浅谈新时期单位档案管理工作的创新

吴建利

]摘 要：新形势新任务新要求下，现代信息技术及创新管理对档案工作提出了更高标准，档案管理工作也越来越重要。但是现在很多单位的档案管理工作还存在不少问题，这就要求我们不断完善创新和提升。本文针对新时期单位档案管理工作存在的问题进行浅析，并提出对策建议。

关键词：新形势；档案管理；问题；创新

档案承载着社会发展的历史轨迹，是对发展过程的真实记录，并以其所载信息的原始性、真实性及可考查性等具有很高的利用价值。因此，档案管理工作是一项政治性、技术性及服务性较强的工作。新形势新任务新要求下，进一步提高档案管理水平，进一步创新档案管理工作，更加准确、系统、完善地做好档案管理工作，以适应新形势下档案工作需求，促进档案管理事业发展，已成为档案管理工作面临的新课题。

一、 档案管理工作的重要意义

档案管理工作是各单位管理工作中的重要一环，是各机关团体、企事业单位提高工作效率和质量，进一步健康顺利发展的前提条件。档案记载着单位的发展过程和历史沿革，是真实还原历史面貌的重要载体。此外，档案材料真实记录了单位发展中的先进经验、优秀成果，同时也准确记载了发生的各种问题及解决方法，为决策者掌握单位整体发展情况，研究解决当前发展问题及制定未来科学发展策略提供第一手资料，对各单位事业发展具有重要意义。

另外，档案管理工作具有较强的社会服务性质，不仅要为单位内部业务开展提供服务，还要在规定范围内为外单位人员提供查询服务。如笔者所在单位，每年培训大量的党员干部，产生很多学员档案，完整地、科学地整理存档干部培训档案，对日后查阅相关材料具有重要的意义。因此，新时期进一步创新发展档案管理工作十分必要而重要。

二、 新时期档案管理工作存在的种种问题

随着经济水平、信息化技术的不断发展，人们对档案服务的要求越来越高，传统落后的档案管理手段已经无法适应今天的档案管理需要，这既影响了档案管理工作的顺利开展，也严重影响了档案事业稳步发展的步伐。这方面存在的问题其主要表现为：

（一）单位对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的重点工作、核心工作，不能给单位创造经济社会效益，所以只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付外调、查查档就可以了。因此，导致自上而下对档案管理工作的重视程度不够，档案管理工作不能纳入单位重点工作中同部署、同落实，影响了档案管理的人力、物力投入，以至于档案管理工作在很大程度上达不到标准要求。

（二）管理人员力量薄弱，水平不高，管理手段落后

很多档案管理人员没有接受过系统的档案管理培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务技能掌握不熟练，总体来看相当数量的档案管理人员达不到管理水平要求。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，不能及时整理归档，甚至有的归档的材料还不够真实和准确，这势必影响到档案管理水平的提升。另外，随着档案管理信息化水平越来越高，一些从事档案工作的人员却仍旧不能熟练的对信息化系统进行操作，在系统运行过程中出现的专业问题也得不到及时解决，最终影响了档案管理的信息化水平。

（三）档案管理硬件资源不齐全

受档案管理资金短缺影响，很多单位档案管理中硬件设备和技术落后，档案现代化的基础薄弱等。有的单位甚至没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、“九防”设施不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，同时因为档案室的管理、存储条件无法对影像资料和电子数据进行保管，严重影响档案完整，对后续使用造成影响。

（四） 档案收集不够全面

档案材料收集不全面、不完整是档案管理工作中很容易出现的一个问题，由于档案管理工作者及单位职工在思想上对档案材料认识不到位，往往会出现档案材料遗漏甚至丢失，或者其他部门的档案材料不能及时归档入馆，久而久之，越来越多的档案不能登记在册。而档案材料本身的收集渠道就很多，如网上收发文、上级部门下发的文件等各种文书档案、本单位各部门产生的业务材料等等，这些都有很重要的价值，所以如果不能及时、全面地收集整理，一旦出现遗失，不但会影响档案的完整性，更严重的还会出现信息泄露。

三、在新时期对于档案管理工作创新的建议

为更好地创新档案管理工作，更好地发挥档案管理在工作中的重要作用，提出以下对策建议：

（一） 强化对档案管理工作的重视

档案管理工作在全局工作中地位不高、重视度不够的现状，最根本的原因是因为思想上对档案管理工作的认识不足。档案材料作为重要的历史文献，是我们研究工作的重要依据。所以每个单位应该从领导到一般职工，要身体力行加强对档案管理工作的重视。特别是领导要积极发挥带头示范作用，加强对档案管理工作的研究，加强顶层设计，积极支持档案管理工作人员的工作开展，同时加强对档案管理工作的宣传教育，形成一级抓一级，层层转落实的制度机制，自上而下营造“重视档案人人有责、人人重视档案”的良好氛围，真正把各项档案管理工作做实做细。

（二）提高档案管理者的能力素质

人才的培养是管理创新的基础。随着社会的发展，高新技术为档案管理提供了物资基础，计算机的应用对档案管理带来了极大的便利，在现代档案管理工作中，推动档案工作向更高层次迈进，人才的培养是关键。纵观目前情况，这样的人才寥寥无几，大部分档案人员现代技术水平偏低，很多长期从事在纸质档案管理工作的人员虽然专业水平比较高，但是在网络技术上却缺少一定的理论知识和经验。因此，要不断加强档案管理人员的培训力度，提升档案人员管理能力和职业素养。

采取自学与培训相结合的形式，一方面，鼓励档案管理人员在闲暇之余积极学习与档案管理系统有关的知识，了解本单位档案管理系统的功能、操作方法，进而对整个系统运行做到心中有数，通过自我学习提升能力素质。另一方面，本着“缺什么补什么”的原则，加强有针对性的培训，让档案管理人员掌握专业的档案管理知识，从而进一步优化知识结构，开阔视野，不断更新档案工作人员的思想观念，树立创新性的思维，并丰富管理人员的专业知识，提升现代化专业技術，从而正确的运用科学化、规范化、现代化的档案管理技能，让档案管理工作具有独特性、创新性、灵活性，不断的为教学、科研、编史修志等各个行业服务。

（三）优化档案工作者的结构

针对传统纸质档案工作者对网络技术的陌生，档案部门应引进部分高科技人员，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能可以实现对档案的初步数字化和网络化过程。档案管理工作创新中最缺乏的就是既懂最新信息技术，又具备传统档案管理技能的人才，因此应积极引进专门人才。此外，新引进人员管理档案的开放性和高效性思想可以逐步地同化档案管理的落后思想，从而进一步带动档案管理创新力度。

（四）更新档案管理工作者的理念

管理观念的创新是档案管理工作的关键，只有观念的创新，才能真正实现对于管理的创新及服务的创新。随着对信息化时代的要求，档案管理工作者在满足时代要求的同时，要转变原有的管理思维，使档案信息化以较高的工作效率为档案管理者提供信息服务。这就要求档案管理者要与时俱进，树立新的科学观念和工作态度，正确掌握和应用科学的理论、方法、技术，在新的领域中探索创新，让传统的人工管理方法与现在的科学信息方法相结合，在保证档案记载原始性、真实性的基础上，在遵守档案信息化管理法律法规的前提下，充分运用网络信息技术，改变管理水平和管理手段的落后局面，实现对档案的被动式服务向主动式服务的转变，把封闭式的服务转化变为开放式的服务，更好地发挥档案的服务功能。

（四）服务手段的创新。要不断完善服务手段，用创新服务来满足档案管理的需要。既不能完全脱离老的档案管理的方法和经验，又要逐渐引导档案管理者树立正确的新观念，充分运用现代化的工具，加强计算机技术在档案管理中的运用，加强网络信息服务，增强档案管理的质量，使档案管理信息物畅其流。通过档案管理的多样化、现代化，来满足档案管理全方位的需求，创造更多的社会效益和社会价值，给档案工作注入新的活力和生机，为档案工作的现代化提供持续有力的支持。

（五）加强硬件资源建设。做好档案工作必须有一定的设施做保证，要加大信息化经费投入，加强硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。要配备档案管理所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网等现代化办公设备，运用这些设备来微缩档案资料，进行数字化、科学化处理及保存。特别是要按标准设置档案库房、阅览室、档案人员办公室，做到库房、阅览室、办公室三分开，按照档案库房的保护要求，实现防高温、防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等“九防”要求，做好库房的安全管理工作，这样既为档案管理创造良好的工作条件，又确保档案运行的完整与安全，也为档案工作的发展奠定了良好的基础。

创新是新时代新形勢下档案管理工作的必然要求，同时新形势对档案管理工作也提出了更高标准要求，要适应新任务新要求，档案管理工作就要不断与时俱进、开拓创新，跟紧时代发展潮流，用创新的思维、理念，以积极的态度去创新、摸索，不断积累经验，做到稳步前进稳中有升，进一步将档案资源合理开发利用，更有效地实现档案的价值，为社会提供更优质的档案服务。

[参考文献]

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[4]杨红梅.办公室文书档案的收集与归档工作探讨[J].城建档案，2017.

（作者单位：中共滨州市委党校，山东 滨州 256600）