艺术档案的管理与收集探析

黄璐路

摘 要：艺术档案是艺术的资料记载，更是珍贵的历史资料，但长期以来没有被引起足够的重视，尤其是在市场经济迅速发展的今天，很多珍贵的艺术档案甚至被人遗忘在艺术研究所、档案馆、文化馆的角落里，长期不为人知，也就更谈不上有效保护、合理利用，其职能和作用显然远远没有被开发出来。因此，如何加强艺术档案的管理，使之发挥出积极的作用，促进文化艺术事业的繁荣发展，已成为一个甚为重要的现实课题。

关键词：艺术档案；管理；收集

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2016）24-0285-01

文化艺术档案也是档案工作和文化工作的重要组成部分，它是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、演出、教育、研究以及文化交流等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。随着我国文化产业的蓬勃发展，文化艺术档案的地位和作用也日益凸显。文化艺术档案发挥了不可或缺的重要作用。如何做好文化艺术档案的管理工作，需要我们认真加以研究和总结。

一、加强文化艺术档案的收集

文化艺术档案的内容非常丰富，文学创作，艺术表演，美术、摄影，社会文化，艺术研究，艺术教育，文化交流，个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料（包括文字、声像、照片、实物等载体形式），均属归档范围。做好对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的艺术档案材料的收集工作。将每一单项（盒或盘）作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。为便于利用、保管和安全，我们对文学剧本、导演阐述、剧本审查意见、与剧本内容有关的依据和历史考证材料、取材或者改编前的原作、服装（道具）设计图、演员定妆照（场景）、工作日志和主创人员艺术创作总结以及获部省级奖的证件、复印件，都进行了备份。

还有就是做好个人艺术档案的收集工作。个人艺术档案反映了每个艺术工作者的工作成绩，业务水平和创造能力，它是对艺术工作者进行艺术考核，评定艺术职称，晋级等工作的必要依据。档案工作人员在平时剪报和收集各种资料过程中，对于剧团最近的演出、活动、会议等都要做到心中有数，平时还要做一个有心人，留意报刊、杂志的报道，将相关资料收集起来，并及时归档。

用科学的方法对文化艺术档案进行整理、分类、编目立卷、归档以及提供利用。艺术档案的编目，可以结合本单位的实际，借鉴文书档案、图书资料的编目办法。我们艺术剧院是根据剧团和剧目的不同情况进行编目，如大的编目分为甬剧团、越剧团、歌舞团、艺术研究所等，再根据当年的演出剧目、得奖情况、创作剧本或改编的剧目，按文字、图表、声像、实物等不同形式从高到低，以时间顺序进行编目。这种方法对文化艺术档案的查找和有效利用起到了积极的作用。

从某种意义说，艺术档案使文化艺术的生命得以延续和传承。加强文化艺术档案的管理，推动文化大发展大繁荣，正是档案人的职责所在。

二、有效解决档案收集工作的问题

文化艺术档案本身就是一门艺术，领导重视是这项工作之根本，加强引导宣传又是一个重要环节，首先必须单位领导自身要意识到文化艺术档案的价值和重要性，才能督促下属做好文化艺术档案的收集、整理以及管理工作，要把文化艺术档案管理工作列入到重要的工作日程，将档案管理工作经费纳入到年度财政经费预算，进一步加大硬件设施的投入，解决实际困难和问题。另外可以通过单位内部网络、刊物、微信等平台宣传档案收集工作，将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的规定渗透各个业务部门，引起全员对单位档案工作的重视，增强档案积累、保护和收集归档意识。营造一种良好的档案工作氛围。

一个单位，文书档案固然重要，但对文化艺术部门来说，他具有业务性非常强的性质，主要工作是公共文化服务，都是通过不同的艺术形态和文化服务来满足广大人民群众对日益增长的文化需求，可想而知艺术档案对文化艺术团体来说更是一笔宝贵的财富，所以，凡是有保存价值的各种载体、各种形式、各种门类的档案都要及时收集，除了艺术档案、文书档案外，单位的设备档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案等都要建立起来，并且根据社会发展，都要形成数字化管理，建立门类齐全、资源丰富的档案库，才能更好地为单位各项工作服务，满足利用者的查档需求。

总之，档案收集的标准也是分门别类，这就需要我们从事档案工作的人员自身要有熟悉各个门类专业特征，了解各活动项目所要归档的范围，才能达到事半功倍的效果。除了有较强的业务水平外，责任心尤为重要，长期以来，档案收集基本处于被动收集的局面，你来交我就收，交多少收多少，材料完整不完整，似乎与档案人员毫无关系，责任意识不够强烈。这种思想一定要改变，档案人员必须清自己的角色。多于各部门加强沟通，变过去的被动收集为主动收集，让业务部门工作人员时刻感受到档案的重要性。