工会档案信息化管理的有效途径分析

王娜

摘 要：信息技术在社会中的作用越来越重要，在工会档案管理过程中，传统的档案管理模式已经无法满足社会发展的需要，引进档案管理信息化系统是工会档案管理的必然趋势。通过档案管理信息化系统的应用，可以有效提升档案管理的快捷性和高效性，实现工会档案信息资源的有效开发利用，大幅度提高工会的服务效率。

关键词：档案信息；工会档案管理；檔案信息化

工会档案是工会组织工作的原始记录，工会档案管理是工会管理的重要组成部分，在工会相关社会活动中发挥着重要的作用。信息技术逐渐渗透到社会的各行各业中，工会要改变传统的档案管理模式，面对信息技术的挑战，就要积极引进信息化管理技术，组建档案管理信息化系统，从而满足档案管理的需要，为人民群众提供更加高效的服务。

一、工会档案管理中的问题

（一）没有充分认识到工会档案管理的重要性

部分工会干部对工会组建、维权活动等各项工作非常重视，但是对工会档案管理缺乏重视，没有意识到档案管理对工会的重要作用[1]。工会档案管理工作要求偏低，档案管理工作相对滞后，影响了工会工作和职工为群众服务的水平。

（二）档案管理建设相对落后

由于对工会档案管理缺乏重视，部分工会组织甚至没有正式的档案库房，部分工会的档案库房简陋潮湿，导致纸质档案资料长期受潮发霉，甚至受到虫蛀、鼠咬等等问题，纸张发黄，字迹模糊，档案资料残缺不全，无法发挥应有的作用。

（三）工会档案专职人员配备不齐

工会组织缺乏专职档案管理人员，档案管理工作往往由办公室人员兼职办理，部分工会配备了专职人员，也往往配备不齐。档案管理工作人员力量薄弱，档案收集、整理、归档等等工作都不专业，档案分类不清，归档文件漏收，给后续的档案管理和收集工作带来了许多问题[2]。工会档案向信息化管理模式的升级，离不开专业的信息化管理人才的支持，工会档案信息化管理人才缺失，档案管理人员信息化水平不足，无法将信息化管理融入到日常档案管理中去，部分工会在安排档案管理工作时过于随意，相关人员没有得到充分的信息化管理培训，业务不熟练，非常容易出现差错。

（四）工会组织档案信息化管理意识薄弱

工会组织的档案管理长期以来存在着重保管轻利用的思想，在档案的开发利用工作上，仍然沿用传统的管理方法，缺乏信息化管理的基础。

（五）工作程序不规范

档案管理工作人员在工作过程中对信息化操作流程不熟悉，也没有充分贯彻信息化管理的相关规章制度，导致工作流程不规范，影响了档案管理的质量，档案收集管理滞后，用户资料缺损，文件录入不规范，导致用户无法准确查询相关信息，档案收集工作不够主动，会对档案信息化管理的发展产生负面影响，也不利于工会档案管理信息化的落实执行。

二、工会档案信息化管理的重要性

（一）工会自身发展的需要

实现档案管理信息化是工会自身发展的需要，随着市场经济的发展，公会的服务对象和重点以及工作方式方法都随着社会组织的变化发生了很大的改变，工会组织在档案信息的管理和开发利用上面临着新的挑战，档案管理的信息化可以帮助工会对档案进行有效的归档管理和利用，从而使工会组织更好地为社会服务[3]。

（二）工会组织社会化的需要

工会组织服务的对象一直是广大的人民群众，本身具有广泛的群众性，在工会的运行过程中，必然会产生大量的档案资料，要实现对大量信息的高效处理，就要积极引进信息化管理系统，在收集到资料后，进行下一步的开发利用，实现工会档案信息资源共享，使工会的工作方式更加开放透明，促进工会朝着社会化方向发展。

（三）社会信息技术发展的必然趋势

信息技术已经渗透到社会的各行各业，要实现人们的信息获取需求，工会档案管理就要及时实现档案信息的开发利用，引进信息化管理技术和系统，推动工会工作在社会中的深入发展，提升档案管理效率，也扩大了工会在社会上的影响力。

三、工会档案信息化管理的途径

（一）提高工会档案管理人员的专业技能

要实现工会档案管理的信息化，就要首先培养一批具备信息化管理理念和技术的档案管理人员，加强信息化管理技能培训，使得管理人员可以在大量的信息中进行有效的收集、整理、管理和利用，保证档案管理信息化系统的有效运用[4]。工会档案管理具有服务功能，工会档案管理人员必须具有较高的职业素质和综合素养，管理人员要树立服务意识，积极主动进行文件档案信息管理，丰富档案信息资源，扩充服务内容，创新工作形式，提高档案信息管理质量，从而充分发挥档案管理的服务功能，为广大人民群众服务。档案管理人员的综合素养和专业技术能力是实现档案管理信息化的关键，管理人员不仅要具有信息化管理的思维素养，也要具有电子文件和电子归档操作流程的专业技术素养，还需要掌握计算机系统和网络安全防护措施，全面保证档案信息管理数据库的完整和安全，同时不断加强自我培训，积极参与到信息化技术的相关培训中去，不断更新理念和知识体系，适应档案管理信息化的发展，档案部门也要加强专业业务培训，为管理人员创造培训的机会。

（二）注重信息化管理相关基础设施建设

信息化管理软硬件设施是实现档案信息化管理的物质基础。在工会档案信息化管理过程中，计算机以及速度快、精确度高、存储量大等优势，可以实现快速的资料整理、归档和检索。在工会档案管理的日常工作中，实现网络化规划，建立局域网，避免纸质文档的劣势，逐步实现无纸化办公。引进先进的档案管理软件，优化档案管理过程，提高档案信息管理质量，节省人力资源，加快工会档案的信息化建设，推动工会档案管理的信息化进程。

（三）建立完善的工会档案信息化管理制度

在工会档案信息化管理建设过程中，必须要加强制度化建设，保证工会档案管理信息化建设向着规范化、透明化、标准化发展。建立完善的档案信息化管理制度，保证档案管理人员都可以按照规章制度落实执行。深化工会档案信息化管理意识，加强信息化管理制度建设，只有实现信息化管理的制度化，才能深化工会档案管理工作，完善档案资料归档、保存和利用制度，促使档案资料管理工作规范化，落实责任制度，明确岗位人员的相关职责，通过奖惩来督促相关管理人员投入到档案管理中，建立信息收集和核对制度，保证信息的完整性和精确性，制定标准化的信息化管理操作流程，实现档案管理的统一化和标准化，并严格执行相关的操作流程，实现档案管理工作规范操作，减少管理漏洞。对于相关的信息化软硬件管理设施也要做好管理和整合，实现档案管理信息化的高效和准确，以信息化档案管理制度为指引，促使工会相关工作的精细化，减少不同部门之间的责任纠纷，实现工会整体的质量和效率的提升[5]。

（四）树立档案管理信息化意识

要适应工会档案管理信息化建设，相关部门领导人员和档案管理人员就要首先树立起档案管理信息化意识，有效推动档案管理信息化建设。树立正确的档案管理信息化意识，充分认识到档案管理信息化的必要性和重要性，推动档案管理信息化建设进程加快。

（五）规范工会档案信息化管理机制

工会档案信息在录入数字化管理系统后，就会组成计算机档案管理数据库，要保证整个档案管理信息数据库的完整和安全，就要建立规范的管理机制和统一的管理标准，保证档案信息网络畅通和资源共享[6]。以现代信息技术理论为指导，根据工会档案管理工作的客观性和档案的特点，进行合理的组织计划，实现档案信息化管理的科学化和全方位的综合管理，提高档案管理信息化的效果，在档案机构组织内做到人尽其才，物尽其用。

（六）加大信息化管理资金投入

信息化管理软硬件设施是档案管理信息化的基础，要加强软硬件设施和基础设施建设，工会组织就必然要加大资金投入。相关领导人员要充分重视档案管理信息化建设，加大资金投入，更新基础设施，利用数据库和服务器等，实现统一的工会档案信息化管理平台的建设，实现资源共享，保证档案资源管理的便捷性[7]。对于信息化技术实现动态更新，将信息化技术管理与档案管理的需求相融合，保证档案管理信息化平台与工会其他办公系统的兼容性，实现信息的快速无损传递。建立工会组织内部局域网，加强各部门之间协作，实现整体的档案信息管理体系。

（七）加强档案管理信息安全防范工作

在工会档案信息化管理进程中，要重视档案信息安全防范工作，保证网络信息的安全性，做到定期备份档案数据，以免突发事件对档案信息数据库造成的破坏，保证档案信息数据的安全性和完整性。加強档案信息资源监控，发现信息数据异常要及时进行有效的跟踪处理，避免外部非法攻击。建立完善的电子身份证制度，对于无法完成认证的非法来访者要进行严格的登录控制，坚决不授予其信息访问权限。

四、结语

工会档案信息化管理的最终目的是提高工会档案管理的效率，保证工会档案信息资源的安全和开发利用。传统的档案管理模式已经无法应对社会的改变，信息化技术与工会档案管理之间的结合，可以有效提升档案管理效率，推动档案信息资源的开发利用，实现资源共享，从为广大人民群众提供更好的社会化服务。要实现工会档案信息化管理，就要在信息化技术软硬件和基础设施等物质基础上，完善档案管理信息化制度，保证管理人员的信息化技术水平，提高工会档案管理效率。

参考文献：

[1]陈红宾.浅谈工会档案的信息化管理[J].办公室业务，2018，No.294（13）：52.

[2]邹梅英.工会档案收集和分类管理的制度分析与优化策略分析[J].农家参谋，2017（20）：265.

[3]杨国芝.浅谈工会档案的应用与管理[J].建材与装饰，2018，No.537（28）：162-163.

[4]路晶晶.档案管理信息化建设的必要性和途径探讨[J].办公室业务，2017（6）：80.

[5]刘畅.工会档案管理中的问题及策略探析[J].中国管理信息化，2017，20（10）.

[6]陆若希.工会档案管理工作中常见问题及解决对策[J].中国社区医师，2018，v.34（22）：178-179.

[7]朱睿晔.试论工会档案管理的功能与发展趋势[J].现代企业文化，2017（15）.