浅议县级综合档案馆信息化建设的现状与对策

李燕

摘 要：档案信息化建设是推动档案事业不断向前发展的前提条件， 是运用信息技术提高档案工作现代化水平的有效途径，是实现档案信息社会化服务的必然要求。

关键词：档案管理；信息化；现状；对策

如今的社会信息化已经成为衡量社会进步与否的标准，随着信息化建设的推进，这个词语也不断的渗透到档案行业中，并成为热门话题。近年来随着国家对档案事业的高度重视，档案规模也不断扩大，档案的信息量也在不断加大，紧靠传统的手工管理和单纯的实体管理模式已不能适应信息化时代的要求，加强档案信息化建设，将档案实体管理上升到更高层次的网络管理，对于推进档案事业的发展具有重要的意义。

一、 县级综合档案馆信息化建设的现状

（一）经费严重不足是制约县级综合档案馆信息化建设的制约“瓶颈”。 加快档案信息化建设关键在资金，要搞信息化建设就要购置计算机、 扫描仪、 打印、复印等硬件设备，需要组建内部局域网，建设档案信息数据库，开通档案信息网站，加强档案信息安全防护等，同时电子产品更新换代较快，生命周期短， 后续的维护、维修都需要大量的资金，而这些资金的来源主要依靠地方财政的拨款。而很多地方档案馆经费严重不足，所以开展信息化建设工作困难重重。

（二）人员编制紧缺、复合型人才严重缺少影响了县级综合档案馆信息化建设的进程。档案部门业务量大，要有足够的工作人员才能保障工作的正常开展， 而在县级综合档案馆中普遍存在着人员编制紧缺的问题。一般的县级档案局人员普遍少，工作任务重，而档案人员还要经常与计算机、 网络打交道， 是一种专业型的工作，对人的思想观念、专业技能、写作水平等综合素质都有较高的要求。 影响了我县档案信息化建设的进程。

（三） 建设任务重，工作见效慢是县级综合档案馆信息化建设存在的普遍问题。在信息化建设进程中，存在工作量大面宽的难题，海量的数据需要进一步进行信息化处理才能转换为能利用的电子档案。一是要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过扫描、缩微等手段，将馆藏文书、音像、照片、书籍等转化成电子文件。二是要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用。 三是要对用户提供完善稳定的网上服务平台。 四是要采取数据备份、 数据加密，设置防火墙等多种保护措施， 确保档案信息的安全。 以上这些工作， 在短期内很难见效，也在一定程度上影响到档案信息化的进一步推进和发展。

（四）标准化管理立法工作滞后，缺乏全国统一的管理和指导。信息化建设不仅涉及到技术方面，更要有法规制度层面的支持。电子文件和电子档案作为社会性极强的信息载体与交流工具，已经和更多部门发生越来越多的联系，仅靠档案部门一家收集和整理是难免会有所流失。

二、 县级综合档案馆信息化建设的对策

档案信息化建设对档案部门来说既是机遇也是挑战，我们应当根据总得目标要求， 结合自己县域档案部门的特点，采取积极的应对策略。

（一）争取领导重视，确保资金及时落实到位。大家都知道档案部门是个不被重视而且一贫如洗的部门， 没有任何创收的渠道，经费只能由地方财政解决， 可还得看县域财政情况， 就拿陇西来说，人口11万人，是国列贫困县，仅靠当地财政是解决不了问题的。 因此要解决昂贵的信息化建设的经费问题， 一是县级档案部门要注意发挥自身的主观能动性，改变等、 靠、 盼的陈旧模式，积极争取地方领导重视和支持，将其列入当地政府信息化工程，解决预算经费， 一次难以到位的可确定基数，分年兑现。二是国家、省、市档案部门应该努力争取档案信息化建设的专项经费，并按照各个县域经济的特点，确定比列，给予县级综合档案馆信息化建設的经费支持。从而更好的推进县级综合档案馆信息化建设。

（二）出台人员编制的硬性规定，积极引进和培养既懂计算机又熟悉业务知识的复合型人才。在县级综合档案局中，人员编制是个急需决绝的大问题，国家应该对各个县级档案部门人员编制的情况做一个全面的调查，按照工作的运作特点， 合理的确定人员编制，从而给县级综合档案馆信息化建设充足的人力保障。 目前，在县级综合档案馆中，获取成人大专以上学历的人居多，而大专院校毕业的较少，即使是大专院校毕业，专业不对口的问题也较为普遍，这就要求我们必须加大对在职人员的业务培训力度，尽可能的让他们在最短的时间里通过自学或培训等方式，能够熟练地掌握相关的业务知识， 力争在两年内达到全员上岗， 构建单位内部、行业内部、面向社会的三级服务体系，着力加快县级综合档案馆信息化建设，早日跟上时代的步伐。

（三）坚持防管结合，加强档案信息安全保障体系建设。一是加强档案网络安全保密管理，局域网应与公众网实行物理隔离， 确保网络安全连接和信息安全传输； 二是要加强对计算机档案数据系统的管理，确保档案信息、数据库的安全；三是要建设档案信息预警备份系统，为防御自然灾害及意外事故，提供可靠的系统备份，应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案信息资源的安全与正常运行； 四是要加强档案信息系统安全技术防范管理，要安装警报。

（四）上下联动，抓紧档案信息化法制与标准建设 一是加快推进档案信息化法制建设。按照《中 华人民共和国档案法》 及《电子文件归档管理暂行办法》 的要求加快研究制定档案信息化建设方面的规章制度，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设的有序开展。二是完善档案信息化标准体系 学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，制定和完善地方性标准规范和实施办法。加强对县级综合档案馆数据库建设的统筹规划和指导，统一制定应用软件和执行标准，从而为档案信息化建设打好基础。

总之， 要加快县级综合档案馆的信息化建设，就要加强领导 提高认识，加大资金投入，合理规划，统筹安排，积极争取改善软硬件设施，争取早日构建起各地档案信息平台，使县级综合档案馆信息化建设早日迈上一个新台阶。

（作者单位：甘肃省陇西县档案局，甘肃 定西 748100）