浅谈企业档案管理存在的问题及对策

吉海蓉

摘 要：随着我国经济的快速发展，越来越多的新型企业都孕育而生同时企业也都发展具有一定的规模，因此越来越多的企业开始注重企业的管理。企业档案管理在企业中是有着很重要的地位。档案作为信息的载体，对于企业信息的记录以及对企业的发展都起着至关重要的作用。企业档案是指一种记录，是企业在各项生产活动中产生对国家、社会以及自身企业具有价值意义的文字或图像。为了加强企业档案管理，提高企业档案管理的水平，我们就企业档案管理所存在的问题展开探讨并提出相关的对策。

关键词：企业档案管理;问题及对策;探讨研究

企业档案管理对企业的发展有着重要的影响，企业档案可以帮助企业在如今激烈的市场上从人力、物力以及财力等方面上求得生存和发展。对档案进行规范化的处理可以有效的帮助企业档案的管理，将企业档案建立起科学、系统的管理制度，也会对企业的发展有一定的影响。拥有企业档案系统管理思维，建立起较为社会化的档案公共服务系统，科学合理的处理档案保密和开放间的关系，这对于提高企业的管理是有着很大的促进作用的。

一、企业档案管理存在的问题

（一）档案管理存在着意识薄弱的问题

拥有企业档案管理的意识是企业档案管理的核心，较强的档案管理意识可以方便加强企业档案管理的制度。而在这一环节中较多的领导却对此不以为然，我们都知道企业作为生产活动的场所，领导更多的是紧抓企业的安全生产以及对外的市场机遇，他们对企业档案管理也仅仅停留在收集、整理和保存一些作用不大的资料，更有甚者设立企业档案管理部门也只是为了应付上边的检查，没有充分认识到企业档案管理的重要性。除此之外还有相关负责人员的懈怠。由于领导的不重视从而就会导致相关人员缺乏相应的主动积极性以及工作热情，最终会使得企业档案管理成为一项“重形式，轻内容”的工作。同样的，企业档案管理工作体制的不健全会导致档案资料的不同步，材料的缺失或是信息的不準确。总的来说，企业档案管理意识的薄弱会在很大程度上影响到企业的发展，进而会阻碍企业的进步。

（二）档案管理人员力量较弱

这一点从企业档案管理人员方面考虑，在上述方面的影响之下，会使得这些企业档案管理人员大多数是退休的转岗人员，或是一些后勤部人员的转入，从而就会使得企业档案管理人员多为年龄较大，学历低下，素质不高的人员，进而也会造成企业档案管理人员的频繁调动。他们对于接受新的知识技能的能力较差，对于计算机等高科技的环境也较难以适应。而作为企业档案管理人员应该具有最基本对档案利用计算信息技术进行合理的筛选、加工整理的能力。除此之外还会造成档案编号索引不全等混乱的管理模式，企业档案管理的价值不能很好的体现出来，也就没有办法提高企业档案管理的质量，难以为企业提供有效的信息资料，这样会很严重的阻碍到企业的发展。

（三）企业档案管理设备的不齐全以及管理手段的落后

虽然说企业档案管理有着一系列的制度法规，但是缺少相应的设备还是会对企业档案的管理造成一定的影响。如果没有专用的档案库房、铁质柜或是档案装订的不及时，以及各部门领导的不重视，就会导致档案工作不具有标准化，影响到整个企业的运作。同时企业档案管理手段的落后也会影响到企业的发展。有的企业在进行生产活动过程中没有科学有效的实现资源的共享，也没有将整个管理工作进行公开透明。对于档案的管理工作也没有采取分段治理的方式，对于涉密的文件也缺少严密密封等安全措施。对于那些重要的文档也缺少相应的现代化信息管理的技术，这些落后的管理手段对于企业档案管理来讲是个较大的问题。

二、就企业档案管理存在的问题提出的相关对策

（一）加强企业档案管理意识

首先是要做好企业管理工作的前提条件，就是要使得企业的领导负责人高度重视企业档案管理工作，让每一位企业员工尤其是企业档案管理人员都能充分认识到企业档案管理对于整个企业发展起着至关重要的作用。其次是要加强对相关人员的培训工作，积极的参加有关培训及讲座，认真学习工作流程，按照要求严格的接受、整理、归档、入库、上架等各个工作环节流程。同时，企业还可以派出企业的精英到优秀的企业去学习，并总结出一定的经验，方便企业档案的管理。企业也可以在社会上大量招聘具有知识技能过强的人员，一方面可以为企业注入新的活力，另一方面还可以带动企业档案管理人员的业务水平。最后还要做好对整体企业档案管理人员的深层次的教育工作，这样可以开拓员工的视野，能够接受到最新的档案管理领域方面的新动态，还可以提升企业档案管理人员的综合素质，使得对于企业档案管理不再是单一化的，有效的提升了企业档案的管理工作质量。

企业档案管理本就是一项服务型的一项工作，因此我们还要树立高度的强化服务意识，将主动服务作为企业档案管理工作的出发点，保持着主动创新的意识来提高企业档案管理的服务意识。我们需要不断的改变企业档案管理的被动局面，充分利用现代化信息技术来实现资源的共享，同时保持整个工作的公开透明性，企业档案管理人员还要严格按照国家的保密规定来为企业提供更精准、周到的服务。

（二）不断改善及加强企业档案的功能

1.健全企业档案管理的规章制度

企业档案管理要建立起较为科学系统的管理机构和网络，为了保证企业档案管理的顺利开展还需要为层层的部门环节配备相应的技术人员，较为充分性的发挥出制度的指导规范作用。企业档案管理人员还必须要有一定的责任心，不仅要每月对档数进行核查还要坚持做好企业的保密工作，企业档案管理人员不可以以任何方式向无关人员泄露档案的内容，违反者要根据情节的轻重来进行处罚。档案规章可以采用征编结合的方式以方便提高查找利用档案的效率，及时的修复或复制破损或出现其他毁坏症状的档案。

2.采用信息化的管理手段

采用信息化的管理手段是企业档案管理的一项重要方式，充分掌握好现代化管理技术，以方便提高企业档案管理人员的综合素质。同时也为了提高企业档案管理工作的效率和水平，我们也要尽可能快的实现档案信息化的管理。企业档案管理人员要学会边学习边操作，利用计算机网络知识技能以及信息技术，运用新的高科技手段以计算机等的现代化手段方式来对档案进行高效率的整理。按照档案文件的先后顺序进行打印还可以在很大程度上节省了人工的操作，提高了工作的效率，才能更好的为大众进行服务。

3.要有效保证企业档案管理工作质量的提高

档案的标准化以及规范化的问题关键在于档案质量，在拟制档案内容格式时要保证档案的规范性，档案内容不可以出现不规范的日期等。整个档案的字迹要求清晰工整，以横写横排作为排版的形式，幅面尺寸规格要保证统一性，统一采用左侧装订的方式来保证企业档案管理的标准化和规范化。不断完善档案材料的收集工作，确保档案内容的真实可靠性，强化企业档案管理人员的系统意识。

三、结语

总而言之，企业档案管理作为现代化管理的标准，企业应该加大对企业档案管理基础设施的投入力度，逐渐实现档案现代化信息的管理，与此同时还要加强企业对档案管理人员的培训，最终保证企业档案管理有助于企业整体的发展，促进企业的不断进步与发展。

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