医院档案管理电子文件的实施对策

李汉华

摘 要：档案管理电子文件的优势体现在操作方便快捷、归档质量高、节约档案存储空间、保障档案的安全性和可靠性。但目前在电子文件归档的过程中，还存在着载体缺乏安全性、思想认识不足、管理模式落后等问题。为了促使档案电子文件管理达到理想效果，需要对文件的真实性加以鉴定，完善文件存储载体，提升工作人员电子文件归档意识。

关键词：医院;档案管理;电子文件

一、引言

随着当前社会经济及科学技术的发展，医院档案管理逐步实现了电子化。但电子文件实施管理过程中还存在问题，需要采取合理的措施加以解决。例如，在医院内部完善档案管理网络和体系，制订科学的电子档案管理制度;进一步加强电子档案管理工作人员业务能力培训等，只有这样，才能够不断提高医院电子档案管理水平以及管理效果。

二、电子文件归档问题

（一）归档范围不明确、管理不够规范

电子文件属于一种新兴事物，但是当前医院并没有关于电子文件归档范围的明确规定，对于已经处理完毕并且存在一定有效价值的文件，也没有相关鉴别处理方式以及分类收集模式，只是电子形态，没有相关的与之配套的软件对电子文件实施保存。比如，在目前医院工资数据库问卷、人事管理档案以及医疗事故统计等方面，缺乏有关软件的大力支持，这就造成医院计算机难以顺利读取相关电子文件。电子档案材料的管理缺乏统一性以及规范性管理，通常都是依赖计算机进行储存。平时对计算机缺乏良好维护管理，在病毒防范、网络安全以及权限管理等方面都不够到位，这样的情况直接影响了电子档案管理工作的高效性和科学性。同时，未能针对档案进行归档、鉴定、整理和收集，造成档案损坏、丢失的现象较为普遍。

（二）思想认识不足

在传统模式下，档案管理是针对纸质档案进行手工管理。应用计算机之后，电子文件管理成为了重要的内容。电子文件属于一种新生事物，自身具备了纸质文件不能取代的优势，但是很多的档案管理工作人员没有充分认识到这一新生事物的重大价值和潜能，甚至对电子文件持有满不在乎、可有可无的思想态度和观念[2]。所以，大部分档案管理人员在培训过程中，往往缺乏积极性和主动性，甚至年龄比较大的档案管理工作人员不愿意接受新生事物，仅仅只是按照传统陈旧管理方式来进行档案管理工作，这就直接阻碍了电子文件归档工作走向一个更高的层次，进而对医院档案管理的发展和完善造成了不良的影响[3]。

（三）管理工作滞后

当前，计算机软件开发技术正不断发展。但是，在电子文件归档方面国家并没有制订法律法规进行规范和约束。很多医院在对电子文件进行管理时，依然是采用传统管理模式，依然停留在纸质档案管理的层面上，缺乏相关完善的规章制度约束。另外，虽然有一部分医院对于电子文件档案管理有了可依据的规章制度，但在操作层面上又不够到位，没有将其和计算机特点进行密切联系，这就造成操作层面处于比较尴尬的局面。档案管理工作相对滞后，和计算机软件技术的发展无法相互匹配起来，这就导致电子文件归档工作不够顺畅[4]。

三、规范档案电子文件管理的有效措施

（一）鉴定文件真实性

目前，医院档案涉及了大量的电子文件，但电子文件本身就具备着真实性不够充分的问题，所以在对电子文件归档之前，相关档案管理工作人员要对文件完整性、全面性和真实性进行严格鉴定。考虑到电子文件格式的多样性，工作人员首先就需要对电子文件的格式进行识别。比如，图片电子文件通常采用JPG格式，文本电子文件一般采用TXT格式或者DOC格式;对于视频或动画电子文件，一般保存格式应当是3GP格式或者AVI格式[5]。

（二）完善文件储存载体

在当前医院针对于电子文件进行归档过程当中，要促使文件储存载体得以提升，避免安全隐患问题，切实保障载体可靠性和安全性。对于档案管理工作人员而言，要通过备份、密码设置或者是防火墙的方式，避免病毒或者计算机系统故障问题对电子文件保存造成不良影响。

（三）提升电子文件归档意识

对于当前任何一家医院来讲，通常都具备着自身独特以及重要的一些电子文件，为了避免重要的独特的电子文件受到其他人影响和破坏，要档案人员能够切实做好保密处理工作，切实的保障电子文件的安全性和可靠性。在针对电子文件进行归档处理过程当中，要加强现代化先进加密技术的合理科学的应用，对于重要电子文件要实施加密，并且考虑到电子文件涉及到一些重要机密，在装具和载体等方面都需要注明加密等级以及保密期限。另外对于当前的档案工作人员来讲，在针对重要电子文件进行保密处理过程当中，还需要结合保密法律要求以及法规要求进行合理科学的归档，切实的保障特殊性重要性的电子文件永远不会丢失。

四、档案管理电子文件的优点

电子文件档案因为具有众多优点，已经逐步取代了以纸质为介质的文件，成为档案管理的主要形式。

（一）节省存储空间

電子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘。尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富。随着科学技术的发展，电子档案存储介质的密度还将继续变化，信息存储量更为丰富，大大节约档案的存储空间。

（二）操作便捷快速

与传统档案管理工作相比，电子文件档案的储存更加灵活，它避免了因补漏增缺而进行的拆卷重新归档过程。通过磁盘、光盘、云储存等方式来对电子文件进行传输、复制与交互，这一过程没有使电子文件档案发生任何改变，也使归档工作更加便捷。

（三）有效提升了归档质量

与传统档案管理工作相比，电子文件档案管理有了质的飞越，它避免了因人工疏漏而造成的错误。通过计算机系统对文件信息进行保存，归档处理，更加的准确。它能够进行二次开发与利用，实现了数据的查询、分析和挖掘。

（四）加强了电子文件档案管理的安全性

加强电子档案的安全管理是保障电子档案的原始性、完整性与真实性的重要手段。电子文件由于可重復性强，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也易于被更改。这些问题使电子文件原始凭证性辨别变得复杂而困难。一些不可抗拒的力量侵袭，如计算机故障、黑客入侵等，极易造成电子档案信息的破坏和丢失。因此，要建立、加密身份验证的保护措施，确保在传输、处理和提供利用过程中不会出现资料变更，同时还须做好本地与异地备份工作。

五、解决电子档案管理安全问题的措施

第一，注意电子档案的物理防护，主要是防磁，控制环境的温湿度和防机械损伤。第二，建立有效的防灾系统。最根本的措施是建立电子档案的备份系统。理想的备份系统应该尽量满足全方位、多层次的要求。应依靠硬件备份防止物理性故障，在此基础上用软件方式和人工结合的方式对付因软件或误操作造成的数据的逻辑性损坏，从而构成对电子档案的多级防护。

第三，访问权限控制。这是网络环境下电子文档信息安全防范和保护的主要措施和手段，它的主要任务是保证电子文档在内的网络资源不被非法访问和非法使用，主要采取入网访问控制、权限控制、防火墙控制。第四，信息加密。其目的是保护网内的数据、文件、口令和控制信息传输，确保不宜公开的电子文档的非公开性。第五，数字签名。这是用来确保电子文档的真实性而进行的身份验证，其内容是否被篡改或是否被伪造。第六，防写措施。将电子文档设置为“只读”状态，只能阅读，不能修改和复制。第七，建立有效的管理制度。采用法定程序，对电子文件的生命周期进行全过程的管理，要求管理人员认真登记日志，人员变动时做好交接记录。在软件管理上，要做到软件统一制作和配发，及时备份归档，做到软件资料保密，数据、参数、密码保密等。

六、结语

综上所述，对医院档案管理工作人员来讲，不仅需要切实做好纸质文件的归档工作，还需要进一步强化电子文件的归档管理工作，明确档案管理的工作流程，对于电子文件档案管理过程中存在的问题，具体问题具体分析，采取合理的措施加以解决，这对于实现医院健康稳定持续性发展具有重要作用。

参考文献：

[1]董婉婷.关于医院电子文件长期保存发展战略的思考[J].兰台内外，2020（5）：5-6.

[2]宋正宇.现代医院档案管理信息化建设的创新分析[J].信息记录材料，2020（2）：42-43.

[3]郑翔宇.医师注册档案电子化平台在深化医药卫生体制改革中的实践与思考[J].中国医疗管理科学，2019（3）：49-52.

[4]李政.基于区块链技术的政务电子文件一体化管理[J].办公自动化，2019（2）：25-27.

[5]张艳彩.医院电子文件和数字档案登记备份研究[J].兰台内外，2018（13）：28-29.