浅析“互联网+政务”背景下公文处理工作的问题与应对

■刘冬亚/北京社会管理职业学院(民政部培训中心)

为了提高行政效能，实现便民利民，国家致力于电子政务的发展，加大电子信息技术的应用，不断推动我国电子政务建设。随着互联网技术的飞速发展、信息化建设不断增强，各机关单位也逐步适应新形势，探索改善工作方法，电子公文办公系统的应用日趋广泛，“互联网+政务”等新型电子政务发展模式也逐渐兴起，因此，在“互联网+”背景下对公文处理工作的探讨很有必要。

一、“互联网+”背景下的电子政务和公文处理

电子政务是指国家机关在政务活动中，全面应用现代信息技术、网络技术以及办公自动化技术等进行办公、管理和为社会提供公共服务的一种全新的管理模式，广义电子政务的范畴包括所有国家机构在内，狭义的电子政务主要包括直接承担管理国家公共事务、社会事务的各级行政机关[1]。随着科技的发展，传统通信技术已无法满足人民日益增长的信息需求。电子政务带来新型的电子信息应用和传递手段，使信息传播变得更加高效便捷[2]。2015年，国务院印发的《关于积极推进互联网+行动指导意见》正式明确了公共服务领域是“互联网+”行动计划的重点实施领域之一，对创新政府服务供给模式、再造政府业务流程具有重要意义，互联网、移动互联网、大数据、云计算等新一代信息技术将在“互联网+政务”中起着基础性的先导作用，进而推动形成全新的电子政务发展模式[3]。2018年4月，***出席全国网络安全和信息化工作会议时强调，要运用信息化手段推进政务公开、党务公开，加快推进电子政务，构建全流程一体化在线服务平台，更好解决企业和群众反映强烈的办事难、办事慢、办事繁的问题，充分体现了国家对于信息化建设和电子政务的重视。

电子公文随着电子政务的应用而应用。电子公文是在信息技术不断发展的基础上，通过特定的办公软件系统来实现公文的拟稿、签发过程，为实现无纸化办公需要而产生的一种新的公文办理模式。目前，电子公文办公系统已广泛应用于各企事业单位。相对于传统的纸质公文，在传输过程中，必须通过计算机系统阅读处理并通过网络进行传输，提高了办公效率，以实现其与纸质公文具有同等的法律效力[4]。电子公文在制作、使用、批转、发放等方面具有优势，被越来越广泛的使用，具备较大的发展潜力。首先，电子公文具有快捷性。电子文档的制作、处理、存储以及归档均可依托于特定的软件系统完成，在文件传输和发放上、信息资料的整理等各方面突破了空间的限制，使得异地办公、远距离办公成为了现实，具有方便快捷的特点；其次，电子公文具有灵活性，同一份电子公文，可以供不同人在同一时间、不同地点进行阅读，在行文方式、资料收集和整理等方面具有灵活性，有助于工作的开展和实施。另外，电子公文具有经济性。在文件传输上，电子公文的使用缩短了空间距离，可以大大减少人力、物力、财力上的支出。在文件存储上，由于公文以数据形式进行存储，可以节约更多的储存空间，在进行整理归档、处理过期公文时，也可灵活采用数据处理的方式，从而减少了办公用品的支出和管理成本。

二、“互联网+政务”背景下公文处理存在的问题

在电子公文广泛使用为各企事业单位带来方便的同时，也应该正确看待“互联网+”背景下，公文的写作和处理由于其自身发展不平衡不充分而带来的问题。

(一)安全保密性问题

电子公文以数据形式存储于电脑中，并在一定范围内通过网络形式进行传输，网络系统中的硬件、软件及其系统中的数据面临偶然或者恶意原因而遭到破坏、更改、泄露的风险。此外，由于工作人员对电子公文的操作技术手段不足、在安全保密的认识上仍然不足等，导致存在一定的安全隐患。因此“互联网+”背景下的公文写作和公文处理，其安全保密性是需要重点突破的问题。

(二)流程规范性问题

公文办理流程是公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的标准化流程。一般而言，公文的收文过程往往需要签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文，发文流程则需要拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文等规定动作。此外，传统纸质的公文的红头、规范用印等，也是公文有效性的重要体现。当前，虽然电子文件的运行和处理是在统一的公文管理系统中运行，但由于其信息产生、交换、使用、处理较为灵活，文件信息的内容又相对复杂，在文件运行、处理、归档等方面都需要在专门的管理系统中进行，因此在规范性方面会稍显不足。另外，电子公章能否做到专人专用，避免盗用、窃取、篡改，也是现存问题之一。

(三)操作系统推广问题

互联网背景下的公文处理，归根结底是基于互联网技术，利用现代化信息技术对政府各项职能进行电子化、信息化整合。要想引入电子公文处理系统，必须要对其系统平台的基本操作、业务办理、模块功能、审批流程等各程序进行系统化学习，还需要对专门业务人员进行专业化培训，在推广过程中需要耗费时间成本和人力成本。此外，电子系统的推广往往是自上而下进行，如传统公文办理程序运行良好的情况下，电子办公系统的引入可能会推翻原有习惯，部分领导和员工可能依然习惯于传统操作，在接受度和学习成效上将会存在障碍，不利于系统推广。

(四)标准化建设问题

电子政务建设至今取得了显著成效，但也逐渐显现由于标准化不够而产生的问题，我国电子政务系统普遍存在着条块分割、政出多门、管理过细、协调复杂、职能不清等问题，给具体的政务实施带来了困难。由于缺乏统一的规划和标准，虽然各单位建立了各自单位的网站和政务操作系统，但各系统软件只能各自为政，无法进行信息传递和资源共享，使得电子公文的传输和交流遇到了障碍，产生设而不立、立而不用的局面，造成资源浪费。

三、“互联网+政务”背景下如何做好公文处理工作

“互联网+政务”背景下的公文处理工作，承担着整个政务机关管理活动的过程[5]，是信息传递与管理、促进机关协作的重要工具，是实现其管理职能的重要形式。新时代背景下，做好公文的处理和管理，对优化电子政务管理系统、提高办公效率、推动工作体制改革发展等具有重要意义。

(一)落实网络安全防范措施

首先，电子公文起草者和操作者要提高网络安全意识，充分了解各项各类网络不安全因素，加强安全防范，注重对文件的加密储存，杜绝由于个人操作不当、人为疏忽、安全意识不强而导致问题。其次，电子公文的安全管理需要技术层面保障，要按照要求，从技术手段上增强安全防护，建立信息管理网络，保护网络安全、保护应用服务安全和保护系统安全。另外，要健全电子公文安全法律法规建设，通过法律法规的强制性，有效约束行为，对不依法依规行为做出相应惩处。

(二)完善电子公文的管理规范

明确的制度和统一的规范对公文的写作和处理有重要意义，因此应完善有关电子公文的管理规范条例，建立电子公文管理标准体系，对公文写作、公文处理、公文传送、公文归档等各方面事项均能做到有法可依，使得电子公文在信息传送、协同共享等方面发挥应有作用。要结合传统纸质办公的经验，在公文管理过程中明确专门机构或人员负责不同流程，结合实际情况赋予相关人员相对应的管理权限，促使公文管理系统朝着规范、真实、有效、安全的方向发展。

(三)加强管理人员的信息化培训

相关公文写作和处理、政务办理的相关人员需要具备较强的信息化水平、档案管理、计算机操作知识等各方面能力，因此需要对相关人员进行培训，有助于顺利推进电子公文在各企事业单位的推行，同时也能保证业务系统满足组织的各项要求，对于采用电子政务系统的政府部门而言，信息化水平更是对新时代下行政管理人员的必然要求，因此要强化培训，提升办公效率和服务质量。

(四)促进政务系统的标准化建设

标准化引入电子政务系统的建设是必不可少的，也是较为基础性的工作之一。首先要继续完善电子政务各项标准，在技术层面上达到协调和统一，打破各平台系统间的技术壁垒，为系统实现互联互通、信息共享、业务协同、信息安全打好基础。此外，要严格落实电子政务标准，建立健全实施机制，将各业务环节有机链接，完善标准咨询与服务体系的建设。