文书管理工作的问题分析

黄楚然

文书档案是我们了解国家各种政策的一个信息平台，因此我们要重视文书档案地重要性，发挥它的价值，帮助国家机关人员按规矩办事，减少因为不明白上级命令而造成的失误，减少损失。文书管理的工作量较大、分类较为繁杂，需要投入相对应的人力和物力，文书管理工作为其他工作的进行打下了一个重要的基础，在现代科学技术快速发展的情况下，文书管理逐渐走向了智能化管理，这要求相关的管理人员要熟悉现代计算机的应用和计算机的一些普遍功能。为了完善文书管理这个系统，减轻相关管理人员的负担和压力，研究现在办公室人员新的变化和需求，在实践的基础之上，提出相对应的管理手段和措施。

一、文书管理工作的重要意义

企业单位和机关单位要想获得更长远的发展，文书管理是重要的一个环节，它安排了其他工作的发展以及一些行程，保证的其他工作按照预期效果进行，重视文书管理工作的重要性是我们完善这个系统的前提和基础。文书管理总结出了一个大的数据库，其中的每一个数据都对我们有重要的帮助。为我们提供了抉择的科学意义，减少弯路。也记录着一个企业和一个机关单位的发展成果，展示了一个企业和一个机关单位的发展光明方向。文书管理工作者要及时了解公司和单位现在的运行状况，与现实接轨才能够记录真实准确的数据，根据真实的数据记录灵活地调整自身的发展方案。同时，不能根据老一套的文书管理工作模式进行，要及时根据社会的变化进行模式创新，提高自身在社会竞争当中的实力。

二、创新文书档案管理工作的具体措施

(一)创新工作机制，顺应档案规律

第一，建立自我营销机制。企业要提高利润空间，为自身谋求更长远的发展，就要将一部分权力下放，让营销有足够的主动权，在遵循上级命令的同时，根据自身的实际情况灵活改变营销路线，加大宣传力度，提高品牌的知名度，在市场当中提高品牌的影响力。第二，建立和完善主动参与机制。文书档案管理部能够向传统模式当中一直处于被动状态，必须从被动走向主动。提高文书档案管理相关人员的工作积极性，自下而上的提出一些珍贵的意见以供上级决策参考，把上游与下游的联系密切起来，加强两者的沟通。第三，衔接机制的作用。衔接机制是上级与下级沟通交流的一座桥梁，上级适时听取下级的意见，提高自身决策贴近现实的意义。下级及时了解上次决策的缘由，减少了决策实施的障碍。两者在沟通交流中形成一种共识，企业上下一心才能够走得更远，在市场当中也能够树立一个良好的口碑。档案工作的管理工作变得顺畅，生产环节与利用环节紧密扣在一起。

(二)提高档案管理工作人员的水平

档案管理工作人员是管理工作的直接者，对档案管理工作发挥的作用不可小觑。企业通过队伍素质和程序机制两大方面对于员工进行有力的管理。建立竞争合作机制以及后期的评价机制，确保档案管理工作人员的专业素质能力过强，以及保持一个高昂的工作情绪。第一，而且要严谨的考虑到档案管理工作人员的环境和氛围，单一的管理工作使得工作本身变得有些枯燥无味，企业要注重对人员工作量的安排，确保他们有足够的休息时间，提高管理人员对企业本身的信心和支持力度。第二，然后管理工作量较大，数据繁杂，对工作人员有一定的耐心和细心的要求，实时引进一些高度认真负责的员工，减少数据的错误。第三，档案管理的模式根据时代而改变，这要求管理人员及时更新自己的专业知识库，熟练地掌握一些现代技术，企业可以定期或者根据管理工作内容对员工们进行一定的培训，帮助管理工作人员梳理与时代相进的新型观念。

(三)技术创新，提高服务效益

档案管理工作有着严谨的工作程序，从签收到销毁，需要员工们切身投入工作当中。依托现代新型技术，企业要适时跟进更新自己的技术，提高自身的服务效率，减轻员工们的工作量。现在管理技术成为一个新兴的媒介，连接了档案管理信息的来源和销毁，在很大程度上提高了工作效率，为企业创造更大的利润。同时要完善自身的网络档案管理的系统，避免一些重要信息的流失以及外泄，造成企业一些不必要的损失。对于网络谈管理的研发者来说，要及时转换自身的思想意识，从对档案管理的片面走向全面，多维角度看待档案管理，对于一个企业所做出的贡献。企业在应用新技术进行难管理的同时，难免会遇到一些传统观念根深蒂固的员工，因为不想学习新技术而固守手工管理的办法，企业要及时对他们的思想进行调整，让他们跟紧时代的脚步，提高企业管理人员的水平。

网络是一个档案管理储存的大数据库，更是一个资源共享的平台。重视网络的作用，从数据的收集到应用离不开网络的帮助。网络甚至影响着一家企业管理水平，以及现代化建设进程。在利用网络管理自身的重要信息的同时，要在吸取历史教训的基础之上，不能将网络生搬硬套融入自身的管理体系。根据自身的发展战略需要以及现时的管理水平，将网络灵活地应用在自身的管理，将网络的价值最大化。

总之，企业在市场当中的成功竞争不仅依靠自身硬实力，更归功于自身的管理软实力。档案管理是一家企业的筋骨，联系的其它工作的开展，有利于企业正视其他工作的成效。在数据化的背景之下，企业及时转换自身员工的管理意识，利用网络这个有力的平台，让信息的下方和收集变得及时迅速，企业上层能够及时得知发展的现状，规划适合自身发展的蓝图。

[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报,2010,23(4):3～4.

[2]李玲.文书档案现代化管理的思考[J].山西档案,2009(1):1～2.