基于大数据视野下档案管理思维方式的转变

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/吉林省第五地质调查所

随着网络技术的快速发展与进步，大数据被广泛应用到各个行业，受到了人们的高度重视。在大数据的时代背景下，传统思维已经无法适应时代发展需求，档案管理部门及工作人员要对其进行摒弃，勇于优化大数据管理，积极转变档案管理思维方式，进而确保管理工作的正常有序开展。

一、网络思维的转变

与传统的档案管理思维相比，网络思维作为一种新型的思维方式，能够更好地适应大数据时代背景下对档案管理工作的要求。为了更好地满足档案利用需求，档案管理部门要树立网络思维。网络思维模式比较全面、系统，是集整合性、发散性、动态性、全球性、超越性等于一体的思维特征。它是以信息技术为基础，借助大数据技术，为用户提供相应的服务，包括对数据进行挖掘、分析等。积极引入大数据技术，并应用到实际档案管理中，不仅可以把数据的收集存储进行深入的数据挖掘以及分析，还能对此找出用户特别感兴趣的数据信息，并进行归档、整理，有针对性地进行服务，再推荐给其他用户，减少了很多不确定因素，使档案工作服务内容更加全面、具体，从而提高了服务的质量。所以，档案管理部门要转变传统的被动的服务方式，主动地开展推介式的服务方式，利用大数据及先进技术对档案资源进行相应的分析及研究，进而挖掘出价值高的信息，提高档案利用率。目前，大数据信息时代的背景下，档案服务为满足社会、企业、用户的需求，朝着开放性、先进性、多元化、社会化的方向发展,进而提供网络化、智慧型的优质服务。档案服务方式转变为网络服务，可以为客户提供个性化、多样化的需求，并将精准的、有价值的信息带给用户，从而对档案信息进行开发，同时充分利用档案资源，真正实现档案信息资源共享的目标[1]。

二、技术思维的转变

技术思维是基于现代化过程中逐渐形成的，它是在标准化模式上建立起来的思维方式。它以追求效率的最佳化为基本宗旨，以实现利益最大化为根本目的。在大数据时代，档案管理部门要依托现代先进技术，对数据进行抽取和集成，并根据相应的标准统一进行管理，从档案中对有益的信息进行提取，以合适的方式将其结果反馈给用户。同时，档案部门要加大对大数据技术的研究力度，将新技术手段应用到档案管理工作中，使用户需求与大数据技术紧密结合，推动档案工作逐渐向技术化方向转变，进而使档案工作水平有所提升。在大数据时代背景下，档案资源的挖掘对档案馆有重要的推动作用。数据资源可以为档案馆提供知识服务体系，并在信息服务日益激烈竞争的情况下，使档案馆的档案分析更具广度、深度。大数据技术也可以利用人工智能、机器学习、知识图谱及语义分析等先进大数据技术，从大量资源中提取全新的内容，对档案资源潜在的有价值的信息进行挖掘，其价值直接影响着档案馆的发展方向与发展水平。换句话说，它使档案馆改变传统的业务，逐渐向数据挖掘、数据分析而转移，使档案资源的分析与处理成为其主要服务业务。总而言之，技术思维基于大数据视野下能够实现跨越式的发展，满足档案工作要求。为更好地推动档案管理工作的进步与长足发展，就要高度重视技术思维，进而探求可以拓展的更多空间，服务于用户。值得注意的是，档案管理在技术层面要进行必要的防护。可以通过建立大数据安全保密防护体系，确保计算机系统及相应软件等设备的安全等级，实时监控档案信息处理的整个过程，避免信息外漏，保护档案的安全性[2]。

三、信息思维的转变

信息思维是档案管理思维转变的重要要素之一。它主要利用信息技术去认识事物，分析问题、解决问题。由于档案本身就是具有凭证作用的信息资源，所以档案部门要充分利用信息技术，挖掘信息资源，进而建立一套档案信息系统，为用户提供高效、便捷的资源内容，更好地去服务社会，促进社会发展。档案信息数字化及数据化建设是档案信息化建设的重要内容。其中，档案信息数字化建设是通过数据库技术、高速扫描技术、数据压缩技术等手段，将声像、纸质文件等传统文件转变为电子档案，并将馆藏档案资源转变为数字化的档案信息，利用数字化进行信息存储，以网络的形式进行传输，对信息系统进行管理，不仅可以为用户利用信息提供便利，还可以实现档案信息的共享。而档案信息数据化建设是信息思维的重要状态，档案部门要充分利用大数据的便捷性，对数据进行深度处理，挖掘有用信息，利用信息并实现信息所带来的价值。档案部门要强化内容数据的建设，积极建设馆藏数据资源，使档案管理上升到知识层面，为档案管理提供坚实的数据基础。由数字化向数据化的转变，可以利用相应的技术软件达到，这样人们不仅可以对此阅读，计算机也能进行分析。同时，对档案管理也要深入到数据管理层面。从数据管理理念来看，大数据可以丰富数据类型；以数据处理技术来看，大数据可以对新一代数据库及云计算进行应用；从操作方式这一方面来看，可以对数据之间的关系进行分析。所以，信息思维能够对传统的档案管理进行改造，更好地推动档案的信息化，主动接收信息化中的新事物，深入挖掘数据信息，并充分利用数据信息所带来的价值。

四、共享思维的转变

大数据时代背景下，赋予了档案管理工作新的内容。档案管理思维方式的转变，还应该注重共享思维思维形成。大数据本身最大的优势就是资源能够共享，档案管理是信息管理的重要方式，只有把两者高度融合起来才能真正发挥档案信息的实际价值。共享思维以档案信息资源的共建为前提，是指某个地区的档案信息资源有机结合在一起，形成一个统一的整体，使各档案馆、档案室之间共同协作，进而建立档案信息资源，丰富档案信息资源数据库。在信息化的时代，为满足社会及用户的需求，实现档案资源共享尤为重要。目前，我国档案馆多是分散在不相连通的数据库中，档案共享的机会很少，还没有大规模的资源共享平台，尚未形成档案信息资源共享的格局。面对这一现状，要积极打通数据库，实现各数据库、档案馆的资源共享迫在眉睫。它需要在共享思维方式下，建立数据资源共享平台，以数字档案馆、档案室整体数字化建设为基础，实现地区甚至全国的共享平台，使各个档案管理部门能够联动配合，依据标准对档案数据进行公开、开放，使其充分发挥档案数据资源的价值，全面提高其信息利用率。此外，随着互联网信息技术的快速发展，建立网站十分关键，包括对档案信息网站进行建设，国家档案信息总网站建设等。利用互联网把不同区域的档案馆和国际进行连接，用户可以随时检索到开放性的、有价值的国内信息，乃至国外的数字化信息。档案数字化信息建设可以拉近档案馆与世界上每个用户之间的距离，实现资源的共享，进而形成大数据时代下档案管理工作发展的新格局。所以，档案馆要立足大数据发展的趋势及用户的需求，利用自身最大优势，充分运用大数据技术，不断对大数据技术进行创新，科学整合全国的档案资源，合理建设我国档案资源共享平台，从而为社会发展贡献力量[3]。

五、结语

总而言之，基于大数据视野下,档案管理工作有着全新的发展空间，对档案管理思维方式进行转变大势所趋。各个档案馆要想得到发展，就要积极转变思维方式，不断突破现实条件的局限，完善并创新大数据技术，开拓研究范围与可发展空间，以网络思维、技术思维、信息思维、共享思维为重点，切实提高档案管理的能力，更好服务于社会。