基于信息化的高校档案建设与服务的探讨

吴迪 吴耀东

摘 要：随着现代信息化技术的突飞猛进，高校档案信息化建设已成为高校档案管理的重要内容。为切实加强学校档案信息化的建设，加快推进档案信息资源的数字化、信息化管理，利用一体化、服务在线网络，更好地为学校的改革与建设发展服务，学校档案室在信息化建设的硬件设施、软件平台、网站建设、人才培养等方面，进行了全方位的建设。

关键词：信息化技术;档案管理;高校

随着信息化技术的高速发展，高校档案信息化管理工作是学校管理的重要工作。档案是学校建设发展的重要组成部分。

1.搭建平台，为推动档案工作科学发展奠定基础

1.1相关制度的建设。制定了档案管理工作的各项措施，责任落实到各科室，将各部门、各学院归档管理纳入到年终绩效考核中，建立奖惩激励机制，为学校以后的档案信息化建设奠定了基础。

1.2建立档案信息化平台。目前档案数据库中已经有上万条档案目录，经过筛选之后开通了部分文件目录的查询权限，并且建立了档案室局域网，实现局域网内资源共享。学校经常安排档案工作人员到部分高校和地州档案室参观学习和经验交流。

1.3加大资金投入力度，软硬件设施逐渐加强。学校对档案室投入的经费逐步增多，档案室根据业务需求和开发企业联合开发了综合档案管理系统，对全校的专兼职档案人员集中培训，并与学校的OA系统实现无缝对接，提高了档案信息著录、档案查询、数据统计的效率，加大了电子文件归档力度，并将原来的不同格式数据库迁移置新开发的数据库系统中，丰富数据库的信息。

1.4加强人才队伍建设。随着档案信息化建设的要求越来越高，对档案管理人员的素质要求也越来越高，档案专业要求计算机专业人员占比高，专业知识结构需要更加的合理。

2.档案信息化建设的方向

2.1现今是一个信息时代，在此背景下应顺应时代的潮流，网络文档一体化管理系统，实现了网络归档，档案查询更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服务工作的作用并没有被充分的发挥出。另外，档案（如学籍档案）的利用率是很高的，所以导致提供档案利用服务的需求量也十分大，因工作效率低，在档案室时常会出现排队查阅档案的情况。没有完善好档案信息资源基础建设，档案室内虽藏储着巨大的资源，但因没做好前期的档案管理，如数据著录有缺失，导致档案归档管理没能够良好的和利用服务进行，进而使服务质量难以得到保证。

2.2完善专题档案数据库建设。自成立档案室起就开始对馆藏资源实现信息化目录管理，综合档案管理系统，实现了文档一体化，但是随着档案信息的丰富，人们的要求也在不断提高，更注重档案的个性化和精品化，为了满足人们对档案信息的需求，需要建立各种门类的专题数据库。例如学生需要英文成绩单，这就需要建立成绩翻译专题数据库;教师每年都要进行职称评定和人事任免，需要建立职称专题档案数据库和人事档案专题数据库等。但是，在前期的档案数据库建设还有不尽如人意之处。专题档案数据库建设目的不明确。其主要的目的是便于利用，对馆藏资源进行深层次的开发，借此来更好的满足用户的需求，但是实际上的建设过程中却出现了较多的负面状况，如过于重视数量指标、忽视数据的质量以及服务效能等。没有明确好专题档案数据库的利用需求。选题是其建立的核心，而选题又依赖于对档案用户需求的深入分析。档案用户需求分析的缺失必然会为档案专题数据库之后的利用埋下隐患。而目前的档案系统在未建设档案专题数据库前，在几乎很少去分析用户需求，进而无法保证数据库利用率。没有统一好专题数据库的建设标准。现阶段建设专题数据库的最大难题就是怎样将其标准化以及规范化。

3.档案信息化建设的思考

3.1档案事业随着档案信息化得到了巨大的机遇以及挑着，为了能够更好的适应时代的发展，加强建设档案信息化是必然的，只有这样才能够有效的提高档案信息的服务水平。想要做到档案信息化，第一步需改变管理理念，树立更重的新意识，如效益、服务以及信息意识，借此来提升档案工作水平。建立完善的档案管理制度。在此方面须遵循下列要求：规章制度要科学合理且紧贴单位实际以及档案管理要求。制度要简明实用，具有较强的可操作性，便于发挥出制度的规范以及指导作用。在始终保持严格的执行制度。档案部门有着双重身份，它同时肩负档案规章制度的制定者以及执行者两种身份。在落实规章制度的时候，一定要做到奖罚分明，将制度的权威性給充分的体现出来。加强对档案工作宣传力度。每年都要定期对学校各归档部门兼职档案人员进行培训，保证档案归档的完整性。将档案工作和校史展览工作良好的结合在一起，将校史展览作为引子，进一步的提升师生员工的档案意识，带动档案资源的建设，实现史志和档案工作的联动，较好的发挥出校史展览在育人方面的作用，使档案工作能够进一步的走进学校中心的工作，为学校中心的工作提供更好的服务。

3.2档案管理手段和服务要创新。学校在信息化建设中明确提出“推进数字化档案室建设，提高档案管理、利用的科学化水平”，档建设案信息化的主要目的就是实现应用信息技术、档案信息资源共享，借此来进一步的提升档案利用服务水平。当前档案室通过提高档案管理水平和计算机技术，可以用更快捷的方式为学校师生提供服务，一改之前被动服务，利用拥有的档案信息优势，挖掘档案数据。完善专题档案数据库，实现档案信息资源的整合。开展档案信息资源整合和专题数据库的研究应用工作，建立高等学校档案专题数据库平台，以档案室藏档案目录数据库中不同全宗、不同类别、不同校区的重要的、利用价值高的档案信息资源（如论文、学籍档案、职称职务、精品课程档案、照片档案、实物档案、人物档案、重点建设工程项目档案等）为主要来源，经过广泛收集、数据分析、加工整合、筛选整理，进行信息的二次开发，之后再将整合后的信息交换至专题档案数据库中，借此来填补通用档案管理系统缺失部分，可以提供给利用者另外一种的视觉感受，不但更好的满足了利用需求，还进一步的优化了利用模式，实现了真正意义上的信息资源共享。建立多层次、全方位的档案利用新模式。建立健全内部借阅管理系统，档案管理系统是高效的档案利用服务的基础，不无论用户是到档案室查询利用档案还是在网络提交利用申请，用户都都必须到计算机上提交查询申请，档案工作人员在按照用户所提供的申请，相应的提供服务工作，在借阅工作完成之后，档案管理系统会自动把利用者的身份信息以及档案工作人员查询利用信息添加到数据库系统中，这对于档案室后期的利用登记和统计工作是十分有利的。全面提高档案工作者的素质。档案事业之前发展缓慢是不争事实，要从根本上改变这种面貌，培养出一批信息化建设的技术型、管理型以及复合型的人才，让其具备较强的档案信息意识和档案信息获取能力、分析问题的能力、开发利用能力等，有效地开展档案咨询和信息服务。

4.结语

信息技术的出现同时改变了原先档案管理模式以及思维方式，高校档案管理只有全面开展信息化建设，才能提供齐全完整丰富的档案信息资源为学校的建设和发展提供必要的服务。

[参考文献]

[1]浅谈档案信息化建设三要素[J].陈艳珍.办公室业务.2018（02）.

[2]档案信息资源社会化开发的策略[J].孙雪.云南档案.2016（10）.

[3]浅议档案文化资源的开发面临的问题及对策[J].董常春.科技风.2015（08）.

（作者单位：新疆广播电视大学;新疆工程学院，新疆 乌鲁木齐 830049）