新时期中职学校档案管理存在的问题及对策

胡梨芳

摘 要：中职院校内部与档案管理有关的工作可以说是衡量学校整体管理水平与教学质量的重要准则。目前，中职院校面临教学体制的重大改革，其他管理工作也需要面临更新、更高的要求，所以在互联网背景下优化和完善档案管理方面的工作，来适应中职院校内部教学体制的发展和改革显得非常重要。本文分析了现阶段中职院校在档案管理工作中存在的问题，并对互联网形势下如何做好档案管理工作提出了一些建议。

关键词：新时期;中职院校;档案管理

一、引言

档案指学校內部的教研教学活动及各项管理工作中直接形成的且具备一定参考价值的图纸、文字、材料、声像、计算数据和表格等资料，主要包括财务档案、文书档案、人事档案和教学档案等类型，可以说是学校发展和管理过程中的关键性信息资源。开展档案管理的相关工作能够记录中职院校的发展历史，是维护中职院校合法权益和经济利益的重要途径。

二、互联网形势下中职院校开展档案管理工作的主要内容和积极影响

（一）主要内容

中职院校内部实施档案管理工作主要是采取科学化的方法和原则对档案进行管理，以达到为学校经营和发展服务的目的，其工作的主要内容包括对档案信息的保管、整理、检索、编目、鉴定、征集与接收、利用和统计、研究和编辑等。

（二）积极影响

首先，互联网的应用使中职院校在实施档案管理工作时可以有更多技术层面的参考。互联网技术的飞速发展和进步衍生出了多元化的技术，它们能大幅提升档案管理工作的开展效率，真正实现档案的数字化、信息化、电子化和现代化。其次，能够为档案管理工作的有效开展指明方向。中职院校的档案管理人员受到互联网思维的持续影响，可以脱离传统的档案管理思维和模式，采取互联网技术进行档案管理，能够使中职院校内的档案管理实现升级与转型[1]。

三、中职档案管理工作中存在的问题

（一）中职院校领导层对档案管理工作的价值认识不足

就中职院校现阶段开展档案管理工作的现状而言，领导层对于档案管理工作重要性和价值的认识不充分、不到位，只单纯认为学校是教书育人的场所，不是教育领域的管理部门，实施档案管理对学校的日常工作与未来发展没有促进作用，所以也没有做过多要求。

（二）档案管理部门工作人员数量配备不足且职业素养较低

目前，中职院校内从事档案管理的专业人员严重缺乏，有些学校内从事档案管理工作的仅有一名专职人员，还有些工作人员只是从其他部门临时借用处理档案工作的。部分从事档案管理的人员所学的并不是档案专业，也没有与档案管理相关的从业资格证，既没有上岗资格又缺乏全面系统的职业培训，从而导致档案管理人员无法有效、科学地获取管理中职档案的技能，从而使中职的档案工作很难真正实现高效化和科学化[2]。

（三）档案室的硬件设备不达标

部分中职院校存放档案的地方缺乏硬件设备，但其所应具有的防盗、防潮、防霉、防火和基本通风条件都无法达标，而且档案材料存在无序存放的问题，这也为档案的后续管理与使用带来了安全方面的隐患。同时，保管档案材料的设施十分陈旧，有些学校保存档案的储藏柜是在多年以前购置的，甚至是用木头箱充当的。档案管理的硬件设施不够规范，这在很大程度上限制了档案材料保管工作的高效开展[3]。

（四）档案信息存在载体结构比较单一的问题

目前，很多中职院校对档案室的管理方式存在落后单一的问题，不少中职院校还是依靠人工操作的方式进行管理。在档案立卷和归档以后，需要依靠管理人员手动进行编目和分类，这种手工抄写的方式比较落后，会增加学校进行档案管理的时间和工作量，也会大大降低处理档案的效率，这种落后陈旧的档案管理形式会使工作人员无法高效地利用和开发学校内的档案资料，而且也会使后续查阅档案的工作变得效率低下，程序烦琐[4]。

四、中职院校开展档案管理的有效路径

（一）增强档案管理人员的网络意识

目前，有不少中职院校内的档案管理人员仍未意识到在工作中应用互联网这种新兴技术的价值，依旧采取传统的工作方法和模式，但这种完全依靠人工完成的档案管理方法存在档案整理过程烦琐、档案整体利用率不高和收集档案比较困难等诸多问题。基于此，中职院校需要增强档案管理人员的网络意识，具体从下面几个环节着手。

第一，转变档案管理人员的工作思维。工作人员应当把过去采用的档案整理、档案归档和档案收集等方式作为前提和基础，逐渐在工作的整个过程中引入互联网思维。同时，管理人员可以应用多元化的网络资源，创建共享资源的互联网系统，并以此为中心，将整个中职院校作为辐射和服务的范围，使档案资源的利用率能够得以提升，还应当把网络资源和共享方式进行紧密结合，以实现对档案文件的网上查询。其次，应当把不涉及本校机密文件作为前提和基础，进一步扩展服务范围，向社会提供共享档案的服务。在档案管理的整个过程中，工作人都需要将互联网的实际发展需求作为主要工作方向[5]。第二，增强档案管理人员网络安全防护方面的意识。首先，应当正确设置网络防火墙，对计算机的联网过程和共享过程进行严格审查，应当以受控访问的方式来确保档案资料的可靠性、完整性以及保密性，避免发生信息泄露等不良现象。其次，档案管理工作网络化的关键在于有效应用计算机技术和互联网技术，所以中职院校应当进一步加大开发档案管理软件方面的资金投入，以提升档案管理工作的整体效率[6]。

（二）建设档案的网络化管理系统

目前，中职档案管理系统主要是来源于上级部门，其自身并未形成一个合理化、统一化的档案管理系统。运用这种档案管理系统进行工作，一般只能实现对单一目录的搜索，无法完成对档案资料的深度挖掘分析以及网络存档，这种档案管理系统由于存在一定的局限性，导致中职院校内档案管理工作受到了严重影响。互联网形势下中职院校需要创新档案管理的方式，舍弃过去所采用的传统档案管理系统，建设网络化的管理系统，使档案资料的真实性和完整性得以保障。

中职院校应当从以下几个方面来建设网络化的档案管理系统。第一，应当建设系统模块。一般来讲，系统模块包括光盘制作模块、数据转换模块、档案节约和销毁模块、统计报表模块、录入数据模块、系统设置模块、权限管理模块和整编组件模块等，能够在互联网中实现实时浏览和检索文件、图像和档案图形的功能，并在權限允许的范围内下载档案。第二，设计管理系统对应的功能。档案管理系统主要的功能有文档排序、集中存储、显示模式、目录结构、版本管理、全文搜索、多文件上传、文档设计、自动编号、文档编辑器、摘要及缩略图、文档链接、office集成、权限管理、存储加密、关联文档、文档借阅、规则应用和多媒体查看等，应将以上这些功能作为基础提供借阅服务，并设置归还和催还等一些附加功能。第三，网络化档案管理系统需要提供共享档案的平台，让有查阅和使用档案需求的人员可以得到满足。

（三）加快档案管理工作的信息化步伐

目前，不少中职院校都是根据上级部门的管理标准来实施档案管理工作的，就高校自身的管理来说，他们还未根据互联网时代的实际发展需求来制定出合理化的标准。由于缺乏统一标准的参考，导致中职院校难以实现高效管理档案的目标。基于这种情况，中职院校必须加快档案管理工作信息化的步伐。所谓档案管理工作的信息化指的采取信息技术来提高管理工作的整体水平，在互联网中制定档案管理与档案服务的基本框架和方法，拓展中职档案的服务范围。

加快中职档案信息化管理的步伐，应当从下面几个方面着手。第一，实现档案的信息化，应当采取数据库、数据压缩以及高速扫描等手段，把纸质文档和声像档案转化成有一定顺序的信息化数据库，同时档案目录和档案全文也应当实现数字化，便于后期的查询和利用。第二，建设中职院校档案管理网站。中职院校可以在公共服务类型的网站上建设一个站点，并以此为中心开展档案服务和档案宣传工作。这个档案管理网站的功能有服务、宣传和交流等，其工作内容涉及档案机构、档案利用服务、档案工作以及档案资源等相关信息。第三，建设全数字化的档案馆。这个数字化的档案馆主要由电子文件和档案组成。首先，应当收集多种类型的档案信息，初步建成数据资料库，对数据库的输出及输入方式进行确认。其次，对档案库内的档案资料以数据转换方式进行管理，将集成机制作为核心，以突破各管理部门之间存在的限制，实现管理科学化、采集自动化、利用便捷化和存储安全化等。

五、结语

目前，中职院校实施档案管理方面的工作存在诸多问题，需要以互联网技术作为手段来实现档案管理的信息化与电子化，在保障档案资料可靠性与安全性的同时，进一步提高档案管理的工作效率，为整个中职院校乃至全社会提供档案方面的服务。

参考文献：

[1]任辉.加强中等职业学校档案管理的几点思考[J].考试周刊，2018（60）：45.

[2]林玉茹.利用信息技术提升中职学校档案管理质量[J].现代职业教育，2018（10）：78.

[3]黄冬艳.中职学校档案管理信息化的研究[J].好家长，2018（84）：62.

[4]李凤.浅析中职学校档案管理现状及其应对措施[J].科学咨询（教育科研），2019（5）：81.

[5]王维祥.基于互联网时代下的中职学校档案管理[J].中国校外教育，2019（6）：317.

[6]陈洪亮.中职学校档案工作的规范化、标准化管理策略思考[J].办公室业务，2017（13）：121.