高校开展远程档案利用服务的实践与探索

陈 敏



高校开展远程档案利用服务的实践与探索

陈 敏

【摘 要】伴随电子科技的飞速发展与广泛应用，当今世界逐步步入了信息化时代。这是世界发展的一个大趋势，是一股推动经济社会变革的重要力量。在这样的前提下，各种远程服务层出不穷，而高校档案的远程利用服务也逐步地形成并在稳步发展。本文笔者就推动高效开展远程档案利用服务的意义及策略展开探讨与总结。以期为行业提供一定借鉴。

【关键词】高校 档案服务 远程利用

现代信息技术的日渐普及和应用，为高校档案利用服务模式的创新和发展提供了良好的契机，传统的高校档案管理模式正面临着深刻的变革，逐步向着开放化、自动化及数字化等方向转变。同时，新时代背景下的档案管理工作更加凸显了公民主体的信息化自主权和知情权。基于此，高校档案馆如何更好的、与时俱进的顺应新型档案利用系统发展趋势值得深入思考和研究。

一、高校开展远程档案利用服务的必要性

（1）是顺应我国社会民生档案利用服务发展的必要。自十七大以来，我国便将民生改革作为重点工作来开展，并于2007年由国家档案局印发了关于民生档案工作推进细则，要求在全国范围内构建完善的群众档案体系。可以说，如今的档案管理工作将服务民生作为强调重点之一，也意味着我国档案管理工作迈上了新的发展台阶。在这一过程中，创新民生档案工作显得尤其重要。对于高校档案管理工作而言，所涉及的范围更为广泛、多样，如教职工的科研资料、工资福利、获奖情况，学生入学档案、学科成绩、毕业学位材料等。这些资料数量庞大，且具有重要意义，关系到广大师生教育、工作乃至今后的社会发展等。因此，以高效、科学的档案系统开展管理工作则显得十分必要[1]。

（2）符合信息化社会发展的要求。如今，信息时代的高速发展催生了各种智能及互联网技术的诞生，在这一潮流下，如何能够实现对于此类工具的高效利用决定了高校档案管理工作能够以何种质量发展下去。借助于现代信息技术，高校能够更加轻松的走在全国档案信息化队伍前列。自计算机辅助应用、信息化档案管理系统，至档案网站、数字化档案馆等的建立，高校档案管理工作的信息化特点逐步凸显和加深。截至目前，我国很多高校都已完成了远程档案利用服务系统的构建，如南京大学、背景交通大学、先交通大学、清华大学等，通过科学构建档案服务平台，学校档案的网上信息搜索能力、档案信息利用度及管理有序性都有所提升，使得档案馆的综合业务工作水平显著得到改善。值得一提的是，“南大之星”一经研发，便深得国内众多院校的采纳和应用。继而，国内更多院校更好的实现了学生高考入学成绩、毕业生名册、毕业学位信息的数字化，很多高校档案库存便在原有基础上大幅度扩大，规整化也因此明显改善[2]。

（3）更好的适应了对于高校师生档案的需求。如今，我国很多高校都在扩大办学规模，高校重组及生源扩招正如火如荼的进行着。很多学校出现了当地“一校多区”，甚至跨域的“一校多区”局面，如1994年，上海大学由上海科学技术大学、上海工业大学、上海科技高等专科学校及原上海大学共同合并构建，后形成了以宝山校区为“本部”、延长及嘉定校区为“两翼”的校园格局。这样相对分散的学校布局，从某种意义上来说，不仅增加了学校部门档案的管理难度，而且也使得学校师生在查阅、利用档案信息时走了很多弯路。在这种情况下，校园网平台的构建，尤其是远程档案利用服务系统的构建便显得尤为重要。借助于网络平台，师生能够按己所需进行查询和获取，部门管理也能够如期、保质开展[3]。另一方面，在如今国际交流日渐频繁的今天，很多高校校友都能够依靠此远端平台进行相关档案信息的查阅和获取，如学籍档案材料、中英文成绩的查阅和证明开据等。这样一来，档案信息需要者便不需长途奔波，节约了时间和金钱，也极大改善了过去因档案馆按时按点开放，需要提前预约等问题，而造成的用户不满、焦急等负面情绪的产生。

二、现存高校远程档案利用服务平台系统的相关不足

目前，尽管远程档案利用服务平台系统已经在我国多家高校完成了建设和应用，然而相关工作仍然处于初步阶段。如今，档案信息网站为大多数国内高校应用的主要形式，民生档案远程服务系统缺乏一定的主动性，这严重制约了我国高校发展规模和能力的提升。可以说，现有模式对于社会信息化发展也会起到一定的阻碍作用。由于大部分的高校档案馆所收集的档案信息缺乏应有的完善性和全面性，因此能够开展的远程档案利用服务尚且有限，服务范围较窄[4]。例如，国内很多高校都遇到过类似的问题，他们在研发、应用“档案网上服务系统”之前，尽管已经完成了上百次模拟调试与运行，然而在实际应用的开展过程中，仍然会存在有失严谨与实践性的相关问题；另外，档案的查询和证明的开据比起其他工具来说复杂性较高。与此同时，高校之间缺乏关于远程档案系统构建与运用的必要交流。

三、如何有效推进高校远程档案利用服务平台系统的发展

（一）构建功能完善的网络系统平台

当前，我国很多高校档案馆都以本校校园网为基础构建了网站，主要完成档案馆宣传、工作成果展示工作。实际上，档案馆网站及相关系统平台的功能远不只此，相关工作人员应该在此平台功能的基础上进行进一步的优化升级，为高校民生提供与其需求相匹配的、更多的服务功能。例如，南京信息工程大学所构建的高校远程档案服务平台不仅用于对外宣传和成果展示，更为重要的是为师生提供多种形式的档案查询；另外，为了更好的提升服务水平，他们还对于馆藏信息进行整合和提炼，使得师生参考、利用的信息准确性更高，极大提升了利用率，这便促进了服务水平的极大优化。

（二）落实档案需求分析，丰富远程服务内涵

如今，我国高校的档案利用率伴随着学生出国热潮而显著提升。仅2012年上海大学档案馆便共计接待了7000余名档案利用人次，其中大多数为中英文成绩证明的开据，另有1000余名为进行学位证明、中文成绩证明开据[5]。可以说，我国高校师生在办理出国相关事宜过程中所进行的成绩证明、学位证明等为主要服务内容，比例高达86%有余。这些统计数字从某一方面表明，我国高校远程档案服务的开展需要以民生需求为基础，实现服务次重点突出、工作布局详略得当等。唯有认真梳理客户需求，突出重点业务服务的应用价值并提升工作能力，才能真正体现远程档案利用服务系统的价值。

在本文中，笔者首先针对高校开展远程档案利用服务的必要性给出了总结，即顺应我国社会民生档案利用服务发展的必要、符合信息化社会发展的要求、更好的适应了对于高校师生档案的需求；然后在此基础上，对于现存高校远程档案利用服务平台系统的相关不足，及如何有效推进高校远程档案利用服务平台系统的发展给出了建设性意见，认为应该构建功能完善的网络系统平台、落实档案需求分析并不断丰富远程服务内涵，以期为行业提供借鉴。

参考文献：

[1]卢杰.论高校档案中经济、文化资源的开发与利用[J].淮南工业学院学报(社会科学版),2002(02).

[2]罗学玲.高校档案为校园文化建设服务之探讨[J].湖北师范学院学报(哲学社会科学版),2010(04).

[3]万绚,方黑虎.Web2.0时代高校档案馆个性化信息利用模式及策略[J].档案与建设,2012(08).

[4]杨冬权.谈档案与文化建设——在2012年全国档案工作者年会上的讲话[J].中国档案,2012(12).

[5]崔穗旭.民生档案信息如何实现社区查询——由上海市“民生档案远程协同服务机制”说开去[J].中国档案,2012(10).

(作者单位：四川医科大学档案馆)