试论档案管理信息化建设的保障措施与具体方法

时间：2024-05-04

詹燕秋

詹燕秋

在信息化逐渐深入档案管理工作的过程中会存在一些问题对档案管理产生不良影响，本文主要分析了信息化建设对于档案管理的重要意义，档案管理信息化建设的保障措施以及具体的方法。

档案管理信息化建设保障措施具体方法

在我国的各个方面都必须推进信息化工作，这是信息时代发展的必然结果以及要求。因此在档案管理工作当中融入信息化，可以更好地为社会进行服务，而加强对于档案管理工作的信息化建设也是整个档案建设工作当中的重要内容。

一、信息化建设对于档案管理工作的重要意义

信息化的建设对于我国的档案管理工作具有非常重要的意义。传统的档案管理工作的管理方式以及所服务的具体内容不能够满足时代的要求。所以，在全新的形势之下，必须对档案管理进行不断的创新和改革。在档案管理工作中充分建设信息化，充分的利用现代的科学技术来完成档案信息多元化的变革。改善档案管理工作，打破传统的档案管理局限，通过对信息的采集和整理更好的为社会提供服务。除此之外，通过信息化建设在档案管理工作中的推行，相关的管理人员以及工作人员可以利用现代信息技术以及计算机网络技术来促使档案信息发挥更大的作用。

二、档案管理信息化建设的保障措施

（一）健全相关的规范制度

在推行档案管理信息化建设的过程中，必须加强建设健全相关的管理制度体系。制定合理的规章制度，其中包括软件管理制度、保密制度、备份制度以及监督管理制度等。从而可以形成一定的管理和约束，保证档案管理工作的规范化。

（二）提高管理人员自身素质，注重对人才的培养

档案管理的相关工作人员必须具有专业的知识以及技能。除此之外，必须对现代信息技术有着充分的掌握以及熟练的应用，对计算机可以进行科学规范的操作并进行网络管理。这种情况之下，就必须对相关的档案管理人员进行定期或者不定期的培训，从而可以提升工作人员自身的综合素质。

（三）现代化技术必不可少

推行档案管理信息化的建设需要现代的信息技术作为支撑。掌握相应的现代化计算机技术可以保证档案管理工作的安全正常进行。除此之外，必须积极发展技术来适应时代的要求。在当前档案管理部门存在的一些技术问题，可以通过积极的对外合作方式来解决。

三、档案管理信息化建设的具体措施

（一）保证资金充足，加强设备更新

推行档案管理的信息化建设就必须保证经费到位。对于财力的投入必须要足够，才可以配置所需要的合适的软件以及硬件。目前，档案管理的资金来源主要是国家和政府的支持。在这种情况之下，就必须加快对资金的引进，从而可以促进设备的更新和改造。对于相关的管理部门，应该与其进行及时的沟通和协调，面对不同的问题共同的分析出解决的措施。从而可以促进档案管理信息化的建设。

（二）提高管理理念，加强领导和管理

切实的推行档案管理信息化的建设就必须增强相关工作人员的管理理念，并且加强领导和监督。在档案管理的工作当中，管理人员具有至关重要的作用。而推行信息化的建设有着科学明确的指导。所以，必须提高领导的管理水平以及现代化的业务水平，从而满足信息化建设的需要。重视对于信息化的建设从而可以提高工作效率，保证服务的质量。

（三）对档案的信息获取的能力进行提高

在传统的档案管理模式之下，主要是通过归档制度来进行档案信息的获取和收集。而在这个信息技术飞速发展的时代，就必须充分的运用现代化信息技术对档案进行收集和获取。所以，档案管理的工作人员必须提高自身的信息获取能力，对于需要信息的人员提供更加全面准确的服务。充分的利用现代网络的优势，通过计算机网络技术从更多方面及时的对档案信息进行获取。

（四）重视培养人才并且积极地引进人才

在推行档案管理信息化建设的过程中，档案信息的管理人员必须具有较高的专业素质。所以，对于现代化的信息管理人才应该进行积极的引进并且对其进行培养。对于现代化管理人员的培养可以分专业的进行，对于不同的档案管理程序应用不同专业的管理人才。对于专业的人员进行相应的培训教育，提高相关人员的专业知识技能以及综合素质。积极促进管理人员之间的沟通和交流，取长补短提高自身的素质。

（五）提高档案管理人员的鉴定以及评估能力

由于现代计算机网络文化鱼龙混杂，所以，对于从计算机网络上获取的档案信息必须进行一定的鉴定以及评估。通过鉴定和评估之后才可以进行归档整理。这就要求相关的档案管理人员具有较高的鉴定能力以及评估能力。这样可以有效地保证档案信息的服务质量。满足人们的需求。通过对档案的鉴定和筛选，从中获取优质的信息。