探究人事档案管理存在的问题及对策

顾敏洁

摘 要：对于当下事业单位的建设和发展来说，人力资源起到了非常重要的作用，同时工作人员的能力也会直接影响到整个事业单位的经营质量。因此要加强事业单位的管理工作，就应该重视现代化人事档案管理工作，要更好的针对其中存在的诸多问题予以分析，并且将人事档案管理工作作为人才信息的载体，按照内部员工能力以及工作资历等来进行人才选拔，充分发挥人事档案管理存在的价值。虽然现代化的人事档案管理工作已经实现了长足的发展，但仍然需要针对其中存在的诸多问题予以改进，本文对当下人事档案管理的价值进行阐述，并且结合工作的优化予以相应的对策，希望为相关工作者的研究提供理论支持。

关键词：人事档案;管理;现状;对策

一、人事档案管理的意义

对于当下事业单位的建设与发展中，人力资源是非常重要的资源，其能够有效的为事业单位的发展提供源源不断的内生动力，同时事业单位的经营也需要针对将其中的工作人员以能力和兴趣进行划分，进而安排其到合适的岗位来不断提升事业单位的经营质量，也能够不断激发员工的工作积极性，进而使其为事业单位的发展贡献更大的价值。在事业单位的发展中，人事档案需要有效的将其中的价值呈现出来，因为其作为员工信息的重要载体，可以完善管理者对于工作人员在工作经历以及实际能力上的了解，同时也能够帮助管理人员更高质量的对员工进行分配。通过人事档案可以帮助事业单位管理者选择优秀的人才，并且根据员工来选择岗位，将为事业单位部门的发展提升动力。同时在事业单位的经营管理中，人事档案作为非常重要的法律性文件，能够着实保证每个员工的利益，尤其是其记录了员工在就职、离职以及退休等多个过程中的重要内容，能够作为员工的原始工作凭证来发挥其法律效力，因此做好现代化的人事档案管理工作无论是对员工自身来说、还是对事业单位的发展来说，都具有积极的现实意义。

二、人事档案管理工作存在的问题

人事档案管理工作对于整个事业单位的建设与发展都具有积极的意义，而如果人事档案管理存在问题，那么也就会对事业单位的发展存在一定的影响。一般来说，人事档案会对一个人的学历、工作经历以及事物能力、政治面貌等进行记录，这也是使得管理者了解员工经历的重要形式。通过档案就可以对一个员工的工作和行为作出评价，并且对其在事业单位内部的晋升状况进行决定，通过人事档案可以更好的加强事业单位对于人力资源的利用率，但如果相关工作存在问题，也就会使得事业单位的发展受限。人事档案管理工作主要存在以下方面问题。

（一）档案管理工作不规范

档案管理工作目前还不够完善。在档案管理工作中没有相配套的管理制度来对其进行约束，同时随着当前事业单位的不断改革，人力资源的变化速度也在不断的加快，尤其是事业单位内部人力资源的变化需要管理者高效的去收集整理这些资料，只有这样才能够保证以最优的态度去适应改革。但一些事业单位并没有规范开展档案管理工作，对于资料的收集等也没有予以重视，同时在各个部门开展类似的工作时处于各自为政的状态，没有过多的配合，这种上不管、下懒散的行事方式会使得整个档案管理工作较为松散、缺乏规范性。

（二）档案管理理念落后

理念作为行动的先导，如果存在一定的问题，也会使得整个工作开展缺乏时效性。一些档案管理工作者，并没有将人事档案作为一项重要的工作去开展。比如在档案收集管理时，并没有融入一些创新性的思维。仅仅是采用原有的人力管理模式来对事业单位的员工资料进行保管，而如果想要查阅某个员工的信息时，就需要翻阅大量的资料，这种重复性的检索查阅往往会耗费大量的时间，并且会严重阻碍事业单位对于人力资源的分配时效性。一些档案人员缺乏专业的管理意识，有些事业单位在人事档案管理工作中所配备的管理人员并非专业性的人员，仅仅是了解一些浅层次的档案管理知识，但是事业单位也没有对这些人员进行更加专业的培训，其缺乏专业技能以及专业化的管理知识，在工作中无法投入更多的热情，这会使得事业单位无法更好的发挥人事档案管理的价值。同时这些档案管理人员对于一些突发状况的处理能力也存在缺陷。

（三）檔案管理信息化水平较低

当前随着网络技术的快速发展，其已经深入渗透到社会中的各个领域，有效的将信息技术与人事档案管理工作相结合，可以高效的实现大资源的查阅以及管理共享等功能，但是由于事业单位对于相关问题没有予以重视，也就没有充分的引入信息化技术来实现档案管理现代化建设，无法提升其信息化水平。当前一些事业单位仍然使用传统的纸质档案资料以及手工的管理模式，这也会降低工作效率。

三、提升人事档案管理工作质量策略

（一）规范档案管理工作各项内容

要健全档案管理机制进而不断使得相关工作规范化。随着事业单位的快速发展，其内部人员的变更也会是较为频繁的，因此要有效的发挥人才管理机制的价值，在内部制定明确的人事管理条例，同时要加强事业单位内部各个部门之间的联系，通过各司其职以及资源的共享来完善整个事业单位的人事档案。要保证档案资源的精准与真实，同时要针对其中一些问题及时的发觉并解决。通过部门之间的相互沟通来努力完善相关工作。

（二）革新档案管理工作理念

新的历史时期下，人事档案管理工作应当有效的革新工作观念。要能够在管理工作中树立服务的观念而不仅仅是对档案资源的保管。当前我们处于信息技术快速发展的社会中，而信息的生命周期也不断缩短，因此我们应当有效的保存信息，并且将相应的资源及时传递出去，这样才能够实现资源的有效共享，并且凸显信息的价值。信息时代所带来的另一个特征，就是知识经济时代的快速到来，要有效的转变观念、树立服务的理念，通过有效的方式来将信息进行处理分析等，并且实现有效的共享。通过借助信息技术可以更好的将资源与他人共享，并且针对有需要的人做好服务工作，这也是新时代下实现人事档案管理目标转型的有效需求。

（三）实现人事档案管理信息化

人事档案管理信息化建设是当前一个大的趋势，尤其是对事业单位的人事档案管理工作来说，实现信息化建设可以方便资源的共享与查阅同时也方便档案资源的保存，对于一些事业单位来说，档案原件是非常重要的内容，而原件的保管方式也是非常重要的，因此可以对元件进行备份，并且将二者都进行有效的保管，并且在当下引入信息化技术等，通过软件与硬件作为支持来提升档案管理信息化的程度。

大数据技术在当下实现了快速的发展，但是还是需要对相关的技术在档案管理工作中的应用予以完善。大数据技术本身就过于宽泛复杂，而对于一个行业来说，要想引入大数据技术，就应该打破传统理念以及专业的限制，寻求专门的大数据公司进行合作，这样也能够有效的提高工作质量。要能够开发合适的档案管，大数据分析工具，根据相关工作的特殊性开展专门的系统，只有通过与专门的大数据开发专业公司进行合作，才能够结合相关工作的特点予以高效的应对策略。人事档案管理信息化建设需要一套标准来作为约束，要能够定义使用大数据的目标以及标准，在此基础之上再针对相应的问题运用大数据工具作为解决策略，同时要能够注意大数据时代下所带来的一些风险。在运用大数据工具提升工作质量的同时，也应该规避其带来的一些负面影响，比如对于隐私权的侵犯、知识产权的纠纷等内容，通过制定有效的法规明确其中的权限，以此来应对相关工作中可能发生的一些风险。

（四）提升管理人员素养

档案管理人员的素养需要提升。因为作为整个人事档案管理工作的软件基础，人力资源是核心内容。事业单位要加强对相关管理人员的培训，强化其专业素养。同时需要其具备新的管理观念、转变其陈旧的思想，在当下的人事档案管理中不断寻求新的方法以及解决策略，要加强其使用信息化技术的能力，要熟练计算机操作，使用高效的工具来进行档案管理工作，能够适应现代化的档案管理方式，以此来不断提升整个档案管理工作的质量与效率。

（五）健全管理机制

要健全事业单位内部人事档案管理工作机制。通过落实全面责任追究制来对其中存在的各个问题予以问责，要将人事档案管理工作的责任落实到个人，同时要在内部设置专门的档案室来开展各项管理工作。通過制定有效的奖惩措施来激发档案管理工作人员的积极性，并且要做好硬件保障工作，设置防盗防火措施，并且优化管理环境。通过信息化的建设来对其中的资源予以归纳整合以便于后期的使用。

（六）做好人事档案资源保密工作

由于人事档案管理工作所涉及的内容非常复杂，并且其记录了事业单位内部每一个员工的各项信息，这些信息对于员工自身的发展以及事业单位的发展都具有积极的意义，因此需要做好档案的保密管理工作，如果相关的信息被窃取，那么对于个人以及整个事业单位来说都是无法估计的巨大损失。虽然在当下提倡实现信息化的档案管理工作，但是仍然应当针对信息化过程中可能存在的问题予以重视，要减少档案丢失以及损坏的风险，同时要加强其安全保密工作，单位要能够针对信息化建设过程中的诸多问题予以解决，完善信息网络、构建安全档案管理平台。

四、结束语

对于新时期下事业单位人事档案管理工作来说，需要更好的结合存在的问题予以解决。通过完善档案查验核实制度、资料传递制度、保密制度等，并且结合现代化技术来实现其信息化建设更好的实现资源的共享。要加强对内部人事档案资源的利用，并且通过新的理念作为引导来实现工作内容与模式上的创新，进而充分开发利用人事档案资源的内在价值。

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