关于照片档案规范化管理的思考

俞 燕

关于照片档案规范化管理的思考

俞 燕

照片档案起着记载传承历史和发展的作用，具有真实、客观和形象等特点，是现代档案的重要组成部分。随着时代的发展和档案管理工作的不断规范，照片档案的规范化管理也逐渐受到重视。本文主要就照片档案的规范化管理措施进行探讨。

照片档案 规范化管理 措施

照片档案是组织或个人在各类活动中利用相机、手机等数码电子产品拍摄下来具有保存价值的数字影像。由于照片档案具有生动、真实、客观和便于传输、便于复制等优点，因此成为一种非常重要的档案存储形式和手段。那么如何进行照片的收集、筛选、整理、分类和保存等复杂的工作呢？规范化管理成为照片档案存储的必然举措。下面，结合笔者多年的照片档案管理经验，谈一谈照片档案的规范化管理措施。

一、完善规章制度，增强归档意识

档案管理部门应当专门针对照片档案制定一套完善的规章制度，包括照片的收集、鉴定、归档、保存和开发利用等内容。同时，要加大照片档案规范化管理宣传力度，增强全体档案人员的规范化管理意识，提高照片档案的地位，并开发设计相关档案管理软件，辅助完成照片档案的归档工作［1］。针对经常产生照片档案的部门，档案管理人员应当做好指导和跟踪检查工作，做好照片档案的收集和移交工作。

二、做好照片档案的收集工作

照片档案的收集是照片档案规范化管理的基础，也是一件需要持之以恒和高度重视的工作。档案管理部门应当主动与各部门加强联系，打破部门间的陈规，档案管理人员要深入各部门，主动收集、整理和鉴定照片档案。由于照片档案具有一定的特殊性，所以在照片的收集整理过程中，也要进行特殊处理，如每一份照片档案都应当包括照片、底片和说明这三要素，文字说明应当交代清楚拍照的时间、地点、缘由、内容和拍摄者等基本情况。实践证明，三要素齐全的照片档案在提高档案开发利用率方面具有明显的积极作用。

三、严格审核，做好档案鉴定工作

照片的质量、内容以及真实性等，直接决定了档案的价值高低，所以应当重视照片档案的筛选鉴定工作。在筛选鉴定过程中，应尽量选择画面清晰完整、具有代表性、未经修饰剪裁的照片进行归档保存，内容和拍摄角度一致的照片只选择一张。所有的照片都必须具备前文提及的三要素，这是确保照片档案真实性、完整性和可靠性的重要保证，也是照片档案后续开发利用的基础。照片档案的审核鉴定工作是确保其真实性和原始性的关键。当前，各种图像处理日趋成熟，工作人员仅凭肉眼难以鉴别真伪，这给照片档案的鉴定工作带来了很大挑战。档案管理人员应当深入学习照片鉴定技巧，对照片的挖补、合成等造假手段有所了解，提高照片鉴定技能，确保照片档案的真实有效。重要的数码照片还要同时冲洗纸质照片，形成部门应将移交后的数码照片至少再保存一年，还可以采取移交时电子签名、双重加密等一系列措施。

四、科学分类、合理组卷，做好整理工作

首先，要对数码照片进行整理，数码照片拍摄者在将数码文件卸载转存到计算机后应及时对照片进行科学的分类，合理排列分组。在照片的分类上，拍摄者要严格按时间和内容将照片在全宗内按照保管期限进行分类。为了便于照片查找，应根据单位实际情况，将各个类别中的照片再按照专题内容分类，同时将同一专题内的数码照片，按照流水号001、002、003……进行编号，最后将数码照片按“全宗号-门类代码-保管期限-年度-照片组号-张号六段式”进行组卷。

另外，在组卷的基础上还要在照片上标注摄影者、时间、地点、人物、事由、背景六大因素的文字说明，照片上若有人物涉及的，还要特别指明其所处的位置。文字说明不宜太长，一般不超过200字，保持简洁通顺。在对数码照片文件进行电子整理归档时，还需将重要的照片冲洗成纸质照片形式进行整理归档。在整理方法上，纸质数码照片可按照国家《照片档案管理规范》要求编为数码照片类，将传统照片档案与之合并分类管理，注意要在文字说明中注明它们之间的关系，并注明计算机中数码照片档案的档号［2］。

五、加大投入、完善设备，提高存储条件

照片档案是一种较为特殊的载体形式，对其保管要求存储条件也较高。因此，各级单位领导需要加强重视，建立完善照片档案的专用资料库，满足照片档案的生存环境及技术设备条件等多方面的要求。在照片档案的保管中，装具、档案库房、设备等共同构成了一个保护链，它们一环扣一环，缺一不可，只有确保以上这些物质条件配置的齐全性，才能避免照片档案受到侵害，真正实现照片档案保管的完整性和安全性。

六、结语

综上所述，照片作为历史的沉淀，它记载着历史的发展，是难以再生的宝贵资源。同时，照片档案管理也是档案管理的重要组成部分，进一步完善和加强照片档案的规范化管理，是推动照片档案管理工作顺利发展的必要之举，更是各单位需要长期坚持的一项系统过程。展望将来，照片档案管理势必发挥其日益凸显的作用，对推进单位的综合发展具有现实而深远的意义。

［1］韩伟.数码新闻照片档案管理中存在的问题及对策分析［J］.北京档案，2014（01）：30～32.

［2］黄欣.关联数据在照片档案管理中的应用研究［D］.上海：华东师范大学，2012.

（作者单位：济南市农业机械推广站）