大数据下高校档案管理信息化建设研究

刘国萍

摘 要：社会在不断发展，科技也在前进。因此，大数据时代是人类社会必然会到来的时代。当前大数据带来的社会结构改革是当前社会发展的必然趋势。在这样的时代背景下，以及在高校中，利用大数据完善档案管理，让档案管理能够向信息化方向发展，是非常值得研究的。

关键词：高校数据档案信息化建设研究

在高校档案管理工作中，必不可少的是工作人员，工作人员也要接受大数据带来的挑战，大数据时代更能看出工作人员的管理水平与能力;第二，以一个创新的角度，对高校中的档案管理更加深入研究，这样的话，高校有关档案的资源，能够更加有效保护;此外，不断优化档案管理流程，可以不断促进高校管理的健康发展。高校网络档案管理的建设是通过计算机编码，以电子图像，电子文本等形式记录大学各部门产生的信息。然后将其收集，筛选，分类，存档等以形成电子文件。然后利用信息技术平台实现网络化文件管理，数字化和智能化管理方法。

一、高校档案管理信息管理的必然建构

高校档案的表现形式多种多样，传统方式是采用纸质档案，但随着科技的不断日新月异，在大数据时代，对于信息的统计、保存、整理和调阅的需求加大，需要更加完善的管理方式。

首先，文档信息化可以提高文件信息的机密性;其次，在获取，传输和存储档案信息的过程中，实现了无纸化办公;第三，它可以有效地提高员工的工作效率，提高大学档案管理的价值。

二、高校档案管理的现状及问题

国家出台了许多政策，政策的共同目标是加快大学档案信息化进程。很多高校都在积极尝试，在管理中实现了一部分信息化，但是在总体上来看，依旧有亟待改进的地方：

（一）观念陈旧。高校一直将培养人才作为本身的任务，把教学放在第一位，不够重视档案管理工作，特别表现在，学校领导对档案工作不管不顾。让相关工作人员自己保管和处理，不注意文件管理，不注意文件管理的信息化。这种概念是有害的，没有任何好处，否定了档案管理的价值和打击员工的积极性。

（二）档案管理资金小，基础设施建设落后。文件管理被忽视，高校没有足够的资金投入文件管理，专业管理设备也很少。信息化建设需要的软硬件设施严重配备不足，后期需要的软件升级、硬件更新换代等都需要较大的资金投入，学校的负担增加了，文件管理工作没有发挥其实际作用。

（三）管理方式落后。对于许多人来说，文档管理只是文档和材料的集合，这是一项无聊的工作。在档案资料繁多的情况下，还是有人工来完成保存数据工作，即使有的高校已经实现了用计算机进行数据管理，但是仅限于数据的保存和查询的功能，不能达到真正的管理工作要求。

（四）管理人员素质偏低。许多大学领导认为文件管理非常简单，而且很无聊和机械。所以往往安排素质较低的工作人员，他们没有作为专业人员的知识——档案管理知识。如果对这些工作人员进行专业培训，他们有的因为接受程度较低，有的根本就不想接受培训，因而达不到专业培训的预期效果。

三、大数据下的高校档案管理信息化建设策略

（一）在大数据的背景下，大学应该使用计算机和网络来建立文件管理信息系统。对此，相关部门可以采取以下措施：

首先，高校档案管理人员应有效改进和规范现有的计算机档案管理流程，使档案管理更符合信息化的要求，为信息系统的建立奠定基础;其次，档案的工作人员应该按照相关的程序，在相应的要求下进行处理，实行信息化档案管理软件功能设计，有效地将原始文件信息集成到计算机程序中;再次，在档案信息系统中，考虑到安全因素，管理人员应该构建并完善内部控制制度。

（二）档案工作者的专业素质需要加强。无论人工操作需要什么，文件管理也不例外。大学档案管理员应具备以下要素：高水平的信息使用，文档管理专业知识等。具体来说，要拥有一支优秀的文档管理团队，团队应该具备以下要素：

首先，员工必须具备扎实的理论知识，并不断学习和掌握现代管理技能，专业理论知识和相关管理专业知识。特别是计算机和数学;其次，文件管理知识至关重要，如下：参考书目，档案科学，管理科学，造纸科学，档案自动化管理等。员工还必须具备管理技能，如文件复制，检索，编辑，录制，索引等;再次，从发展趋势看，网络化档案管理人员还要能对档案进行分析、研究，接受咨询以及使用档案的能力。

（三）提高大数据环境中人员的信息安全意识。信息安全素养的质量是指网络保护和管理电子文件安全的意识和能力。信息档案的安全管理对于高校来说非常重要。

因此，有必要研究高校档案管理人员的安全素养，这对档案管理的研究非常重要，也可以拓展档案保护领域。完善高校档案安全管理体系对于高校档案管理和信息管理具有重要意义。

大数据背景下，领域不断拓展，新载体的档案层出不穷，管理人员的素质要求也不同;此外，高校信息化档案管理是重要的工作任务，基于此，高校应将眼光放远一些，建立面向服务的文件管理员管理模式，更新意识形态，加深信息安全保护意识。

（四）加强对领导者对信息档案的理解。在此基础上，大学领导应该改变态度，充分认识信息档案管理的重要性，并投入资金。在新时代，大学管理者需要具有前瞻性，不断创新，并增加宣传和宣传档案管理信息化的重要性。不断加深对师生和員工对信息档案管理的理解，让他们了解信息档案管理的优势和作用。并得到他（她）们的支持与关注，推进工作进程。

总之，大学档案的管理必然会发生变化。这不仅是对大学档案管理人员的考验，也是对新档案大学档案惯例的研究。高校要不断优化档案管理流程，建立高校档案管理信息化管理，使高校档案管理业务顺利发展。

[参考文献]

[1]欢欢 大数据背景下高校档案管理信息化建设研究[J]工作指导 2019.03

[2]高卫萍 基于大数据的高校档案管理信息化建设分析[J]兰台内外 2018.12

[3]许德斌 大数据背景下高校档案管理信息化建设研究[J]山东农业工程学院学报2019.02

[4]刘晓燕 大数据背景下高校档案管理信息化建构研[J]内江科技，2018.04

（作者单位：潍坊学院 经济管理学院，山东 潍坊 261061）