做好工程档案管理工作的策略分析

张瑞增

摘 要：工程档案是在城市规划、建设和管理活动中形成的具有保存价值的材料，是社会建设管理工作的真实记录，在城市规划基础设施建设、交通管理，通讯电缆及有线电视工程、防备自然灾害等方面起着十分重要的作用，巳成为社会建设与管理的重要组成部分和城市建设与发展的重要依据。本文结合市政工程档案管理的特点，就如何做好工程档案管理工作作浅显探讨。

关键词：工作档案；水利；管理

一、齐抓共管，密切联合，建立健全档案管理网络

加强对档案管理工作的组织领导，是确保工程档案齐全、完整、规范的重要保证。遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则，要建立档案工作领导小组，统一协调做好档案管理工作。由总工程师主管档案情报工作，设立档案资料室，配备专职档案管理员；在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成涵盖全公司的档案管理网络。同时，加强制度建设，建立健全岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关，无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能保证文件材料不疏漏、不散失，使档案工作达到了系统化、规范化、标准化。

二、转变观念，超前管理，保持档案资料的完整牲

（一）根据工程复杂性特点，拓宽档案收集渠道

从实际情况看，工程建设项目内容比较复杂，从项目初期招投标到工程竣工验收阶段，所形成的文件材涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能造成文件材料遗漏。加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务一旦完成，临时机构解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整。我们改变过去坐等档案材料送上门的被动做法，档案管理人员超前管理，及时了解工程建设工作的具体操作程序和工作流程及每阶段的工作安排，掌握各个阶段工作中可能形成哪些档案资料，并对每种资料的内容，数量做到心中有数。在此基础上，采取以下主动收集方法：

1、追踪收集。这种方法适用于工程周期短，形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对牲地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高，但花费的人力、物力较大。

2、分阶段收集。这种方法适用子建设周期长的工程。某些大型道路、排水、桥涵等工程及某些跨年度的工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，保证了工程档案资料的连续牲、完整性。

（二）结合工程多样化特点，科学设置档案分类

根据工程建设的实际情况，我们制定了（科技档案立卷规范〉，实行系统化，规范化管理，建立了工程档案资料分类大纲，明确了保管期限。制订了科学的档号分类方法，坚持以规范化为立卷标准，将有保存价值、收集齊全完整的文件资料进行分类整理，先理出预备案卷，再进一步检查其分类及保管期限划分是否准确，把认定可以装订成正规卷的文件资料，及时立卷归档，从而有力地促进了案卷质量的提高，使档案管理工作逐步走上了规范化、科学化的轨道。

三、强化档案业务培训，提高档案人员素质

工程档案具有“一次性”和不可回复姓的特点，客观上对档案工作人员的业务素质提出了更高的要求，从事工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，不仅要懂文书档案、科技档案，还要懂与工程相关的一些专业类别档案。因比，为提高工程档案管理水平，我们加强了对专职或兼职档案管理和培训工作，聘请档案专家讲课，重点讲解工程建设工作中会形成那些类型的文件材料，哪些是属于具有保存价值并需今后归档的，从而明确具体的归档范围。

四、积极开发利用档案信息，促进档案管理工作

做好档案资料的收集、归档工作是为了利用，而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。工程档案的形成是工作者劳动和智慧的结晶。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给建设工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和工程建设工作者。使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。近几年来，我们对文件资料实施电脑化管理，各类文件档案资料及时输人电脑。形成电子档案。为业务部门提供了更全面的档案信息资源，这些档案信息无疑为我们工程建设事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更加积极主动地向档案室报送归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。