数字化档案信息资源的开发与利用

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一、高校档案信息资源特点

(一)信息量大

高校教育教学过程中知识繁杂，涉及专业方面较广，形成的档案信息资源不但数量大而且种类繁多，多方面的细腻资源都涉及到存储管理等内容，并且长期处于更新的状态，这使高校档案信息资源具有信息量大的最直观的特点。

(二)可开发性

高校档案信息资源是通过教育教学过程中的各个环节所建立的最新信息资源材料建立的。档案信息资源在收集过程中遵循教育教学规律和特点，细致化的进行信息储存。这对于教育过程中教、学、研的相关规律研究、智力培养等是重要的信息基础，可开发性很高，对高校教育研究有着很强的促进作用。

(三)先进性

高校作为教学、科研的核心地带，在人才、财力、专业、学科、知识面、理论基础等等都有着得天独厚的优势。通过对相关信息的研究利用，多学科互相融合促进，在技术层面进行新的突破成为重要的发展点。这部分档案信息的记录储存使高校具有庞大而先进的数据宝库，知识信息量储备以及其先进性都是领先的。

二、数字化档案信息资源的组成

(一)档案目录信息

档案信息管理工作中档案目录信息数据库建立是档案信息数字化管理的开始和基础，通过目录信息的建立能够使档案信息文件检索更方便，极大缩短检索时间。

(二)全文档案信息

档案信息中的全文信息需要通过数字化进行表达和管理，主要表达形式为电子档案、数据、图文、电子文件、扫描文件等等。档案信息管理过程中信息化管理是重点，信息技术的应用使档案资源能够通过数字化形式进行表达，并通过互联网、信息管理等方式进行资源的表达、传递、共享、检索等不同类型的服务，将传统档案信息进行数字化转换能够更加方便信息的管理和利用。

(三)多媒体档案信息

档案信息从传统形式向数字化、网络信息化转变，通过数字文档、图像、视频、音频等等不同形式的文件文档得以储存、表达、共享、传播等等，与此同时通过互联网对数字信息档案进行科学合理的管理并加以利用，也就是形成了多媒体档案信息。

(四)专题档案信息

档案信息分类中，数字化信息管理中具有主题性的档案分类属性，同类型主题的可以通过数字化信息管理进行统一的归类整理，并通过专题档案信息数据库对信息进行分类，对信息的检索、运用等等提供便利。

三、数字化档案信息资源的开发利用

(一)树立用户至上的理念

传统的档案信息的管理模式已经不能够适应当前快速发展的时代需求，在传统信息管理已不能满足大量的信息发展的要求。传统模式下的信息资源的单一利用率，很难实现信息的共享利用和多元利用的模式。时代的发展对于信息档案的需求加大，档案信息管理部门也随着进行了相关的调整，逐渐意识到了用户在信息档案中的重要性。档案信息的管理首先需要加强管理部门的管理理念，从用户的角度，管理的角度和技术的角度同时进行管理理念转变，是符合市场发展和部门管理的需求的。在数字化信息档案的处理过程中需要尽量的简化用户的信息管理手续，建立高效有序的规范体系，提高档案信息的利用率，多层次多方位的满足用户的信息档案需求。

(二)完善档案信息库的建立

数据库的建立是一项长期而艰巨的任务。档案信息的管理部门要在充分调研的基础上，结合用户的需求进行数据库的规范建立工作。需要在数据库的建立中，分清数据库需要建立那些目录，建立几级目录，分清数据库的建立的优先顺序，合理优化数据录入人员的工作安排。在数据库的建立过程中要严格把关数据库的质量和数量，建立良好的数据库质量控制体系，在数据的校对工作中，充分使用先进的软件进行把控，保证数据的准确性，建立数据库纠错机制，能够发现问题及时解决，保证数据库的整体的质量。

(三)创新模式提高效率

在创新模式之初，需要上下统一意识，树立以客户为中心的管理理念，通过技术快速实现档案信息的数字化时代，提高服务意识，扩充服务的形式内容，创新服务手段，通过全方面多形式的改革进行档案信息管理的改变。档案的信息管理工作的改变对于档案管理中的工作问题就会得到很大的提升，也能在模式的运行过程中发现不足及时纠正，能够捕捉到信息管理中的亮点，进行创新，让档案信息管理工作能够真正为经济的发展，科技的发展，教育的研究提供有效高效的信息管理服务工作。

四、结语

档案信息资源利用性和可用性非常重要。高校档案信息资源数字化开发建设与利用工作的重点，就是在收集、建立档案的前提下，不断完善档案信息建设与管理，提高档案信息的开发效率和使用效率，为用户提供便捷的检索工具，改善利用环境，减少查询的不便与障碍，增强信息的可用性，并不断完善利用政策，从而实现学校档案信息资源社会化服务的目的。

参考文献：

[1]柳群英,王玉秋,操天明,王调江.论高校档案信息资源数字化开发建设与利用[J].南京工程学院学报(社会科学版),2015(01).

[2]吴再美.探讨职业学校档案信息资源数字化开发建设与利用[J].中国管理信息化,2015(16).