中专学校档案管理问题及解决对策

焦杨

摘 要：在学校发转过程中，档案管理起到了重要的作用。档案不仅是对学校发展历史的记录，同时也是对学生个人基本资料的记载。在学校组成中，档案管理占据了重要的位置。作为一项具有保密性质的工作，档案管理需要保护学生资料与教师学术资料。在现代社会经济发展中，如何与时俱进的做好档案管理工作成为学校面临的重要问题。本文分析了中专学校档案管理中存在的问题，并提出了相应的解决对策，以供业内人士参考借鉴。

关键词：学校；档案管理；优化

一、中专学校档案管理问题

一是档案意识淡薄。在中专学校中，在档案管理方面存在档案意识淡薄的问题。由于中专学校主要是为各行业培养具有职业技能的人才，与普通高中院校相比，其档案管理意识较为薄弱。在现代教育制度改革发展过程中，中专学校的人员变动较为频繁，对于个人缺乏约束力。

二是档案内容单调。在中专学校档案管理中，存在档案内容单调的问题。很多档案重点记录学生及教职工的教育经历，学历以及政治面貌等，而没有对现阶段的表现进行更新。在教职工德、能、勤、绩、廉等方面的考核，缺乏个性化与创新性，绝大多数都是大同小异的。每个教职工往往使用固定的、笼统的政治性术语和套话，也不愿意发挥主观能动性积极进行总结，对年度先进工作者也没有特别要求，往往是领导指定或大家轮流“坐庄”，从而导致档案材料不能具体反映每一个教职工的个性，没有特点，有失全面、准确，不利于激发教职工的工作积极性和创造性。

三是档案材料不完整。在中专学校档案管理中，存在档案材料不完整的问题，还有很多档案归档混乱以及交叉的问题。在档案归档中，很多将个人档案归类到文书档案，尤其是学校人事与档案分开管理的时候，在单位形成的业绩材料、工资晋升、职称晋升、职务晋升、学历进修等手续未能及时移交档案，出現这些人员档案“空白”现象，使得他们这一阶段的真实正作状况无法正确反映，直接影响到人事档案的质量及其他环节工作的开展。在中专学校个人与管理人员进行人事报表填写中，存在较大的随意性，没有将档案要素进行核实，从而不可避免的存在错填、漏填的问题，还有一些档案存在造假的问题。

二、中专学校档案管理对策

一是加强宣传，增强档案意识。要想加强中专学校档案管理工作，必须要提高学校档案管理意识，将档案管理工作与年度工作计划以及中期规划相结合，同时要提高学校档案管理的法制观念以及意识，从而为学校档案管理工作发展创造良好的发展环境。在实际档案管理中，需要加强对档案相关法律法规的宣传以及宣讲，充分利用互联网、学校广播、宣传栏等对档案管理相关工作进行宣传，从而提高全校师生员工对档案管理工作的认识与了解。

二是要制定出具体的人事档案。要想加强中专学校档案管理，必须要对具体的人事档案进行制定。一方面需要规定材料归档的时间、质量以及范围，同时要加强收集、整理档案工作的进行，并对学校人事档案内容进行创新，制定一些能够将教职工德、能、勤、绩、廉的档案材料，同时要重视教师的重大科研成果以及业绩，能够将各种反应教职工能力的各类材料划入到档案中，在确保档案材料规范性的同时，确保档案的质量，从而使得中专学校的档案成为学校人才信息资源完成的储备库。

三是提高档案管理人员素质。要想加强中专学校档案管理工作，必须要提高档案管理人员的素质。作为一项政策性与业务性较强的工作，档案管理工作具有保密性与服务型。因此，中专学校必须要加强档案管理队伍的建设，选择一些综合素质较高，专业水平较好的人员来从事档案管理工作。同时，要加强对现有档案管理人员的培训，拓展其管理技术以及专业水平，从而从根本上提高中专学校的档案管理工作水平。

四是开展现代化和信息化建设。一方面，需要加强利用计算机来进行档案管理工作，通过利用扫描仪等现代化设备来将档案资料输入计算机，同时运用相关的技术来将文字、图片以及声像资料等转为数据资料，从而实现档案的纸质化与电子化并存的模式；另一方面要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行非保密范围内的档案信息的社会资源共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务。

三、结束语

从上述分析中可以看得出来，在中专学校发展中，档案管理工作起到了重要的作用。在信息化发展背景下，中专学校档案管理工作存在很多的问题，包括档案意识淡薄，内容单调，材料不完整以及信息化程度低的问题。为了加强中专学校档案管理，可以加强宣传，增强档案意识、要制定出具体的人事档案、提高档案管理人员素质以及开展现代化和信息化建设，只有这样才能全面提高中专学校的档案管理水平，从而促进中专学校更快更好的发展。

参考文献：

[1]张巨民.现阶段中职学校档案管理工作面临的问题与对策[J].办公室业务，2013（23）：226-227.

[2]朱莉.关于中专学校档案管理的几点思考[J].上海档案，2011（11）：43-44.