浅论事业单位档案管理现状及优化措施

王芳

摘 要：档案管理主要是对各类信息进行收集、归档、存储、调阅等相关活动，是事业单位的一项重要管理工作，也是事业单位的职责所在，但依据目前的情况来看，我国事业单位在档案管理方面虽然基本能够满足社会、国家及人民的需求，但还存在多种管理现状，使事业单位的档案管理水平与质量较低，导致事业单位的档案管理现状不容乐观，依然需要给予优化。本文也主要对其现状进行简要谈论，并提出相关优化措施，旨在改善事业单位的档案管理现状。

关键词：事业单位；档案管理；现状；优化措施

档案管理是对个人、团体等各类信息和资料进行管理，雖然在短期内体现不出其价值，也看不到价值所在，但依据长期来看，其具有极为重要的作用及较高的价值，因为通过档案管理，可以把各类信息、资料进行完整的保存，在需要的时候可以调阅、参考、使用等，便于解决今后的各类事务。例如，在各类纠纷中可以提供原始资料，便于用作证据、凭证等作用。但就当前情况来看，事业单位的档案管理现状还不容乐观，主要包括管理工作不够重视、档案管理专业性低、信息化程度低、管理经费投入不足等现状，难以达到当代社会所要求的管理水平与质量，所以，必须要利用多种优化措施给予优化。

一、事业单位档案管理现状

（一）对档案管理不够重视

档案管理不够重视是目前各事业单位普遍存在的管理现状，其主要体现在两个方面，首先，管理人员对档案收集、整理、归档、保存等工作不认真或者不付责任，例如，不考虑档案的完整性就给予归档、在保存过程中纸质原始档案存放混乱等，都会造成档案的不完整性且容易丢失，降低了档案的保存及使用价值；其次，对档案的保密性不够重视。档案借取条件较为宽泛，而且在借阅人在还档时不仔细检查档案的完整性，这种不重视的工作态度极易造成档案信息、资料外泄等情况。造成对档案管理不够重视的原因也有两种，首先，档案管理工作属于一项管理性的工作、纯服务性的工作，不会给事业单位带来实质性的财富，在人民对事业单位的评价方面也忽视档案管理方面，所以，事业单位的领导及档案管理人员都轻视档案管理工作；其次，档案管理人员本身业务认识、业务能力较低，再加上事业单位对档案管理要求、标准较低，从而导致对档案管理不够重视的情况产生。

（二）档案管理的专业性较低

由于事业单位对档案管理的重视度较低，也促使档案管理专业性较低，其主要表现在两个方面，其一，管理人员不专业。管理事业也属于一项社会专业，其工作人员也需要具有专业能力，但从当前的事业单位的档案管理人员来看，很多工作人员并非该专业毕业或者没有专业、深入的学习相关知识，而是由其它部门调任或者由其它专业的人员来从事相关工作，这都造成档案管理人员非专业化的情况；其二，档案管理制度不专业。由于单位、职业、部门的不同，档案管理制度与其它部门的管理制度也存在差异，所以，应该对档案管理方面制定专业、专门的管理制度，然而，很多档案管理制度不仅不完善，而且也缺乏科学性，这就导致了其专业性较低的现象；第三，具体工作不专业，例如，对档案没有进行合理的分类、重复整理、工作流程随意化等，都是工作不专业的具体表现，极易造成档案存储混乱，难以快速调取，甚至是丢失。

（三）信息化水平低

在当今信息技术发达的社会，各行各业都在向信息化管理方向发展，对于事业单位的档案管理来说，应用信息化的管理模式，对其管理工作大有帮助，可以有效的提高管理质量与水平。然而，在实际的档案管理中，由于受到人员技术、管理系统等多方面的因素影响，使档案管理信息化发展较慢，以至于使信息化管理水平较低。其主要表现在两个方面，首先，对于一些较小的事业单位而言，依然全部采取纸质保存与管理的方法，依然是人工分类、利用纸质进行记录等，而没有采用计算机系统进行管理，信息化管理水平为零；其次，在当前技术条件下，很多事业单位虽然已经引用了计算机系统从事档案管理工作，虽然记录档案的归档日期、分类、存放位置等信息，但受软件限制，既不能形成电子档案，在本单位其它部门也不能进行档案信息共享，也就是说当在本单位其它部门要使用相关档案时，必须要到档案管理部门调取才能进行使用。这也说明档案管理信息化水平较低。

（四）管理经费投入不足

档案管理部门也是事业单位部门的一种，其工作也是事业单位的一项不可或缺的工作，在档案管理部门发挥正常作用和正常运行时，也需要给予充足的资金来做保障，然而，在实际的档案管理工作中，由于事业单位对此项工作的不够重视，导致管理经费投入不足。在实际的档案管理工作中也有两大方面体现出管理经费的投入不足，首先，由于时代的发展，科技的进步，档案管理的相关设施、设备没有足够的资金来更新，特别是在信息化设备的引进方面投资较多，资金缺乏较为严重，导致用于管理的设施、设备较为陈旧；其次，很多事业单位为了节约开支，或者因资金问题，聘用专业能力、业务能力不高的人员从事档案管理工作。

二、针对当前现状的优化措施

（一）档案管理人员要认识档案管理的重要性

档案管理工作虽然不能为事业单位直接创造财富，但其是事业单位不可或缺的一项管理工作，其对档案保存、调取、应用发挥有着极为重要的作用。因此，必须要让档案管理人员深刻认识、理解到档案管理工作的重要性，才有利于提高其管理质量与水平，才能对优化当前管理现状提供帮助。为此，事业单位的领导人首先要提高档案管理工作的重视度和提高对档案管理的认识，并对档案管理提出新的管理要求，以便引起档案管理人员的重视，有利于其重新认识档案管理的重要性；其次，为了能够有效让档案管理人员认识到档案管理的重要性，事业单位可以经常召开相关会议，向管理人员讲解其重要性。或者发放教育宣传资料，向管理人员宣传其工作的重要性，使管理人员耳濡目染，便于提高其认识。

（二）完善规章制度

规章制度不仅可以规范工作，也可以为管理提供必要的依据，是任何单位不可或缺的管理制度。所以，针对当前档案管理制度不够专业的现状，就必须要制定严格的规章制度，使其管理制度具有科学性、严格性、专业性，才能起到优化现状的作用。为此，相关人员要对现行的规章制度进行分析，依据单位的具体情况、实际状况考虑其科学性、合理性、实用性，并针对不合理、不科学的规章制度进行修改，补充缺失的规章制度，力保规章制度的完善性、实用性，才能正确的指导着档案管理工作和规范着档案管理工作。

（三）提高管理人员工作能力

工作能力是做好任何事务的前提条件，所以，为了改善事业单位当前的档案管理现状，也需要提高管理人员的工作能力，其工作能力包括管理类专业知识、档案业务能力、职业道德三个方面。对于管理类專业知识而言，事业单位应经常给相关人员提供学习、培训机会，使其管理知识不断的得到更新，才能满足实际的管理需要，管理人员也应积极参加相关培训活动；对于档案业务能力而言，需要结合管理专业知识对单位的档案管理进行仔细、深入研究，找出适合培养和提高自身在档案方面业务的方法，并努力学习，力求提高自身的业务能力；对于职业道德而言，也极为必要与重要，其直接关系着管理人员的工作态度，因此，必须要通过加强思想道德学习、培训，或者开展思想政治建设等多种途径，以此来提高管理人员的职业道德。

（四）增加档案管理经费的投入

对于事业单位而言，任何一项决策、计划都需要相关经费的支撑，否则，各项行动、计划将难以落实，在档案管理现状优化方面也不例外。所以，事业单位在对档案管理重视的基础上要增加管理经费的投入，其经费主要用在两个方面，其一，由于在正常的档案管理中，档案资料一直在不断的增加，所需要的场所、基础设备等也要相应的增加，特别是在当今信息化的社会，档案管理要向着信息化方向发展，但在信息化的建设中要投入大量的资金，所以，投入的资金一部分要用于档案管理基础设施建设；其次，由于档案管理具有极为重要的作用，也需要具有专业性的人员从事相关工作，因此，另一部分资金也需要投入在人事方面，用于培养现有人员或者高薪招聘专业能力较强的人员从事相关工作。

三、总结

档案具有极为重要的保存价值和具有决定性的参考、利用价值，所以，针对当前的管理现状，事业单位的领导者及档案管理部门的管理者应该引起足够的重视，制定实用、可行的优化措施给予优化，进一步提高档案管理水平与质量。

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