基于电子商务时代下的采购流程方式

左晨玉

摘 要：随着信息技术的飞速发展，电子商务已经形成一股热潮，渗透到人们的生活中。电子商务实际上就是指人们利用互联网进行各种各样的贸易活动，为商业运营开辟了一条全新的运营模式。现在传统的商业活动已经在电子商务时代下被影响，各环节逐渐信息化、电子化、网络化。网络极大地缩短了人与人之间的距离，方便人们采集更多的信息数据，提高了信息采集的速度，让人与人之间的交流和贸易活动更加便捷。本文将从传统采购存在的问题的分析出发，探讨一下基于电子商务时代下的采购流程方式以及电子采购的重要意义。

关键词：电子商务；传统采购；采购流程

一、引言

如今，我们已经进入一个信息技术飞速发展的时代，地球已经变成一个“地球村”。人与人之间的距离拉近了、国家与国家之间的距离拉近了、种族之间的关系更紧密了。因此，网络推动了人类发展的进程。当今世界，人们可以足不出户就能获取到各种各样的新闻，买衣服、买家具、吃饭等等都可以在网络上完成，物流行业飞速发展，形成了高效率的电子商务。本文将简要阐述传统采购的存在问题，探讨一下基于电子商务时代下的采购流程方式及电子采购的重要意义。

二、传统采购存在的问题

（一）采购方案不合理

传统采购方案主要依赖于采购人员的个人业务经验。采购人员需要先进行市场调查，根据实际的需求量来制定合理的采购方案[1]。其一，采购行为随意，没有采购方案意识，忽视了成本预算的重要性。其二，采购计划编制与实际需求量差异较大。传统采购常出现原材料及订货过多，造成囤货，导致成本亏损过大；或者是原材料过少，订单量也少，导致供不应求，无法按时完成订单，未实现资源的合理配置。其三，采购方案缺乏动态可变性，传统采购方案没有起到助推企业发展的同时，反而成了绊脚石。

（二）采购方式不专业

在传统的采购方式中，由于企业很少会设计专门的方案设计，仅为按需采购，导致需要频繁补给库存，一旦采购滞后，会严重影响了企业的生产效率和订单进度。传统的采购方式主要依靠采购人员手工操作，既浪费时间又消耗人力，交易过程中的账面结算以手工为主，容易出现计算错误的问题，风险相对较大[2]。此外，传统采购的供应商选择是十分有限的，以经验合作为主，不能在较大范围内进行信息筛选。这样传统的贸易活动不仅阻碍了企业的发展，在一定程度上容易造成区域垄断、甚至滋生腐败。

（三）采购链条不畅通

企业由于采购方案缺失或不够合理，采购环节不专业，导致生产活动不顺利，自然而然影响了产品质量[3]。而处于成本控制的目的，企业在选择供应商时，容易单一从价格因素考虑，选择成本较低的供应商，忽视了供应商对企业发展的重要性，实际上，长期而稳定供应商是对企业产品质量的重要保证。当生产过程中原材料供给不足或出现质量问题，均会严重影响企业的生产进度，导致延时交货，甚至造成潜在质量问题，影响到企业的形象和信誉度，不利于企业延续经营[4]。

（四）采购管理不规范

传统的采购中，主要依靠采购人员的个人素质和业务经验进行采购。虽然设立了独立采购部门，但在采购职责划分，尤其是采购过程的每一个环节的精细化管控上存在很大不足。许多企业对采购缺乏重视，采购人员队伍整体专业水平不高，对企业的生产各方面不熟悉，不懂得合理规划成本以及制定合理的采购计划，市场调查能力不足，致使采购流程不合理，采购过程中频频出现问题[5]。采购工作是产品生产的基础，采购方案、采购流程不合理，采购人员缺乏对市场情况的敏感性。一旦原材料购入过多，会出现囤货现象；原材料购入过少，会影响生产进度；原材料质量不合格，会影响产品质量；原材料的价格不合理，同样会影响到企业成本控制管理，关系到企业的收益问题。

三、电子采购的概念及特征

电子采购是指企業方面利用互联网，在网上发布采购信息以及在网上进行招标活动、竞价活动、谈判活动等，实现了信息全面化，在网上设计合理的采购方案，采购环节得以细化，便于实时观察选择的采购方式[6]。

以招标环节为例，基本包括编辑标书-生成招标文件-投标-审阅投标书-评标。整个招标环节从线下改为线上，能够实现信息共享、减少采购时间、节约采购成本、优化采购流程、避免过多的安全存库。

同时，电子采购还由于其开放式的平台，相比传统采购提供了更为公开、公平的交易环境，有利于改善企业与供应商之间的关系、提高企业知名度、更好地满足客户的需求。电子采购也顺应了时代发展的潮流，企业理应与时俱进，改善自身的采购方式。

四、电子采购的优势

（一）有利于降低采购成本

企业利用互联网收集采购信息，相比传统采购，选择更自由，范围更广泛。电子采购可以全面地了解到相应的市场需求信息，根据供应商的喜好及要求，综合考量原材料购买[7]。相比较现场市场调查，有效降低了成本费用。电子商务平台的存在扩大可选供应商的同时，更有利于减少中间环节，提高直接供应商的供货比例，降低成本。另一方面，通过在网上投标、竞价、谈判，实现了无纸化办公，节约了大部分时间，加快了采购速度，提高了采购的进度。

（二）有利于实现过程管控

企业在采购材料的过程中，通过在互联网上投标、竞价、谈判等，整个过程都形成一个信息流，使采购过程更加规范化、系统化，将整个流程公开在大众面前，让大众共同见证这一过程，实现了采购透明化，便于实时监督指导。采购透明化，体现了公司的采购专业水准，能够为公司树立一个良好的企业形象，提高公司信誉。

（三）有利于促进流程规范

针对互联网采购活动，需要制定完善的采购管理机制，规范采购程序。企业必须提前设计出科学合理的购买方案，这是电子商务采购流程的必要条件。同时，为了确保采购流程更加顺畅，过程必须严格按照标准化的采购活动流程推进，受人为干涉因素影响较小。电子采购所特有的专门采购标准，使得采购人员在采购的过程中有章可循，严格按照标准，形成良好的电子采购风气，使得采购管理充分发挥其积极作用。endprint

五、電子采购的流程方式

企业在设置专门独立的采购部门的基础上，进一步将采购部门的职责细化。首先必须设计合理的采购方案和严密的采购计划，在互联网上或者借助专门软件等工具进行采购信息收集，集中采购信息。然后，在平台上实施采购活动。针对招标采购，要先进行招标项目申报，申报成功之后在网络上进行发布招标公告，投标方编制标书，并把标书文件入库系统进行投标活动，待到开标后进行审阅投标书的步骤，经过严密详细的数据处理之后由专业的评述人员根据详细的投标数据进行评定，将评定报告加密返回给招标方。针对竞价采购，通过相关的采购项目审批之后，在网络上实施各项目录采购、跟标采购、协议采购、定点采购、询价采购、在线竞价、在线谈判等流程，从将采购信息资料整合，到生成采购订单，供应商洽谈，生成订单，应付账款流程等全过程均在电子商务采购平台或专门软件上来实现。

六、电子采购的重要意义

随着电子采购方式的兴起，电子采购已在我国各大企业之间逐步普及，超过百分之八十的企业都由传统采购模式转换成了电子采购模式。各企业也通过这样的采购方式，形成了自营采购平台[8]。企业的自营采购平台建立之后，给优化了企业采购管理制度，给企业带很多好处。企业可通过采购平台，将企业采购标准以及实际的需求量清晰明了地公示出来，便于采购目标清晰化，有效避免与供应商的纠纷问题。还可明确供货方，实时监督货源的增加量、减少量。电子商务平台的标准化规范流程，对采购工作人员的专业素质也提出了更高要求，采购工作人员需要对公司的内部情况以及项目要求都有相对清晰的了解，并具备一定的专业素养，并实时对采购过程进行监督管理以及对相关采购数据进行严格的数据处理，并对数据进行相应的审判。由此，进一步提高了采购部门的规范化、专业化管理水平，促进公司内部高效运转。基于电子商务下的采购流程的系统化和规范化，电子采购管理制度也更加完善，透明度更强，有效改善了企业与供应商合作关系以及增加了对于供应商的选择，在节约成本的同时有效规避暗箱操作手段，提升企业的持续经营能力。从更大范围上看，将会推动了我国经济市场的竞争发展机制。

七、结束语

综上所述，企业舍弃传统采购逐步采用电子商务的采购模式已成为现代企业发展的必然。电子采购模式低成本、高效率、规范化、系统化、透明化等特点，有效规避暗箱操作，改善企业与供应商之间的不和谐关系，给予了企业采购的自由权、选择权，扩大了企业的信息采集空间以及采购范围，大大提高了企业采购效率，使采购管理得以优化，确保了产品质量以及企业信誉度，提升了企业的持续经营能力，推动企业健康长远发展。

参考文献：

[1]迟丽华，宋佳.企业采购流程的内部控制研究[J].中国商论，2016，（28）：14-15.DOI：10.3969/j.issn.1005-5800.2016.28.009.

[2]秦彩荷，谢步东，陈湘等.信息化支撑下应用TPS改善常规医用耗材采购流程的探索[J].医疗卫生装备，2016，37（6）：124-126.DOI：10.7687/J.ISSN1003-8868.2016.06.124.

[3]胥洪娥，谭仁先.电子商务时代下采购流程的研究[J].兰州交通大学学报，2005，24（2）：84-87.DOI：10.3969/j.issn.1001-4373.2005.02.021.

[4]任乐.企业电子商务采购应用初探[J].山西科技，2016，31（3）：25-28，34.DOI：10.3969/j.issn.1004-6429.2016.03.008.

[5]张盛，许春阳.省级电力企业授权采购流程规范化研究[J].企业改革与管理，2016，（1）：211-212.

[6]刘沛.采购流程中的风险点分析及管控措施[J].中国市场，2016，（28）：49，60.DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.049.

[7]胥洪娥，谭仁先.电子商务时代下采购流程的研究[J].兰州交通大学学报，2005，24（2）：84-87.

[8]王松.电子商务时代下的采购流程[J].西江月，2014.endprint