漯河市档案馆近五年民生档案利用情况调查

时间：2024-05-04

■周云霞/河南省漯河市档案馆

一、近五年民生档案利用情况分析

（一）从民生档案利用人次分析

2014 年档案利用总人次为274人次，其中民生档案利用人次为201人次，占档案利用总人次的73%；2015 年档案利用总人次为501 人次，其中民生档案利用人次为357 人次，占档案利用总人次的71%；2016 年档案利用总人次为303 人次，其中民生档案利用人次为206 人次，占档案利用总人次的68%；2017 年档案利用总人次为852 人次，其中民生档案利用人次为710 人次，占档案利用总人次的83%；2018 年档案利用总人次为661 人次，其中民生档案利用人次为517 人，占档案利用总人次的78%。可见，民生档案利用人次在档案查阅总人次中占绝对优势，利用率在整个馆藏档案中遥遥领先。

表1 漯河市档案馆2014-2018 年民生档案利用类型统计表

（二）从民生档案利用卷/件次分析

2014年共查阅民生档案453卷/件，2015 年共查阅民生档案1333 卷/件，2016 年共查阅民生档案1535 卷/件，2017 年共查阅民生档案2808 卷/件，2018 年共查阅民生档案3636 卷/件。五年间人均查阅4.9 卷/件，查阅卷/件次总量呈上升趋势。

（三）从民生档案利用目的分析

当前，民生档案利用目的丰富多样，与经济社会的发展，日常社会活动的结合越来越紧密。具体情况如表1：

从表1 中可以看出，在2014-2018年的民生档案利用中，退休核实工龄、学籍学历认证、落实个人待遇是近几年利用的重点，通过查考凭证，切实解决个人人权、物权等切身利益问题。这些档案主要分布在知青办、师范、艺术师范、市政府、政府办、劳动局、人事局、教育局、房管局等全宗中，可见，这些全宗是近些年民生档案利用的重点。

二、民生档案利用存在的问题

（一）档案干部队伍素质有待提高

民生档案分散分布在各门类档案之中，各系统、各行业档案整理方法、重点及要求不尽相同，而相关档案工作人员，专兼职不一，专业水平参差不齐，档案队伍整体素质不高。尤其是一些兼职档案员，未接受过正规的档案工作人员岗前培训，缺乏档案专业知识。再加上有些部门档案工作人员更换频繁，直接影响档案工作水平。这些情况都给民生档案收集整理的规范化、标准化带来了困难，影响了民生档案的质量。

（二）民生档案种类有待丰富

漯河市档案馆现存建国前档案7个全宗、80 卷，建国后档案258 个全宗、24 万余卷（件)，专门档案30 种，资料3万多册。但在档案征收过程中，个别部门为了平时业务工作使用上的方便，不愿意移交相关民生档案，再加上受库房容量的限制，馆藏民生档案种类及总量相对偏少。

（三）民生档案专题数据库建设有待充实

漯河市档案馆非常重视档案信息化建设工作，截止目前，2000 年以前永久档案、民生档案已全部完成数字化，部分利用率较高的全宗2015 年以前永久档案也已全部完成数字化。但建立民生档案专题数据库的只有知青档案、学籍档案、招工档案、聘干档案等为数较少的几个全宗。其他利用率较高的如个人表彰类、干部任命类、职称评定类、建设项目规划类、政策落实类等民生档案仍分散分布在各门类档案中，这就给档案的利用带来了困难，影响了档案的查全率和查准率。

（四）民生档案检索工具有待完善

当前使用的检索工具，是针对全部档案编制而成的，具有共通性、普遍性的特点。没有针对民生档案本身及民生档案使用特点编制专门的检索工具，这就影响了民生档案查找利用的效率。再者，很多民生档案都是分散保存在各门类档案之中，如果没有专门专业的检索工具，会给准确及时的筛选出所有与查档目的相关的档案带来困难，直接影响查档利用效果。

三、加强民生档案利用的几点思考

（一）增强档案干部队伍素质

一是对档案工作人员进行职业道德教育，用新时代新思想武装头脑，增强其责任意识、担当意识，要从利用者心理需求出发，耐心细致做好服务，尽一切努力满足利用者需求，树立档案工作者履职尽责、爱岗敬业、无私奉献的良好形象。二是加强专业技能培训。选派专兼职档案工作人员参加市级、省级专业技能培训班。定期组织业务学习，邀请经验丰富、业务能力强的骨干介绍经验、分享心得。以提高档案队伍整体理论知识水平和业务能力。

（二）充实民生档案种类总量

一是加强民生档案知识宣传，提高各行业、各部门对民生档案的重视程度，为民生档案工作奠定坚实的思想基础。二是做好对各部门、各行业民生档案的监督指导工作。通过电话沟通、不定期走访、召开专题会议等形式，加强与各行业、各部门档案工作人员的沟通联系，确保其保质保量、及时准确、规范有序的做好民生档案的收集整理工作，为充实民生档案资源提供源头保障。三是拓宽民生档案征收渠道，在常规档案征收的基础上，定期开展民生档案专题征收活动、对散存的民生档案指定专人跟踪鉴定接收、重要活动产生的民生档案提前接收等，通过灵活多样的形式，充实民生档案资源。