信息时代档案管理工作面临的问题和对策

赵世刚



信息时代档案管理工作面临的问题和对策

赵世刚

【摘 要】信息时代的档案是依靠计算机技术以及信息化技术为基础的信息化档案技术。与传统档案管理不同。信息化档案技术更有利于发展，随着电子信息技术运用档案管理中，很容易产生一些问题，尤其在传统模式向信息化模式转变时，容易造成相应的档案丢失、档案备份错误的情况，同时在人员上，原来的人员已经不适合现有的管理体系，另外在档案的保护工作上也要变换思路。本文分析了信息时代管理档案可能出现的各种问题，并提出相应地管理模式解决这些问题。

【关键词】信息时代 档案管理 计算机技术 问题改进

信息化时代的档案管理就要与相应的时代技术相连接，这个时代最先进的技术就是计算机通信技术。所以把档案管理与计算机技术相融合。实现在计算机上的档案建立、档案管理、档案删除等功能，所以就需要合理运用现在的信息化技术。

一、在信息时代档案管理问题

（一）投资规模较大，资金管理不合理

如果将原来的档案管理系统向信息化档案管理，就会产生很多的费用，其中包括购置计算机，构建办公网络、复印机、扫描仪等设备。同时要兼顾内部网络和与外部互联网的连接工作，对网络的安全也有着很高的要求，因此需要增加网络维护人员的岗位，另外电子设备的故障率较高，每过一定时间就要进行更新换代。所以后续又会产生一些维护费用。这就造成了档案管理，尤其是大型档案管理机构不愿意做出档案管理改革的措施。因为需要的资金数量较高，很多机构和部门看不到电子档案管理的长期利益。

（二）转换工作量大，安全性让人担忧

信息化档案数据的过程中，会是一个漫长而细致的工作。电子数据档案能被存储在硬盘中，不需要传统档案需要位置去存放，大大减少了空间。但是由传统档案向电子档案转变的时候常常会面临巨大的问题，首先是原来的档案数据量大，需要一点一点的利用办公室软件编辑，这会耗费大量的时间和精力，同时在资料转换的过程中很容易造成资料的错误。如果为了节省时间对文件用图片的方式来储存，虽然能在速度上比较占优，但是在日后使用在就是造成查找资料的障碍，可能效果没有传统的管理方式得当。所以要对相应的文件进行备注，重命名以便方面寻找到有用的资料。除此之外对档案使用人员提供一个有效的平台，做好文档管理的管理工作。让有关人员方便操作，整体的平台系统简单易懂。最后注意保护系统的安全性，信息化档案的缺点就是可能会受到黑客攻击，所以要做好内网络的保护工作。确保系统不会被相应的其他人员攻击，档案资料不受损失。另一方面需要设置一种找回的功能，把那些可能被误删的资料尽可能地找回来。信息化档案管理是档案方案管理的第二重防火墙，以为现在很多企业或者机构采用相应的信息化和传统档案管理共同采用的一种模式。

（三）人员问题阻碍信息化档案管理的发展

信息化档案管理人员需要管理人员有着较强的计算机基础，最好拥有网络安全管理的相关知识，但是现有的档案管理人员体系中，职工人员的平均年龄较大，计算机基础较差，同时因为多为事业编制，同时他们对原有档案的建设工作立下了汗马功劳。这就造成了发展的相应阻力。原来的老职工信息化能力差，同时也不能忽视他们的功劳，对他们进行裁员处理。同时如果不裁员直接引进人才又会引发部门臃肿的现象，于现在的精减人员的目标相悖。因此优秀的人员迟迟的无法引进造成档案管理的变革无法实施。

二、档案管理信息化的建设途径

（一）加快档案信息化基础设施建设

建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设，档案馆馆藏建设，检索工具建设，规章制度建设，专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等。继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

（二）促进档案信息资源建设

要建设数字化档案馆，就要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案、照片底片档案、录音、视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，即进行数字化档案馆馆藏的建设。

（三）加强档案目录数据库建设

要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。

（四）积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设

有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字库和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

（五）加强电子档案归档管理

档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。

三、结语

实现档案信息化、电子化的建设和管理工作。是信息时代发展的必然要求。信息化地管理具有更多的管理优点，在发展的趋势下，更加快捷，方便的档案管理方式是时代的要求。有利于档案的共享，信息之间的相互传递，从比较封闭得管理模式转变为半公开的服务模式，同时有利于全社会监督，提高有关部门的服务质量和办事效率。

参考文献：

［1］叶景青．适应与创新：新形势下地方院校档案管理刍议［J］．办公室业务，2016（02）

［2］付彧，李廷园，沈沉．刍议企业社会保险业务档案管理方式的创新［J］．中国高新技术企业，2016（05）．

作者单位：（哈尔滨老年人大学）