事业单位档案管理的方法创新研究

时间：2024-05-04

李芬

我国事业单位的改制与内部控制改革正在不断深化，很多单位在转型发展、重组重构和转制运行等方面了取得了很大的发展，档案管理作为各个单位运行、改革的重要纪录，对于事业单位的运行发挥着重要的作用，也对事业单位物质文明的发展与精神文明的推进有重要的意义。随着事业单位的改革推进，档案管理工作也需要不断创新，以服务于事业单位的高效运行。

一、事业单位档案管理相关原则

事业单位的档案是其所有信息汇集处，在具体管理工作中必须遵循一定的原则。第一，规范与灵活相统一，在规范化的管理方法下，各事业单位要根据自身特点进行灵活管理，确保管理方法适用性；第二，权益兼顾原则，档案管理机制运行中，各层级相关人员的工作责任和权益有明确的规定，在出现问题时，能够公平处理，并且责任到人；第三，制定与执行并重。在制定档案管理机制时，要有合理性、科学性与系统性，并且能够在保证执行效率的基础上，不断完善管理机制；第四，动态管理与静态管理相结合。档案管理要在科学稳定的基础上，做到创新性与现代化，能够确保档案管理始终具有科学性与合理性。

二、事业单位档案管理的方法创新策略

(一)档案管理机制的创新

档案管理效率提升的首要任务在于档案管理机制的创新，各事业单位要根据自身实际情况，建立一套独特的档案管理机制，首先，要结合本单位档案管理工作特点，建立适宜的档案管理制度，为档案管理工作的发展与创新提供方向性的指引，并围绕此机制建立合理的管理部门及岗位。其次，要对档案管理相关工作人员进行有效的约束与领导，使档案管理工作逐步规范化，并提高工作人员对于档案管理的重视度，在相关档案法律法规的范围内，高效开展工作。最后，要以人性化的理念对档案管理工作进行指导，要通过合理的奖惩机制，提高工作人员积极性，保障工作人员相关利益。

(二)加快档案管理信息化建设

首先，要对档案标准进行统一化，规范档案信息交换与共享工作的相关标准，使档案管理能够实现标准化、规范化。其次，加快文书档案的数字化处理。档案管理的信息化与现代化是通过网络平台实现的，各类室藏文书类档案都需要实现数字化处理，才能真正进行信息化管理，使档案原文能够实现数字化管理，从而为之后的档案服务工作提供良好的基础。如，通过缩微技术、光盘刻录以及多媒体处理等技术对各类档案进行数字化处理，能够有效提高档案管理效率。最后，要切实发挥档案管理信息化的优势，有效发挥档案管理服务功能。档案管理的最终目的是为了给事业单位的运行管理提供专业、科学而准备的数据与文字资料，服务功能是档案管理的基本功能之一，信息化技术为档案管理的检索、收集、查询、统计、分析、更新等提供了极大的便利，管理人员在加快档案数字化处理的同时，要充分利用网络平台，科学归档，提升服务的专业化与便利化。

(三)提升档案管理工作人员综合素质

工作人员的综合素质是确保档案管理机制及新技术充分运用的关键因素，要切实提升工作人员工作能力及综合素质，保证现代化档案管理的有效运行。对于新加入档案管理岗位的工作人员，要加强培训，确保工作人员能够应对档案管理具体工作，要降低档案管理人员的岗位调动次数，保证工作队伍的稳定性。档案管理工作人员要有接受继续教育的积极性，能够不断更新自身知识，学习现代化技术，提升综合素质。工作人员要加强对档案管理专业知识的学习与实践，同时，还要加强对信息技术的学习与掌握，能够将信息技术与日常工作真正融合，从而适应时代发展。首先，要有合理的人员运行机制，如，严格的资格审查与政审程度，系统化、现代化的岗前技术和知识培训等。其次，要有细致的考核检查，培养管理人员的科学管理素养，培养管理人员在动态管理与静态管理结合运用上的能力，并且能够在管理工作中综合运用手工操作与计算机操作技术，采取合适的方式管理不同性质的档案，能够培养科学、先进的管理素养。

(四)创新档案信息保密工作

档案管理重点之一还在于档案信息保密工作，档案管理工作人员要严格遵守保密协议。在实际工作中，通过档案保管理档案保密两方面工作保护档案信息。档案保管需要确保能够在需要调阅该类档案的时候迅速找到这类资料；档案的保密要求对一些关乎国家安全及利益的内容与信息，在一定时期内，能够站在国家危害性的高度上，慎重对待并严格遵守相关保密制度及要求，确保这类信息与内容能够在该时期内得到严格的保护。因此，在建设信息化档案管理平台的同时，也要处理好档案备份、档案管理软件杀毒、防火墙设置等严格的档案保护措施，确保档案信息安全。在选择档案管理库房及机房的地址与修缮时，要严格按照国家相关规定及要求开展相关工作。