨度长，仅靠某一图书馆收全是不现实的。为使图书馆能担负全方位为社会服务的重任，除与兄弟馆进行资源共享外，还应加强与博物馆、档案馆、文史研究馆等收藏单位的横向联系，对于本馆缺藏的文献，可通过复印、照相等方式进行互通有无，也可以建立地区性收藏单位的地方文献联合目录，利用网络技术建立有规范检索细目的地方特种文献联合检索数据库，并不断提高特种文献的加工深度和综合处理水平，向读者提供更为便捷的检索渠道。

4结语

图书馆应作为收藏行业对特种地方文献的特殊性及使用价值应给予足够认识，兼顾“藏”与“用”的关系，努力探索出一种切实可行的收藏模式。当前我们也只有切合现实需求，结合当地社会发展轨迹，不断提高馆藏资源利用率，才能充分发挥出馆藏的资源优势，这不仅有利于对馆藏资源的保护，也有利于实现馆藏资源的共建共享，有利于推动本地区的经济建设与文化建设。

[参考文献]

[1]金沛霖.图书馆地方文献工作[M].北京：北京图书馆出版社,2000.

[2]王代礼.高校图书馆特种文献需求情况的调查与分析[J].河南图书馆学刊，2006(5).

[3]祝均宙.近代特种文献开发研究的战略思考[J].上海高校图书馆情报学刊，1998(Z).

[4]刘文勇.天津地方文献的开发整理与资源共享[J].图书馆工作与研究，2007(3).