论新形势下科技查新的协作创新

李 彦,刘玉莲

(广西大学图书馆,广西 南宁 530005)

我国的科技查新始于 20世纪 90年代初,20多年来,科技查新工作发展迅速。目前,我国已形成高校、省部级和科研所三大查新系统,由国家科委、教育部和省部级科委确认的查新机构已达 300余家,还有很多未经查新资格认证但也已开展查新工作的单位[1],这为科技查新和科技创新工作提供了有效的文献信息支撑。

但随着查新工作的深入开展,查新检索需求量迅速攀升,科研立项查新、科研项目评审查新以及高新技术开发、技术转让、专利申请、新产品开发等都需要查新,原有查新机构的查新能力明显不足,主要表现在查新人力资源的不足、学科专业人员的不足以及网络信息资源的利用和共享的不足,从而导致查新工作质量的下降。由此,有些科研院所(如中国科学研究所)或者省份提出了要建立查新联合服务或联合体[2—3]。查新联合服务或联合服务体有其优越性,但目前只能在某一区域或省份内组建联合体,要建立全国性联合体仍然困难重重,原因是联合服务工作方案、服务质量和服务标准以及查新检索共享机制等问题还需要相当长的时间才能解决。所以,开展查新协作创新尤为迫切,其既可以解决查新业务聚集高峰需求旺盛与人力不足的矛盾,同时也是提高查新质量的一条根本途径。

1 查新协作的内涵

查新协作的内涵是:1)查新部门之间的协作;2)查新人员与委托人或用户之间的协作;3)查新人员与专家之间的协作;4)查新部门与科研管理部门之间的协作。

2 查新协作的具体措施及意义

2.1 查新部门人力资源之间的协作

2.1.1 查新部门之间的人力资源协作主要是查新人员之间的协作。为提高查新工作的质量和效率,需在全国范围内建立查新部门之间的协作平台,建立每个查新部门的查新业务范围以及查新人员的档案库,让每个查新机构都能从网络上了解其他部门查新的相关信息。档案库中不仅包括这个查新部门所能查新的业务范围,让别的查新部门了解其查新范围权限,也包含了查新人员的档案信息,以便相互联系、互相支持。同时还可以把查新合同、查新报告、工作记录等相关历史资料建成一个资源库,链接到协作交流网站上,让查新人员相互了解各自的查新权限范围以及各部门的查新历史,以避免重复,也给查新人员提供一个相互交流检索技能和检索技巧、开展查新业务学习和提升查新能力的平台。特别是同一区域内所属的查新单位,在查新要求攀升的时段内,通过了解这些查新部门的相关信息就可以相互协调,从而缓解相关部门的压力。如笔者所在的广西大学图书馆不仅获得了农业部认证的查新单位资格,还获得教育部和广西壮族自治区科技厅认证的查新单位资格,查新范围主要在农业类、生物类等,而在广西同时获得认证资格的单位还有广西壮族自治区情报所、广西农科院情报所,这样,当我馆查新的内容范围内的项目太多时,就可以推荐查新用户到这两个单位进行查新,从而减少本馆的工作压力,保证查新质量。

2.1.2 查新部门信息资源共享协作。

(1)信息资源共享协作是一种基于网络环境下的文献资源共享协作系统。它将分散的、不同载体、不同地理位置的信息资源以数字方式存储,通过通讯网络相互连接,提供即时利用[4]。查新部门之间信息资源共享的协作,可解决当前查新工作所碰到的许多难题。比如,2000年,我馆在查新中碰到一个急于要鉴定的课题《海藻糖的提取工艺》,当时查到一篇切题文献是发表在《海南师范大学学报》1996年第二期上,但那时本馆没有订购该期刊,后来通过协作关系了解到广西民族大学图书馆虽订购有,但又偏偏缺这一期,而海南师范大学虽有该刊,但当时还未实现跨省协作,没法协调。最后通过电话咨询得知广西师范大学也有这份杂志,经过协商最终获取了这篇切题的文献,顺利完成了查新任务,也帮查新用户完成了项目鉴定。

(2)查新水平的高低或质量的好坏取决于查全率和查准率。如果达不到查全率和查准率的要求,检索质量将得不到保证;若失去检索效果这一前提,综合对比分析就不可能真实、全面,结论也必然虚假,查新报告写得再好,也不符合质量标准[5]。因此,必须拥有相应的能满足查全、查准所需求的网络数据、光盘数据库、联机检索等信息资源。但是,就目前我国的查新机构或部门而言,有财力购买全部数据库的并不多,从发展水平与投入产出比率分析,自购数据库几乎不可能,也不划算。因此,共享信息资源、实现信息资源的充分利用已成为当前协作的一项首要内容。以 SCI数据库在我馆的应用为例,由于学校把教师论文能被 SCI收录作为晋升、奖励甚至博导申请的一个指标,而且教师、研究生发表的论文很多,常常要求图书馆检索他们论文的收录情况。但我馆还没有购买 SCI数据库,因此一度影响了师生们科研的情绪。为了不影响师生们的积极性,我馆以协作方式委托清华大学图书馆代为检索,师生们获得了满意的结果,对我们的工作也更加信任。

(3)信息资源共享协作要逐步通过网络平台搭建的协作化信息服务平台或体系建立起各查新单位图书馆的联合目录检索系统。联合目录的建设可以有两种方式:一是集中或联合目录和虚拟联合目录。集中或联合目录则是将来自多个图书馆的数据汇集在一个数据库中。虚拟联合目录是将书目虚拟组合,即每个书目数据库都是相对独立的,只是用户检索时将它们视为一个整体,通过一个通用的界面并行检索各个书目数据库并返回检索结果。二是建立两种联合目录后,可以由某个查新机构牵头,建立一个数量充裕、结构科学、应用性能良好的文献保障体系,以区域合作共享网页的形式提供统一的资源检索界面,从而实现联合、协作的信息资源协作共享。在此基础上建立地区间各查新部门的文献资源共建共享原则及分工协作原则,并由政府出面制定有一定的法律法规和具有一定强制力的文献资源协作共享法规。

2.2 国家认证的查新部门与非认证的查新部门之间的协作

查新部门之间的人力资源协作,除了与被国家认证部门之间的协作之外,还应包括与为数众多的未经查新资格认证但现已经开展查新业务的单位间的协作,以及这些非认证的单位之间的协作。主要是帮助非认证的单位实现工作的规范性,完善服务标准,解决标准化服务与地区服务的关系,解决服务效率与服务质量、个性化服务与规范化服务之间的矛盾。对非认证单位的查新人员进行培训、审核、交互等工作以及查新业务的开拓,以便进一步提升他们的查新业务能力,为他们今后成为认证的查新员创造条件。

目前全国各地的查新人员数量并不多,很少部门能具备具有各种专业背景的查新人员,而科技查新工作需要面对各专业的社会需求,技术性强,在这种情况下,不要说单独一个地区,就是一个省的查新部门人员也难以应对周全。所以,对这些尚未被国家资质认证却又已经开展查新工作的查新部门,要帮助他们多培养各种专业背景的科技查新人才,为以后的协调和扩大地区查新服务范围的覆盖面奠定良好的人力基础,促进查新工作的可持续发展。

2.3 查新人员与委托人或用户之间的协作

查新人员要准确地抓住“查新点”,就必须充分地掌握查新课题的实质内容。由于查新人员受专业的限制,即使他们的专业背景是属于用户所要查新的专业,但是对这个专业拓展研究的新领域或研究前沿的了解仍不如用户,因此,必须要与委托人或者查新用户进行全面的协作。虽然过去也有过简单的交谈式协作,但还远远不够,必须要与他们一起对课题进行分析,才能全面、准确地理解查新的重点内容,并正确把握查新点,从而准确地确定检索词和检索策略。

和查新用户的协作还有一个作用,就是帮助用户更深入地掌握文献检索技能和知识,尤其是对那些对文献检索方法一知半解的用户,其意义更大。有些查新用户对自己所研究的课题领域在国内外同类研究的进展与创新性也并不一定很了解,他们所用的检索词、关键词往往不规范,根据他们所提供的检索词,不一定能获得高的查全率和查准率。因此,通过协作交流,查新用户不仅能学会更深层次的文献检索技能,还往往得到有价值的启发,而且使他们在下一次有查新需求时,会更乐意主动与查新人员配合。这样,不仅查新工作会更顺利,查新质量也会更高。

2.4 查新人员与专家之间的协作

查新人员与专家之间的协作,协作对象主要是与查新用户所研究的课题或同一专业范畴的专家,而不是查新审核专家。这些专家包括教授或研究员,他们对用户所研究领域的国内外研究状况比较熟悉,精通相关学科的研究进展和发展前景。虽然查新结果都要由查新机构的专家审核,但审核员只不过是对应用的数据库范围、类型、检索词、检索式以及撰写是否规范进行审查,而非对查新内容作专业性审核。而且并非每个查新审核员都具有广阔的知识面和深厚的专业背景,即使他们是同一个专业的,他们毕竟只是情报专家,而不是查新用户所研究课题的专家。因此,学科专家的介入就可以弥补目前查新审核员专业知识的不足,与查新人员形成优势互补。要使与学科专家的协作达到协调,需定期走访交流,给他们提供信息或查询帮助,以赢得他们的信赖。

2.5 查新部门与科研管理部门之间的协作

科技查新与科研管理是密切相关的。科研管理是对科学技术研究的计划项目、成果、专利和情报等信息实施管理,而科技查新归属于科技信息部门管理,二者应是协同一致的,科研管理需要不断地探索、创新、发展和对外交流合作,查新则要为科研管理提供技术文献资源项目新颖性依据[5]。在一定时期内会出现课题查新比较密集的时段性查新,其原因往往与科研管理部门有关。因此,查新部门与科研项目管理部门的协作是解决科技查新工作出现时段性问题的关键,可以避免查新机构受理科技查新项目的过度集中。

为便于管理,相关科研管理部门会要求学校或其他科研院所或企事业单位在某一特定时限内上报全部科研申请项目,因此造成查新项目过于密集。查新项目和查新时间过于集中,容易造成查新人员和查新用户的烦躁。查新用户为急于拿到查新结果,对其所立的项目往往考虑不周,有时甚至反复更换题目或查新内容,检索词或关键词也拿不准,而由于查新人员与用户交流不够,难以保证每个项目查新工作的质量。为完成查新任务,查新人员必须接收跨专业的课题,有时碰到陌生的专业领域,查新人员还要求在短时间内熟悉该课题的背景材料,由于理解和把握查新点和技术要点很难,对检出的中外文献的筛选也难以把握,进而会影响到查新的总体质量。因此,查新部门与科研管理部门的协作,应理顺时间,做好安排,特别是各级科研管理部门之间就其管辖范围内的各种科研立项、成果鉴定和奖励评审等的时间要相互沟通、调整,以避免各类科研项目过于集中于某一时段而影响查新工作质量。

3 结 语

查新工作的协作是解决标准化服务与地方服务的关系,解决服务效率与服务质量、个性化服务与规范化服务之间矛盾的一条重要途径,也是查新工作未来发展的趋势。现在已有某些省份和中国科学院[6]等提出了查新工作联体服务体系的设想,但就目前或相当长的一段时期来看,这个设想在全国范围内的应用还相当困难,只能在一个地区或一个省份内实施。而查新协作则可以作为全国性的协作连锁开展工作,它可以作为查新工作联合体实现前的一个过渡,因此,区域协作是当前全国科技查新机构之间协作的一条可行性途径,是提高查新质量和服务水平、解决查新时段性的一项重要措施,建议应该由国家科委、科技部出面建立起各地区相互关联的协作综合系统,并建立起查新协作的长效机制,以适应新形势下查新工作的创新发展。

[1]崔 林.问题与对策:关于我国科技查新工作的若干思考[J].科技管理研究,2010(1):31—17.

[2]夏立新,韩永青,邓胜利.基于知识供应链的知识服务模型研究[J].中国图书馆学报,2008(2):60—64,72.

[3]黄如花.我国科技查新机构的分布及特点[J].情报理论与实践,2005,28(2):255—259.

[4]姜曼莉.我国新一代信息资源共享协作网的建设构想[J].情报科学,2000(12):1067— 1069.

[5]韦成礼.查新质量评价模式的研究[J].图书情报工作,1998(5):13— 14,53.

[6]郑 菲,陈朝晖,王学勤,等.中国科学院查新检索联合服务体系建设与服务模式探索[J].图书情报工作,2010,54(7):96—100.