多馆制高校图书馆馆藏文献搬迁调整研究

高振

摘要：

多馆制高校图书馆的文献搬迁调整工作是一项系统工程，开展此项工作有利于高校的学科建设保障与馆藏压力的缓解。本文以山东大学图书馆为例，介绍了多馆制高校图书馆如何进行文献的搬迁调整工作，确保搬迁工作顺利地进行。

关键词：高校图书馆图书馆搬迁;文献调整

1、引言

随着二十一世纪初的大学合并潮、高校扩招潮、高校扩建潮，中国的高校发展有了新的变化，图书馆作为学校信息资源中心，其运营模式也随之改变，一校多分馆制的图书馆应运而生。随着时间的推移，很多高校在综合发展的同时也拓展了不少新兴学科，学科之间相互渗透交叉，形成了交叉学科和边缘学科等多种学科的汇集。对于多分馆制图书馆而言，以服务学科建设为原则的文献资源建设工作也面临了新的挑战，原有资源和新学科的重新配置可能造成文献资源布局出现不合理现象。形成了各分馆馆藏和现有读者群的不对应;交叉学科、边缘学科导致原有的副本量无法与相应的学科建设相匹配;新建校区或者合并校区引发的院系搬迁导致院系所在地的图书馆馆藏文献无法满足读者需求等问题。如何科学合理开展文献资源搬迁调整工作，最大限度地满足读者需求，降低图书馆的运营成本， 是多馆制高校图书馆所面临的重要问题之一，笔者结合山东大学图书馆在跨校区文献搬迁调整工作上的实践经验，对多馆制高校图书馆开展此项工作进行一些探索，供多馆制图书馆参考。

2、文献搬迁调整准备工作

2.1组建文献搬迁调整工作人员团队

进入21世纪， 管理学界越来越注重团体的概念， 团队管理已成为新世纪管理领域的流行概念。[1]馆藏文献跨校区搬迁调整是一项复杂的工作，它对安全、文献类型、馆舍环境、工作时间等因素都有一定要求。对于多馆制高校图书馆而言，馆藏文献跨校区搬迁调整并不是一项经常性的工作，所以在工作经验方面并无多少可借鉴的东西。为了减少重复劳动，节省开支，保障此项工作安全顺利进行，组建一支熟悉馆藏文献布局年龄结构合理的工作人员团队是开展本项工作的必要条件。

2.2搬迁前的调研工作

2.2.1利用图书馆管理系统进行调研

高校图书馆作为高校的信息资源中心拥有庞大的用户群体。其部分馆藏文献对于用户来说是保障其科研、学习的必备资料。所以文献搬迁调整工作要谨慎进行，最大限度的减少对读者的影响。图书馆进入信息时代后，众多图书馆开始利用图书馆管理系统对馆藏文献进行管理。这也给异地办学高校的多馆制图书馆的搬迁调研工作提供了便利条件。根据不同校区的学科特点，在以服务学科建设的总原则下，在系统内对各馆藏地的文献进行统计，确定搬迁目标，最大限度的减少搬迁工作对读者的影响。多馆制高校图书馆可根据分馆所在的校区学科设置，利用系统对所有馆藏地的文献进行分类统计，根据副本量、交叉学科跨校区情况、边缘学科的跨校区情况、文献类型、文献入藏年份及借阅率、文献的委托借阅情况等因素进行综合考量，宏观确定搬迁调整目标。

2.2.2对馆藏地进行实地调研

确定好目标搬迁文献后，就需要对目标文献进行实地调研。多馆制高校图书馆馆藏文献结构复杂，馆藏地众多。通过实地调研可以了解各馆藏地的馆藏文献情况和空间利用情况，也可以把涉及文献搬迁调整的馆藏地文献的搬出量和搬入量精确化，理清系统内统计的搬迁目标的实际情况，为制定搬迁方案打下基础。在对馆藏地进行实地调研时，详细记录馆舍情况、空间利用情况、书库书架尺寸、馆藏地所藏文献类型等，以便更加详尽的制定搬迁方案。

2.3制定文献搬迁调整方案

搬迁方案的总体设计要以前期调研结果为依据，以客观数据为基础经过反复论证来进行。多馆制高校图书馆在设计方案的过程中不但要以前期调研的数据为基础，还要考虑未来分馆的馆藏发展。通过制定搬迁方案，既为搬迁做准备，也为后续分馆的馆藏发展奠定基础。做到既立足现在又面向未来，同时便于新馆各项工作的开展。[2]搬迁方案总体设计要考虑安全保障、经费预算、人力资源、物资支持、具体实施计划等因素，在制定具体的文献搬迁调整实施方案时要运用数据统计、数据分析等手段进行科学决策，使运筹学在文献搬迁调整这一社会实践中产生最大的效能。[3]以山东大学图书馆为例，2019年山东大学图书馆进行了一次涉及多个分馆的文献搬迁调整工作。搬迁项目组对需要搬迁的分馆进行了充分调研，通过系统测算与实地调研，以学校学科设置，各分馆的实际容量为依据，各类文献的使用率为参考因素，将不同类型的文献按照分类号从新进行了调整规划，以确保项目安全运行为核心，制定了详细的搬迁方案，根据前期调研结果以及上次搬迁的经验，搬迁项目组制定了包括搬迁时间，文献回溯、下架、扫码、打包运输、上架、调拨等一系列具体方案并按照运筹学原理找到最短路径、最佳方式确保文献搬迁调整工作顺利进行。

2.4文献搬迁调整项目的招标

为了安全高效的完成此项目，将一部分可替代性的工作外包给搬家服务公司，是保障文献调整工作顺利进行的新途径。外包工作可通过招标来选择服务商，图书馆要在招标文件拟定的过程中明确文献搬迁调整的数量、工期、涉及的馆藏地、搬迁要求等内容。投标前为有意向参与本项目的搬家公司提供现场勘查的便利。整个招标过程图书馆和搬家公司要依法依规，杜绝违法行为的发生。

3、文献搬迁调整实施

3.1文献的下架打包

文献的下架打包看似简单， 实际却是在为后续的搬迁和图书上架作铺垫和准备， 做好此项工作可节省后续工作的人力、物力。

[4]具体实施时，首先要设计好打包标签，标签上写明书刊分类号及包的顺序号;第二要根据文献类型和数量选择打包方式;第三要以文献现存放馆藏地为单位依照文献现有顺序依次下架打包，并且每包表面须贴标签。下架打包人员可根据工作内容进行分组，工作任務落实到人，安全责任落实到人，各组组长要根据文献搬迁调整方案对本小组的成员做好时间安排、任务进程、质量保证等协调工作。多馆制高校图书馆的文献下架打包工作可根据运筹学原理，多个馆藏地同时进行，以提高工作效率缩短工期。

3.2文献的搬运

文献搬运是图书馆文献搬迁调整中的重头戏，它有参与人数多、节奏紧张、劳动强度大的特点。也是最容易产生混乱和文献丢失的时刻，因此，组织与协调工作显得尤其重要[5]。多馆制高校图书馆在文献搬运过程中要注意以下的事项：第一文献输出方要安排熟悉馆藏布局，了解须搬运文献基本情况的专职负责人来组织相关工作人员开展搬运工作，整个搬运装车的过程要注意安全，杜绝发生安全事故;第二异地文献搬迁运输过程中要采取相应手段防止图书在长途运输中遗失;第三文献接收方要提前准备卸车场所和文献临时存放场所，安排专职人员对到馆文献进行验收;第四由于多馆制图书馆文献搬运工作复杂，整个过程要以先前的设计的方案为依据，有组织、有计划的进行，遇到突发状况是不要慌乱，及时与各方相关负责人沟通群策群力的解决突发问题，保障文献搬运工作顺利进行。

3.3文献的上架整理

文献上架整理工作是图书馆文献搬迁调整工作的最后一环，此项工作决定了搬迁调整的文献能否被新馆藏地的读者便捷使用。为了让搬迁调整的文献尽早的开放给读者，多馆制高校图书馆的文献上架整理工作可按以下流程进行：首先搬迁文献运送至目的地后，根据要求放置到指定楼层或房间，双方签字办理交接手续。接收方先核查到馆的文献包装是否有破损、标签内容是否齐全、有无丢失現象发生;第二核查完毕后将文献按照标签上的标号顺序，摆放到制定的书架上;第三文献上要考虑新馆藏地未来的馆藏发展留出一定比例的书架空间;第四核定无误后进行拆包工作，将文献“对号人座”，快速归位;第五安排专职人员进行文献整架顺号工作。

4、文献搬迁调整项目的评价

文献搬迁调整项目的评价图书馆搬迁工作实施完成后的总结分析阶段。多馆制高校图书馆根据先前制定的搬迁方案的要求， 检查文献搬迁调整项目的执行情况， 是否达到预期效果。多馆制高校图书馆可根据搬迁经费的使用情况、文献上架情况、馆藏地空间的利用情况、搬迁调整的文献使用情况来评估规划执行是否科学合理。图书馆要对文献搬迁调整过程中产生的问题进行总结和分析， 撰写工作总结，推广成功的经验，修正工作的不足，为以后开展类似工作提供案例支持。

5、对多馆制高校图书馆文献搬迁调整工作的思考

对于多馆制高校图书馆而言，通过文献搬迁调整工作，不但可以缓解分馆的馆藏压力，还可以优化馆藏结构，促进学科的文献保障工作。但是，由于近年来新技术、新概念层出不穷，高校的学科发展也步入高速轨道，多馆制高校图书馆的部分馆藏文献须及时调整才能适应学科发展，所以要想更好的服务高校的学科建设，多馆制高校图书馆不能完全寄希望于用一两次的文献搬迁调整来应对现实的挑战，图书馆需建立动态典藏机制，灵活的进行馆藏结构优化才能更好的服务学科建设，促进学科发展。多馆制高校图书馆的文献搬迁调整工作往往是领导顶层设计，多部门配合，为了降低对读者的影响一般也会在假期实施本项工作，整个工作流程虽然清晰，但是由于是在假期进行，各分馆的工作人员值班比较分散，就导致了部分工作人员对需要搬迁的文献了解不够，也从一定程度上影响了搬迁进程，加强文献搬迁前的人员培训，落实人员责任，是解决这一问题的有效方法。多馆制高校图书馆在搬迁过程中往往会出现计划外需要搬迁的文献，所以在项目规划过程中要充分考虑经费的情况，确保经费充足。总之多馆制高校图书馆的文献搬迁调整工作是一项系统工程，需要考虑全面才能顺利完成。

[参考文献]

[1] 企业员工管理方法研究组.企业团队建设方法[M].北京：中国经济出版社，2002.2.

[2] 谭璐.基于PDCA理论的图书馆搬迁过程管理与方法研究[J].图书馆学刊，2019， （04）：29-34.

[3] 刘菊霞.运筹学在图书馆搬迁工作中的应用[J]. 新世纪图书馆， 2008，（01）：77-80.

[4] 谢球英.高校图书馆搬迁工作的规划与实践[J]. 湖南科技学院学报， 2015，（06）：183-185.

[5] 马学伟.PDCA理论在图书馆搬迁工作中的应用[C].南京：中国图书馆学会，2015，234-240.

（作者单位：山东大学图书馆，山东 济南 250100）