“互联网+”时代高校档案管理探索

时间：2024-05-04

郑立梅

（信阳师范学院档案馆，河南信阳464000）

一、引言

高校档案管理工作是高校的一项基本工作，为了提升档案管理的效率与质量，达成管理目标，必须要结合当前的时代背景，思考工作改革的策略。而“互联网+”是当前时代的大势所趋，因此文章将基于“互联网+”趋势思考高校档案管理工作的改革方向，为实际工作指出方向，提供参考。

二、“互联网+”时代高校档案管理工作的特征

在“互联网+”时代下，档案管理工作的特征主要体现在以下几点:

其一是档案管理的平台具备虚拟性特征。高校的档案信息量大，内容复杂，在以往以人工管理为主的时代，档案管理工作的效率不高，任务量大，信息整合慢。但是在信息时代背景下，档案管理工作与信息技术相关联，依靠信息技术的支持，能够建立起更加完善可靠的档案管理系统，进而达成跨时间与空间的管理目标，对于高校档案进行高效管理，纸质档案依靠信息化技术能够逐渐走向无纸化。

其二是高校档案管理具备集成性的特征。所谓集成性，主要是指将多方面要素的整合，高校档案管理便具备这样的特征，高效档案的内容复杂，涉及校内所有师生、所有事务的相关信息，关系到高校所开展的各项活动，如校内人员档案、教学教研资料、后勤信息等等。档案管理的工作任务便是要将不同的信息整合起来，形成完整的信息体系。

在信息时代，只有借助信息化的技术手段，才能够将保证高校不同部门、不同岗位在实施各项业务的过程中所形成的文件材料更加全面。而借助数据信息化的技术，则能够对于各类材料进行统一的、集中性的管理，从档案系统的整理、分类到归档，继而满足档案管理目标，提升档案管理工作的效率。此外,这也是达成档案管理规范化的必要途径。只有通过信息的整合，才能够开展后续的信息分类与处理等工作，以保证达成档案管理的目标①。

三、高校档案管理信息化建设的重要意义

高校档案的信息化管理，其意义是不容否认的。

首先在信息化的时代背景下，“互联网+”理念的普及是必然趋势，高校档案信息化管理技术的开发及应用，能够让高校档案管理工作走向新的发展阶段，推动数字化校园管理体系的建设。作为高校教育管理发展的新方向，档案管理信息化工作的开展，能够让高校档案的多方面信息得到更加客观、精准的反映。包括高校在不用时期的发展历史、未来的发展规划等等，都需要有大量信息为依据，才能够保证当前管理与未来规划的合理性。可见,信息化的管理理念与管理手段，对于高校的未来发展意义重大，除此之外，信息化技术亦是高校考核自身档案管理工作的主要依据。数字化校园的建设，必须要仰赖档案信息化管理手段去达成，这样才能够确保档案资源的应用更加精准。

其次是在信息化时代下，高校档案信息化管理技术应用，能够保证档案信息安全性及完整性。在信息化的时代下，高校的各类档案信息都在逐渐摆脱纸质化，走向虚拟化。这不但解决了纸质档案难以长期保存的问题，纸质档案的依赖性，同时也能够保证档案检索利用率的提升，为了避免重要的档案遗失或是出现信息不全等问题，保证档案资料的完整性。

最后是在互联网+时代下高校档案信息化管理技术的应用，能够有效提升档案工作质量及效率，对于检索渠道的建设，能够保证档案使用者迅速精准查询档案信息，只需要输入相关信息，便能够第一时间调出档案材料，高效便利②。

四、“互联网+”时代高校档案管理工作的对策

（一）积极转变管理思维

在信息化的时代，为了做好档案的信息化管理工作，管理人员首先必须要革新自身的管理思维，只有工作思维得到革新，管理人员才能够更加高效且精准地落实管理工作，达成管理目标。为此必须要首先积极组织档案管理人员参与培训汲取先进的工作经验，要借助讲座等方式去帮助管理人员主动树立起信息化思维，培养其信息意识。首先要保证管理人员意识到信息技术的应用能够大幅提升其工作效率，减轻其工作压力，管理人员自然会对信息技术的应用更加重视。此外要保证管理人员思想的年轻化，要积极应用新平台，包括微信公众号、微博账号等为渠道，发布档案管理的相关信息，进而引导管理人员优化档案服务质量与效率。要尽可能借助各类平台，对管理人员开展远程指导，并且引导管理人员交流工作经验，汲取经验的同时等。依靠网络平台，能够组织档案管理人员参与关键词收录以及开放性档案编目等工作。就当前阶段的档案服务概况来看，即便当前的档案管理方式已经不同于过去的传统管理方式并有了进一步发展，但是相关人员的意识依然需要革新，真正向着网络化的方向发展。

（二）推进档案数字化建设

数字化的档案体系建设是达成信息化管理目标的必要途径，纸质档案必然会导致资源的大量损耗，同时因纸质资料很容易受到环境或是认为影响而出现损坏与遗失等问题，所以更要落实无纸化管理。但是根据现阶段的实际情况来看，部分高校档案管理人员依然不能做到熟练使用信息化技术去做好档案管理工作，因习惯于采取传统手段去完成档案管理工作，所以工作效率也始终很难提升。

究其原因，一方面是因培训落实不到位，另一方面也是因数字化建设不到位，宣传工作落实不到位。要确保信息技术的应用能够真正体现出优势，体现出意义，首先必须要建立信息化的、专业化的档案管理体系，完善管理规章，设立专门的管理部门，同时要面向管理人员广泛宣传管理技术，这样才能够真正将数字化、信息化、专业化的档案管理理念在校内推广开来。要让相关管理人员意识到信息化管理的优势，要意识到应当采取怎样的管理手段去落实管理工作才能保证管理的效率。为此应当首先对档案管理的数字化规章进行明确，同时要落实到位，要将责任落实到个人，这样才能够保证管理人员真正提起重视。此外，必须要建立起专门的档案管理部门，这是推进数字化管理体系建设的必要一步，因为如果不建立起专门的管理部门，将管理责任分散开来，必然很难保证管理工作的责任落实。所以要建立专门的部门，实现集中管理，才能够保证档案管理工作的有序推进，避免混乱。最后是要广泛宣传信息化管理的理念，让越来越多的管理人员意识到信息化技术的应用意义重大，这是数字化档案管理体系建设的必然需求。

（三）做好档案信息安全防范

安全稳定的网络环境是信息化档案挂历的基本诉求，只有网络环境安全能够得到保障，档案管理工作才能够顺利推进。而在信息化时代下，在“互联网+”背景下，随着信息技术的应用不断推广普及，网络安全问题也随之蔓延，因为网络平台是一个没有明确边界的平台，而且针对网络违规行为的管理缺乏法规支持，所以必须要更加重视对于档案信息安全防范技术的革新，保证网络环境的安全性，这样才能够规避档案管理的风险，保证档案安全不受侵犯。对于网络违规行为，高校档案管理人员必须要提起重视，要具备风险意识，做好对于档案安全问题的防范管理工作，对于网络安全风险，必须要做好事先的预估，为了预估风险，必须要从多方面进行考量。

首先需要考虑到的是管理人员的用网习惯，这也是引发安全问题的主要问题之一，档案管理人员往往有自己单独使用的账号，特别是为了做到精准追责，更要采取一个人一个账号的手段去使用档案管理系统，确保每个账号在系统当中的操作都能留下记录，才能够在发现问题时尽快找到相关人。而在使用个人账号登录时，很多人并不能做到在登出账号时及时消除账号与密码，甚至为了避免麻烦选择记住账号密码，这便导致其他人能够趁虚而入盗登账号。而且在电脑开机后与关机前，也往往不会主动利用杀毒软件进行病毒查杀，这都可能导致系统出现安全问题。所以必须要针对管理人员做好培训，让管理人员意识到自身用网习惯的重要影响，并且重视对于系统安全责任的落实，自然让管理人员养成良好的用网习惯。此外，必须要重视对于系统的更新，因为如果系统的版本陈旧，对于网络违规行为的防范能力便无法达到要求，包括对于账号的验证方式，对于系统使用信息的记录跟进，都需要随着系统的不断更新去更新。所以,对于已经不符合管理需求的设备与系统，必须要及时淘汰，要保证设备与系统时钟处于最新状态，这样才能保证管理工作的顺利开展③。