民办高校档案管理规范化的实践探究

摘 要：随着教育事业的发展以及高校教育改革的不断深入，民办高校也越来越重视对高校档案的规范化管理。本文将根据高校档案管理规范化的要求来分析当前民办高校档案管理规范化实践中存在的问题，并基于此探讨相应的优化措施，以此来保障民办高校档案管理规范化的确切落实。

关键词：民办高校;档案管理;规范化实践

一、引言

对于民办高校来说，在自身发展的过程中落实档案管理规范化，可以使其自身在开展教学、管理、科研等工作时的效果得到明显提升，并在此基础上保证高校档案在应用后的完整与安全。为此，需要对民办高校档案规范化实践展开探究，以提高其工作效率与质量。

二、民办高校档案管理规范化实践中存在的问题

（一）档案管理理念问题

一些民办高校在发展时，因为缺乏对档案管理工作的正确认识，在进行档案管理工作中，仍旧采取传统的档案管理工作措施，缺乏对现代化档案管理理念的理解。而且由于一些民办高校将自身的发展重点放在了对师资力量与教学资源的建设工作中，使其在进行档案管理的优化过程中，缺乏相应的资金投入，认为高校的档案管理无法为民办高校带来收益，也不能提升教学水平，从而导致高校在进行档案管理规范化实践的过程中出现多种问题。例如，在进行高校档案管理时因为没有对内部基层部门的相关资料进行立卷归档，导致档案资料出现信息遗漏、数据不全等问题，并将档案管理规范化作为额外的负担，使得档案管理没有足够的经费支持，影响档案管理工作落实后的有效性。

（二）信息化水平低

互联技术与电子技术的发展使得档案管理工作在技术水平上实现了不断提升，并且传统纸质档案向电子化信息档案进行转变已经成为高校档案管理规范化的重要内容[1]。这就使得落实档案信息化管理成为当前民办高校档案管理工作规范化的重要内容。目前，虽然大部分民辦高校都应用了相应的信息化档案管理技术，但是其在整体建设的效果上，往往难以得到保障，并且与教学系统、课堂软件、电子图书馆等信息化建设相比，档案信息建设往往存在有滞后性、档案数据库管理尚需健全、档案查询效率有待提升的问题，

（三）队伍建设不足

在规范档案管理工作的过程中，队伍建设问题是保障其自身规范化效果的重要内容。但是当前部分民办高校在进行档案管理队伍建设工作时，往往不是由专人专员进行管理而是由教务人员兼职管理。然而这些教务人员虽然能够在原有工作岗位上，保持良好的工作状态与工作效率，但在进行档案管理的过程中，由于其自身没有经过专业且规范化的学习与培训，导致专业档案管理工作的效果难以得到保障。例如，在对一些交叉学科、新兴学科的教学档案进行管理时，因为对相关业务流程尚不熟悉，导致兼职教师在进行整理归档的过程中，无法保障整体工作的合理性，从而会影响档案管理工作的执行效果，使档案的价值无法得到充分发挥。

三、加强民办高校档案规范化效果的实践措施

（一）转变档案管理工作观念

在规范民办高校档案管理工作的过程中，民办高校管理人员应当及时转变自身的档案管理工作观念，并在此基础上通过将以人为本的观念落实到实际的档案管理工作中，来完成对高校档案的统合整理。民办高校应根据招生、教学、科研、管理等工作的具体需求，转变档案管理工作观念的内涵，使其逐渐具备系统性、持久性、连续性、长期性的特征。同时，在规范管理制度与政策法规制度的过程中，民办高校要坚持以人为本的管理理念，使档案管理工作的效果得到充分发挥。此外，在转变档案管理工作观念的过程中，民办高校需要通过采取对应的措施来对档案管理人员进行规范与约束，同时要尊重档案管理人员个人的发展需求，使其可以积极主动地参与档案管理工作，提升档案管理人员的工作效率，并以此为基础使档案资源的需求者可以提供人性化、专业化的档案服务，逐渐健全民办高校的档案服务体系，使民办高校档案管理的规范化效果得到明显提升。

（二）做好档案管理宣传工作

民办高校要想进一步提升档案管理的质量和效率，必须做好档案管理宣传工作，积极组织并构建专业化的档案管理队伍。同时，民办高校应在人力、物力、资金、技术等方面给予支持，帮助档案管理部门构建更加先进的档案管理平台，并通过定期维护与宣传，来转变档案管理工作人员的观念，提升高校档案管理工作的专业管理水平，最终实现高校档案资源管理信息共享[2]。

（三）完善档案管理制度

为了保障档案管理工作的效果，需要从制度上进行约束与调整，以此使其标准化与规范化水平得到提升。而且为了保障高校档案管理制度的调整能够实现对档案在整理、收集、储存、利用等环节上的优化，民办高校有必要将档案管理制度落到实处，并通过多元化的培训方式来提升档案管理人员的工作能力，重视增强档案管理人员的责任意识与法律意识，使其在档案管理规范化实践的过程中，做到依法办事、循规办事。同时，想要落实档案管理制度，提高规范化管理水平，各级领导也需要完善并制定监督制度，做到严格检查、量化考核，通过制定奖惩措施，在规范员工日常工作行为的同时对其进行激励，使民办高校规范化管理的质量得到提升。例如，在大连市某民办高校落实档案管理规范化的实践过程中，便根据当前高校在档案管理规范化的需求，对档案管理工作涉及的相关内容进行了量化处理，并以此对档案管理人员的工作效果进行评定，保障档案管理规范化能够得到确切落实。

（四）提升信息化建设效果

在高校档案规范化管理的过程中，通过提升信息化建设的效果，能够提高档案管理的效率和质量。为此，民办高校需要通过引入现代化、信息化办公设备以及改进工作方法，达到提高档案管理规范化水平的目的。以天津市某民办高校提升信息化建效果的实践过程为例，其通过积极引入现代化办公设备，实现了教务档案网络化、档案信息数据化的管理目标，以此减轻了档案管理工作者所需要承担的工作量，并降低了劳动强度，有效提升了档案管理规范化后的工作效率。同时，为了使档案管理人员能够适应网络化的工作环境，民办高校应当定期组织学校中的档案管理人员参加网络化、信息化的工作流程培训，使档案管理人员逐渐掌握电子档案管理工作涉及的存储、传递、调取、归纳等工作内容;可采用个人与集体学习相结合的实践培训方法，定期对专职、兼职档案管理人员的业务知识和技能进行培训，以改善其知识结构，实现提升综合素质的目标[3]。

四、结语

在对档案进行规范化管理的过程中，民办高校在管理理念、信息化水平、队伍建设等方面仍然存在很多问题。为此，民办院校需要根据当前民办高校的实际发展状况，采取转变档案管理工作观念、做好档案管理宣传工作、调整制度、提升信息化建设效果等策略，使民办高校的档案管理规范化得到落实。

参考文献：

[1]赵东龙.高校档案管理规范化建设的实现路径与保障措施[J].山东档案，2019（5）：47-49.

[2]王海珍.高校档案规范化管理的有效途径[J].城建档案，2019（8）：81-82.

[3]杨宏峰.民办高校中教学档案管理工作存在的问题与对策[J].农村经济与科技，2018，29（24）：292.

作者简介：黄莉琴（1982—）女，汉族，四川眉山人，本科，中级职称，研究方向：高校档案管理。