新形势下档案管理工作的规范化探析

时间：2024-05-04

赵鲁敏陈成峰

新形势下档案管理工作的规范化探析

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【摘要】本文通过对档案管理工作进行规范化的意义和管理中存在的缺陷进行分析，来阐述如何加强新形式下档案管理工作的规范化。

【关键词】新形式档案管理工作意义缺陷规范化

一、新形势下档案管理工作的规范化的意义

（一）完善自身内部管理的必然需求

档案管理是企事业单位管理中的重要环节，它体现了企事业单位的发展历程。档案管理主要是在企事业的发展中，对其单位的决策，员工的基本状况和单位发展中遇到的问题等进行记录，总结和归纳，记录了企业发展的轨道。主要目的在于为企业的发展提供有力的资源支持，使企业发展中能够顺利通畅。

（二）规范化的档案管理能够促进单位的长期发展

管理是企事业单位进行发展的必要条件，而档案管理是企事业管理的重要组成部分。单位要对其发展的历程，基本资料等进行整理和重温，然后总结出单位发展的历史经验，摒弃不利的因素，吸取好的办法，为单位未来的发展提供有力的支持。每个单位的发展都会面临着困难和挫折，而档案可以把这些问题记录在册，单位领导者可以根据以往的经验作为判断参考，避免不必要的弯路出现，从而影响企事业单位的长足发展。

二、当前档案管理工作规范化中存在的缺陷

（一）档案管理方式落后，缺乏现代科学技术做指导

由于传统的单位档案管理思想陈旧，仍然利用落后的管理方式进行档案的管理，主要以人工操作为主。这种管理方式需要很多工作人员进行同时工作，或者通过加大工作人员的工作量的方式来完成。在这种传统的管理方式下，没有统一的档案管理标准，工作人员的管理工作具有随意性，加大了档案查找的难度，同时，也会出现档案资料丢失的情况。

（二）没有健全的档案管理体系

现阶段，很多企事业单位已经在对企业管理体制进行完善和整改，在经营和管理方面已经有了很大的改善。但是，由于单位领导对单位档案管理的重视程度不够，在档案管理方面的改革，没有得到有效的调整，致使当前单位内部档案管理体系不健全，没有一个系统的，科学的档案管理体制，使档案管理工作存在着很多漏洞，更不能达到信息化和规范化管理限制了档案管理工作的高效率发展，在一定程度上阻碍了企事业单位的发展。

（三）档案管理人员的综合素质水平较低

在很多人看来，档案管理工作是一项很简单的工作，没有什么技术含量，只是对一些相关资料的整理和归档，对工作人员自身的专业化素质要求不高。这种认识没有真正地认识到档案管理工作的重要性，给档案管理工作的有效进行带来了一定的阻力，会严重影响企事业单位的健康发展。在目前的档案管理工作中，很多工作人员都是没有经过专业培训的，也不是专业的档案管理专业毕业的学生，大部分都是半路出家的企业内部人员，年龄偏大，使档案管理仍然延袭陈旧观念，人工管理，档案资料的填写和整理不规范。科学化，信息化档案管理意识薄弱，没有专业的知识理论和科学的管理技术做指导，使单位内部的档案资料丢失，不完整，管理混乱，严重影响了档案资料的后续使用。

三、新形势下档案管理工作的规范化的对策

（一）提高重视程度，加大科学技术投入，实现信息化管理

企事业单位的领导者应当提高对档案管理的重视程度，转变传统的思想观念，充分认识到在企业管理和发展中档案管理发挥的作用，提高自身的意识，加大档案管理中现代设备和科学技术的投入，使其适应新形势下档案管理规范化的发展要求。在当前的档案管理中，随着工作量的增加，管理难度也相应增大，使工作人员也来越疲于应付。因此，企事业单位要利用科学的手段，改变传统的档案管理模式，利用现代化的管理方式进行资料的管理，归纳和总结。建立自动的数字化档案系统，防止档案数据的丢失，避免档案混乱现象的出现，为后续的档案查找和提供便利的条件，从而提高档案管理工作的效率。

（二）健全规范化档案管理制度

建立健全的档案管理制度，是目前档案管理中的重要工作内容。建立一套完整的档案管理体系，设立统一的管理规范标准和办法，使档案管理工作有制度可依。档案管理人员必须按照档案管理制度进行统一规范化管理，包括基本资料的输入，查找，整理和归档，都必须按照标准的格式进行填写，并及时补充，保证资料的完整性，做好资料的分类管理。

（三）提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作终究是要靠人来完成，工作人员必须改变传统的档案管理意识，对专业知识和科学技术能力进行学习和提高，不断完善自身，才符合新形势下档案管理人员的需要。企事业单位必须加大专业人才的引进和自身员工专业知识和技能的培训，提高工作人员的整体素质，为单位的现代化发展提供有利条件。