如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化

时间：2024-05-04

杨彦杰

杨彦杰

随着办公网络技术应用程度的不断深入和我国管理工作现代化进程的不断加快，为我国文秘工作与文书档案管理工作的有机融合提供了重要契机和良好的社会环境，并对两者的一体化发展提出更好的要求。文秘工作与文书档案管理工作作为我国行政管理体系的重要内容，对提高我国行政管理工作效率具有积极的推动和促进作用。基于此，本文以文秘工作与文书档案管理工作的关系为主要出发点，重在探讨加强文秘工作与文书档案管理工作一体化的途径。

文秘工作文书档案管理一体化

一、前言

现阶段，我国正处于社会主义现代化改革的关键时期，在信息化时代背景的影响之下，我国行政管理办公体系也逐渐朝着现代化、便捷化和规范化的方向发展，且相关工作人员对文秘工作与文书档案管理工作的一体化发展给予高度关注。就当前我国各单位行政管理方式的总体情况而言，仍存在部分因素制约行政管理效率和办公质量的有效提升，面对此种情况就相关单位要积极优化内部办公环境，加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化发展，进一步推动我国行政管理体系的现代化发展，讲科学发展观和信息化管理的理念应用于实际的文档管理工作之中，实现文档工作的可持续发展。对此，本文就如何加强文秘工作与文书档案管理工作一体化发展展开探讨。

二、文秘工作与文书档案管理工作的关系

文秘工作与文书档案管理工作两者是相辅相成，互相作用的关系，两种共筑于行政管理这一体系体重，并为行政管理所服务，其根本目的在于提高行政管理效率和水平，推动办公现代化发展进程。文秘工作一般是指，相关工作人员在日常管理活动的基础上，遵循一定的工作规律，按照相应的工作原则，对各文件进行有效的整合和处理，并加强个文件之前的有效联系，根据其特点和属性的不同进行分门别类，为档案管理工作奠定基础［1］。文书档案管理工作是在文秘工作基础上形成和发展的，文秘工作将档案进行整理和分类，以便为档案管理提供更为准确的数据。文书档案管理作为档案管理工作的重要分支，是文件的最终管理基地，具有管理职能，文秘工作人员将公文、资料、文件等进行科学规范处理，移交给文书档案管理部门进行妥善保管，这一过程中文秘工作的质量将在一定程度上决定文书档案管理工作质量。由此可见，文秘工作是文书档案管理工作的基础，文书档案管理是文秘工作的主要承担者，互为整体，相互联系。

三、加强文秘工作与文书档案管理工作一体化的途径

（一）确立一体化工作理念

要确立一体化工作理念，为加强文秘工作与文书档案管理工作一体化的发展奠定重要的理念基础，在一定程度上积极引导文档管理工作的可持续发展。在工作过程中，相关工作人员要在科学发展观理念的指导之下，强化文秘工作与文书档案管理工作的系统思维，建立完整化和全面化的逻辑思维体系，将一体化的思想牢固树立于思想意识和工作理念之中，并在实际的处理工作之中进行深入贯彻、有效落实［2］。同时，相关人员要强化自身的综合素质，加强文秘工作和文书档案管理工作的有效学习，为文秘工作与文书档案管理工作一体化发展奠定重要的知识基础，严格按照相关程序办事，不断提高工作质量和水平。

（二）高效整合文件档案资料

要高效整合文件档案资料，通过文秘工作质量的提升为文书档案管理工作的有序开展奠定基础，以便为行政管理工作人员提供更为翔实、准确的文件资料。在文件的登记环节中，可以以年度为分类标准，对文件的先关内容进行有效的摘抄，其中包括标题、时间、负责人等方面，通过年度的分类方式，在提高工作效率的同时，可以方面相关人员进行查阅和筛选。同时，在文件的装订过程中，可以根据文件的期限时间进行统一整理，建立计算机扫描系统，在文件年份的基础上按照月份的高低进行依此排列，并记录在案，留有备份，以备不时之需。最后，对所有文件进行规范的装订处理［3］。

（三）加快文档工作信息化管理进程

要逐步加快文档工作信息化管理进程，为文秘工作与文书档案管理工作一体化发展提供重要的管理平台，不断增强文档管理工作的科学技术含量。现代科学技术和信息技术的迅猛发展，为文档管理工作质量和水平的提高提供了良好的发展条件，因此，相关管理工作人员要牢牢抓住这一时代发展机遇，为文档管理工作的一体化发展注入新的活力，使其在信息化的时代背景之下永葆活力。要建立文档工作信息化管理平台，设置文件资料、资料搜集、档案查询等不同的工作板块，通过信息技术的快速性特点，实现异地查询。同时，要加强与其他各部门、各单位之间的联动，构建信息资源共享系统，实现文档资源运行效果的最大化，进一步促使办公现代化的科学发展。