浅谈信息化档案管理归档整理分类技巧

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伴随着科技的发展，信息化程度的不断加深，档案材料也不仅仅局限在了纸质形式，很多科技元素被很好的应用到了档案管理当中，档案材料逐渐囊括了：影响档案材料、音频档案材料、实物档案材料等等，档案材料种类的扩充极大的增加了管理难度，管理工作者应该不断的对管理方法进行创新，充分发掘信息化技术带给档案管理的好处，做好前期整理分类工作，为后期管理打好基础。

一、整理归档档案工作中的问题

(一)档案整理工作人员专业性不强

根据对我国档案管理行业的宏观考察可以发现，有相当大的一部分工作者没有受到过专业档案管理知识教育，百分之八十以上是遵从单位人事调度或者是从其他单位安排过来的人员进行组建的，在这种没有专业知识支撑的基础上档案管理工作是很难开展的，这就严重的限制了档案职能的发挥。档案管理部门目前存在下面的这些问题：第一点，人员选配不够专业，工作者不具备专业素养；第二点，在对档案进行管理的过程中，没有选用科学、专业的方法；第三点，档案管理过程并没有一个相对规范的操作步骤和规范要求；第四点，参与档案管理的人员流动性非常大，一批人员刚刚熟悉工作就被调离岗位，又接收一批什么都不懂的人来维持工作。

(二)档案整理的信息化程度偏低

目前我国档案管理工作并没有很好的实现信息化改革，很多成熟的信息化技术并没有得到很好的应用，严重的限制档案管理工作的发展。实现档案管理信息化可以极大程度的降低工作人员的工作负担，缩减了人力投入，降低了资金成本，所以，下面几点就是问题所在：第一点，档案管理单位没有相关信息化的操作仪器，比较明显的就是一些单位连档案整理数据库都没有，这是何谈完成信息化进程；第二点，信息化的思想并没有扎根在工作人员的心上，不懂得对信息进行保存和管理；第三点，档案管理单位很少引进懂得信息化操作的专业人才，没有人才的支撑与引导，信息化的档案管理工作很难开展。

二、信息化档案的技巧分析

(一)建设合理的整理程序

档案整理工作是十分繁杂的，工作人员每天面对数目巨大的档案是十分的枯燥的，很容易造成分类上的失误，所以档案管理机构应该制定出合理的操作流程，并且严格按照规定的步骤进行操作。这样做出的分类十分的符合官方要求，并且还可以通过建设子项目进行分类，可以根据不同的切入点进行分类，具体可以从什么时间段收入的、属于哪个部门的材料、档案的基本属性上进行筛分。档案整理工作在信息化系统的帮助下进行档案的归档整理时，必须明确整体的分类标准是什么，而且既然选择了按照这个标准进行分类，就尽量坚持使用到最后，这样会减少因为变更标准而产生的巨大的工作任务。档案材料有多种形式，在进行归档分类的过程中要有针对性，这样能够让程序向着简单化发展。

(二)其他技巧分析

根据目前的发展情况来看，古老的纸质档案归档整理分类大多被应用到保存、核对当中，而信息化的电子档案才是目前工作当中被广泛使用的。因此，计算机技术是十分关键的，需要通过电子技术对文件进行整理，做好由传统到信息化的过度。在信息化档案管理归档分类的过程当中可以应用南大之星这个新兴软件，它在实际的应用当中取得了显著的成效，工作人员对其反馈是非常好的，完全可以应对现在还不太成熟的电子档案归档工作，而且也给今后电子档案归档工作提出了新的发展思路。

信息化档案管理归档技巧应用的最终目的就是提高归档分类的效率。需要按照企业单位、事业单位的文件流向、流量进行归档率的计算，还要对归档整理工作进行合理的划分，确定每一方面的投资力度。

档案管理工作并不是没有确切的规范标准，所以就应该严格的遵守规章制度进行操作，唯有如此才能提高档案管理工作的规范性。

在进行档案管理归档分类的过程当中，要明确服务主体是什么，一切工作都是以促进主体发展为基础的。例如，在学校对档案进行归档分类的时候，完全能够把“以我为用，以我有用”的思想作为工作原则，尽可能的从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。

三、结语

在目前档案管理归档分类技巧的发展过程中，信息化成为了发展的中心思想，也确实在实际的应用当中取得了不错的效果。档案管理归档分类中还存在着诸多问题，只有通过对技巧、方法的不断研究，才能够使档案管理工作真正的做到有秩序，在对档案进行归档工作时，档案工作者应该严格按照档案类型对档案进行分类，通过分类工作来对档案进行体系建设，面对档案材料的差异性，档案管理工作者应该进行有针对性的分类，选择统一的标准。

参考文献：

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