企业文档管理现代化探究

■刘立春/福建省福清市三山镇福清核电有限公司

一、前言

在改革开放深入实施的新形势下，中小企业如雨后春笋般不断增多。尤其在近年来，随着科学技术的不断更新，企业在经营管理中逐渐趋向于现代化和信息化。根据对当前社会发展进程中企业经营现状的分析，发现传统的档案管理，在一定程度上限制了企业的进步与发展。为了有效的促进企业的创新性发展，本文展开了相应的探讨。通过对企业文档管理现状及未来现代化发展的措施分析，可以为日后促进企业的进步，奠定坚实的基础，具有现实研究价值。

二、企业文档管理现状的分析

（一）文档管理意识相对薄弱

近年来，由于文档管理意识不足，而导致企业发展受到严重阻碍的现象屡见不鲜。因此，本文在研究中首先对文档管理的意识进行分析。据调查结果显示，当前部分地区的企业在经营发展中，明显存在文档管理意识薄弱的显现［1］。首先，企业管理者缺乏对文档管理的认识和重视。部分企业管理者在企业经营中，将企业的发展重点放在了企业经济效益和未来发展战略目标上，极大程度上忽视了对企业内部的文档管理，导致企业文档管理较为混乱，权责和界限相对模糊。此外，文档管理部门的缺乏。部分企业在发展中并未根据实际发展情况，建立相应的文档管理部门，企业内部一般存放于资料室；同时，缺乏对技术项目相关信息的及时更新，极大程度上提高了企业信息的失真性。

（二）缺乏专业化的文档管理人才

在当前企业经营发展中，文档管理人才的缺乏，在一定程度上限制了企业文档管理的发展。由于企业管理者缺乏对企业文档管理的重视，因此其对文档管理工作人员也存在相应的忽视［2］。由此导致，企业文档管理的工作人员为非专业毕业，对于文档管理的具体工作了解度不足，缺乏工作的专业性，甚至部分文档管理人员无法独立的完成文档管理工作，将不同的文档混乱的放在一起，无意中增加了文档管理的工作量。此外，部分文档管理工作人员在对文档进行管理和归类时，仍主要以传统的归类方法为主。而在当前信息化社会中，随着文档种类的不断增多、内容的不断复杂，传统归类方法已经无法适用于现代文档的管理工作中。

三、企业文档管理现代化的措施研究

（一）提高企业文档管理意识

针对当前部分企业存在的文档管理意识薄弱现象，应充分提高企业文档管理的意识。首先，加强对企业管理者的培养，提高企业管理者的文档管理意识。定期组织企业管理者会议，在会议中主要学习国外先进的经营理念和模式。同时，播放企业文档管理相关视频，讨论企业文档管理开展的必要性。由此，使企业二管理者通过会议的方式，充分提高对文档管理的认识。此外，企业管理者自身要加强对文档管理的学习。在业余时间多观看其他企业文档管理的视频，学习文档管理的相关知识，并通过公示板和企业网站的方式，鼓励企业员工实现对文档管理知识的掌握，以此提高企业全员文档管理意识。此外，建立专门的企业文档管理部门。根据企业的发展的实际情况，企业管理者可以建立文档管理部门，并设置档案管理经验丰富的员工为部长，对文档管理相关工作进行科学有序的管理，权责分明，从根本上提高企业文档的管理意识。

（二）加强对企业文档管理人才的培养

从某种角度来说，人才是企业综合实力提升的重要保障。通过加强对企业文档管理人才的培养，提高企业文档管理现代化水平，是十分重要的。在加强对企业文档管理人才培养时，第一，要加强对文档管理人才专业性的重视。企业管理者应注重对文档管理人才的招聘，在招聘过程中，了解应聘者的学历水平、专业和文档管理的经验，通过笔试、面试和随机考察等方式，掌握应聘者的随机应变能力。最终，在众多应聘者中选取学历较高、经验相对丰富的文档管理专业性人才，从根本上提高文档管理人才的专业水平。第二，定期对文档管理人才实施培训。根据文档管理人才在工作中的表现，定期组织开展系统、科学的培训。培训内容主要包括文档管理的内容、文档管理的技巧、文档管理的注意事项等，同时也要加强对文档管理人才工作责任心和耐心的培养。以此，充分促进企业文档管理人才的全面性发展，为提升文档管理的现代化水平，奠定基础。

四、结语

当前社会发展进程中，在经济文化繁荣发展的支持下，我国较多的企业均取得了显著的成就。绝大多数企业在经营发展中，均认识到了档案管理现代化水平，对企业未来发展的重要性。但是，仍有少数企业在经营过程中，缺乏对现代化档案管理的重视。针对当前企业文档管理的现状，本文主要从文档管理意识和文档管理人才两方面，展开对企业文档管理现状的分析。同时，从提高企业文档管理意识和培养文档管理人才方面，重点分析企业文档管理现代化的措施。期望通过本文关于文档管理现代化相关内容的分析，可以为日后提升企业文档管理水平，提供宝贵的建议。

［1］刘海霞.与时俱进，开创现代建筑企业档案管理工作新思路［J］.中外企业家，2017,04(16):69~70.

［2］耿洁.企业文书档案现代化管理和传统化管理对比分析［J］.城建档案 ,2017，01(05):75~76.