大数据视野下档案管理的评价指标体系构建研究

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/福建省三明市明溪县商务局

现在的社会是一个高速发展的社会，科技发达，信息流通，人们之间的交流越来越密切，生活也越来越方便，大数据就是这个高科技时代的产物。大数据视野下的档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。[1]档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。[2]但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。[3]通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。[4]档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以长久发展。[5]

一、指标设置原则

指标设置原则见表1所示。

表1 指标设置原则

指标体系的设置思路为：首先通过查阅相关文献，运用文献资料综合筛选和原则对比筛选的方法，建立出初始指标体系。除了文献查阅法，还可以运用专家调查法，通过隶属度调查，完成第一轮指标筛选，进而通过效度检验，完成第二轮指标筛选。指标设计思路如图1所示。

图1 指标体系设计思路

二、指标选取路径及初步确定

(一)文献研究

通过对大量国内外文献资料的研究和归纳整理，从中分析出影响档案管理的因素。[11-15]主要有准确性、科学性、规范性、专业性。其中准确性包括：数据准确、编码准确、信息准确、流程准确。科学性包括：数据科学、制度科学、理念科学、方法科学。规范性包括：流程规范、制度规范、服务规范、内容规范。专业性包括：流程专业、业务专业、方法专业。

(二)专家访谈

对档案管理方面的专家进行访谈，最终确认了文献研究阶段的指标。

三、指标的筛选

本文对于指标的筛选按照以下几个步骤进行:第一步：理论构建、第二步：隶属度分析、第三步：效度检验、第四步：综合分析。从主要原始指标体系到第一轮筛选指标，第二轮筛选指标，到最终确定的指标。

四、指标体系构建

通过对关于档案管理的相关国内外文献的阅读以及资料的整理分析，并对行业内专家的访谈，最终确定出以下主要指标，见表2所示。

五、结语

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存,并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

表2 档案管理评价体系主要指标