企业人事档案的现代化管理方略

郭永清

摘 要：现代社会，人才已成为企业发展之重要资源，加强对人才信息的收集管理也成为了企业工作的重要内容，因此，企业应重视人事档案管理工作，并采取行之有效的方式开展该项工作。特别是在信息技术快速发展的当下，企业人事档案管理也应与时俱进，采用现代化档案管理方式来提升人事档案管理效率，本文对此进行了详细探讨。

关键词：企业;人事档案管理;现代化管理

人事档案是企业于人事管理中逐步积累形成的档案，是对企业员工个人信息的详尽记录，能够反映企业员工的学历与能力、工作经历、工作成绩以及德才水平，并为企业的人员任用与选拔提供有效参考。特别是在当前人才竞争日趋激烈的时代背景下，企业要想做好人员管理工作，就需重视对人事档案的管理，结合员工档案内容以及其日常工作表现来对员工进行正确的评判，并将其安排至合适岗位，实现人尽其用，最大程度发挥企业员工的个人价值，在提升人力资源管理水平之同时提高企业整体效益。因此，与时俱进地对企业人事档案进行现代化管理迫在

眉睫。

一、档案现代化管理的主要特点

在互联网时代，档案的现代化管理主要体现了如下特点：第一，档案管理的网络化、数字化。随着信息技术的发展，互联网已深入至各行各业，各企业也纷纷引入互联网技术开展档案管理工作，不仅实现了档案信息的电子化归档和数字化转变，还加大了网络平台开发力度，实现了档案信息的联网共享，档案部门已与其他各部门实现了网络连接，方便各部门把最新档案资料及时传送给档案部门，实现了对档案信息的实时更新与记录。档案管理的网络化、数字化在很大程度上节约了人力物力，保证了档案信息的完整性与及时更新，提高了档案管理效率。第二，档案管理的便捷化。现代档案管理工作已采用先进的设施设备来开展，各档案部门已纷纷引入了扫描仪、计算机、打印复印机、打码机等等现代化管理工具，能够很方便地将纸质档案转化为电子档案，既压缩了档案的存储空间，也方便了档案资料的调取和利用，为档案的管理提供了便捷。

二、企业人事档案管理现代化的必要性

（一）是适应社会经济发展的需要

随着生产力的不断提高以及现代科技的发展，经济全球化发展以及市场经济的一体化发展已是大势所趋，这使得社会人才的流动日益频繁，人才信息交流也日益多样化。在此背景下，企业需通过现代化手段，利用信息技术建立便捷的人才信息管理平台，才更有助于人力资源的管理，以及人才资源的共享。企业人事档案管理的管理对象是企业员工，而员工具有一定的社会属性，其个人信息资料十分复杂且多样，在社会人才流动频繁的时代背景下，企业人员的人事档案内容也更为复杂，这也就需要企业人事档案管理部门能够采用先进的管理方式来开展人事档案管理工作，使相关工作与社会经济的发展需求相契合，与社会的信息化发展高度相关，进而实现企业人事档案管理之革新，提高档案管理效率。

（二）是现代企业实现发展的需要

当前，企业的生产经营方式得到了一定程度的改变，企业经营管理的现代化程度更高了，这也就要求其他部门配套的管理措施也与時俱进，跟上企业发展的步伐。从企业人事档案管理工作来看，不仅档案资料多，内容复杂，且档案更新速度较快，企业员工的工作成绩、德才表现、各类重要奖惩事迹等都需要及时记录在案，如此才能更便于企业甄选人才。而现代企业更注重工作效率，且各部门之间的分工合作更为精细化，某一部门工作效率低则会对企业整体工作效率产生影响。因此，为跟上现代企业发展步伐，企业人事档案管理也应采用现代化管理方式，进行开放式、高效化管理，真正促进企业发展。

三、企业人事档案管理现代化的要求

（一）实现人事档案电子化管理

当前，档案信息化管理是大势所趋，因此，要实现人事档案现代化管理需先实现档案资料的电子化管理，亦即要求变纸质档案为电子档案，构建规范统一的电子档案信息库，以方便企业各部门通过内部网络进行人事档案资料之查阅。同时，电子化档案管理也便于档案管理人员及时更新和修改人事资料，保证人事档案之完整性。此外，也便于企业将人事档案数据保存至云端，提高档案保管的安全性，节约管理成本。

（二）实现人事档案标准化管理

企业人事档案的现代化管理需要遵循一定的管理标准，特别是在经济全球化以及各企业之间联系密切的当下，企业人事档案管理依据一定的标准开展，有利于加强各企业之间的人力资源信息整合，也便于企业利用系统软件对人事档案进行集中管理。此外，以统一的标准开展人事档案管理工作，有利于信息的共享交流，便于信息资料的统计分析与利用，还有助于各企业档案部门工作之接轨。

（三）实现人事档案网络化管理

档案电子化是档案网络化管理之基础，在做好企业人事档案电子化转化后，企业人事档案管理人员还应在遵循相关查阅原则以及保密原则的基础上，对人事档案开展网络化管理，不仅实现企业内部人力资源信息的共享，还可实现人力资源的网络共享，以便于企业、社会选拔人才，实现档案资源之高效利用。

四、企业人事档案现代化管理的策略

（一）人事档案管理制度现代化

人事档案之现代化管理需要依靠一定的制度来开展，企业可根据自身实际情况，结合现代档案管理方法与原则进行相关管理制度的调整与优化，以形成符合本企业发展需要的现代化人事档案管理制度，促进相关工作之有序开展。这就需要企业档案部门加强与上层领导及人事部门之沟通交流，制定出完整、明细之制度，特别是针对人事档案的电子化、网络化管理，不仅要出台详细的档案收集制度、整理制度、查阅制度、网络共享制度，还应出台相应的安全管理制度，以此既保证相关工作的有序开展，又保证人事档案现代化管理之安全，同时亦使人事档案方便企业各部门的调阅利用，使人人参与管理，责任落到实处，进而提升管理工作效率。

（二）实现人事档案数据自动化整合

现代社会讲究工作效率，企业人事档案管理也应提高工作效率，通过有效方法实现人事档案数据之自动化整合，节约管理时间，减少管理成本，实现管理效益的最大化。前文已提到，人事档案的现代化管理需要实现档案资源的电子化、网络化，但是，档案资料的电子化并非简单的变纸质档案为电子档案，而是要实现档案数据的自动化整合。特别是在大数据时代，信息资源多如牛毛，人事变动频繁，要想提高人事档案管理效率，更需要实现其数据之自动化整合。这一方面要求企业人事档案管理人员加强对人事资料信息之收集整理，并依据行业之统一标准构建信息管理体系，加强档案数字化建设以及网络化共享，方便用户查阅所需档案资料，同时加强与其他企业之合作交流，对可公开的部分人事档案信息进行开放共享;另一方面，要加强技术研究，密切关注最新人事档案管理技术动态，有效促进档案数据之整合管理，加快数据化管理进程，或引入云计算等服务模式，实现人事档案数据的精准定位、筛选与整合，实现人事档案的有序管理。此外，利用云端技术，也有助于人事档案之自动化分类存储，使用户享受到可视化数据服务。

（三）不同载体人事档案的无障碍转化

档案具有唯一性，这就需要档案存储要遵循双套制，企业人事档案的现代化管理同样如此。对于纸质档案而言，其需要占据较大的存储空间，且对档案室的保存条件有着较为严格的要求，不仅要温湿度适宜，还需防虫防火防尘，人力物力消耗比较大，管理不当极易造成档案资料的损毁，因此，可利用扫描仪、缩微胶卷以及光盘对纸质档案进行现代化存储管理，构建数字影像整合系统，进而实现纸质介质、缩微胶片与磁介质之无障碍转化，提高人事档案资料保管的安全性，实现双重保管。此外，对于电子文档，也可利用相关工具将其刻录成光盘，或利用硬盘进行存储备份，有效延长档案资料的保存期限，缓解传统纸质档案占用空间大的压力，也更便于人事档案资料的利用与共享。

（四）储备现代化人事档案管理人才

企业人事档案之现代化管理需要以专业化人才为基础，因此，企业需有计划地储备现代化人事档案管理人才，多引入一些具有现代化档案管理理念、具有专业知识、懂得现代信息技术之人才，以应对人事档案现代化管理之发展，提高档案管理工作效率。人事档案管理人员需明确自身工作职责是为用户提供档案服务，为企业领导层选拔人才提供数据支持，因此，需不断改进与提升服务质量，这就需要在专业能力以及综合素养的提升上下功夫。且人事档案的现代化管理需要档案管理人员掌握一定的信息化技术，能够利用相关管理软件开展档案管理工作，这就需要企业档案部门在人才引进时要明确聘用人员的信息化技能要求，具有一定的网络安全知识，能够胜任本职工作。而对于企业已在任的档案管理人员，企业应加强对其的培训，可组织集体学习、内部交流会，进行知识经验的分享交流以及工作问题的探讨解决，也可邀请专业人士来企业开办学习讲座，共同探讨前沿问题，提高档案管理人员的思想认识，促其不断学习进取，更新工作理念，提高工作能力，为企业人事档案之现代化管理夯实人才基础。

总之，企业人事档案的现代化管理是大势所趋，需要企业相关人员转变工作理念，引入新的现代化管理方式，实现人事档案管理工作之高效开展。

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