事业单位文件档案管理现状及对策研究

时间：2024-05-04

谭其霞山东省潍坊市临朐县环境卫生中心山东潍坊 262600

1 引言

档案管理工作是很多单位的重点管理工作之一，对于其他工作的开展有十分重要的意义。信息技术的快速发展，使得过去事业单位进行文件档案管理的管理模式逐渐被淘汰，电子化办公逐渐成为主流。在一些基层单位中，文件档案管理逐渐变成无纸化的管理方式，不仅可以提高管理效率，也能节省资金和人力，对于基层事业单位的发展有十分积极的意义。

2 事业单位文件档案管理概述

档案的价值不仅仅存在于纸张上，更体现在档案信息的指导作用上。档案管理工作是事业单位工作的重要组成。档案不仅是对事业单位发展进程的记录，也是对事业单位日常工作客观描述，对于指导未来事业单位的发展有重要意义。信息技术的兴起大大提高了文件档案管理的工作效率，解决了传统档案管理模式中准确率和效率都较低的问题。因此我们需要重视事业单位的文件档案管理工作，提高档案管理人员的综合素质，建立信息化管理系统，打造电子档案管理体系，解决新时期发展带来的挑战。事业单位需要不断创新理念和技术，保证文件档案管理工作的与时俱进，实现文件档案管理的现代化。

3 基层单位文件档案管理存在的问题

3.1 管理制度不完善

基层单位档案管理涉及到的档案种类和内容很多，比较复杂，因此严谨性要求较高。但目前来说，基层单位的档案管理制度尚不完善，对于工作标准化还不明确，工作的规范化程度较低，档案管理人员在具体工作时缺乏指导和约束，对档案资料的摆放和整理不太合理，这样在他人查找档案信息时需要消耗更多的时间和精力，而且也不能保证档案信息的真实性和完整性，给档案管理工作增加了难度。

3.2 人员结构存在问题

基层单位的档案管理工作涉及到的内容比较复杂，对于工作人员的专业性和能力有较高的要求。但实际上，基层单位专业的档案管理人员缺乏，现有管理人员的素质水平不高，大都没有接受过专业的培训，因此工作效率较低，也容易出现失误，对于档案管理的准确性和真实性有很大影响。基层单位不重视档案管理工作的开展，因此不注意培养专业的管理人员，部分管理人员也没有认识到档案管理的重要性，不能够有效开展档案管理。

3.3 信息技术的利用程度较低

信息时代，信息技术得到非常广泛的应用，并为各行各业的发展起到较大的推动作用。基层单位进行档案管理工作比较复杂，如果单纯依靠人工，不仅工作效率很低，也容易出现错漏，而利用信息技术可以解决这些问题。目前来说，我国基层单位档案管理工作对于信息技术的利用很少，虽然个别基层单位已经建立起信息管理系统，但对于信息技术的实际应用存在不足，部分档案管理人员依然是习惯使用纸质档案，无法发挥信息技术的真正作用，大大影响了工作效率。

4 基层单位文件档案管理的现代化路径探索

4.1 完善档案管理网络体系

基层单位需要加强信息技术的应用，建立完善的档案管理网络体系，实现信息化管理，提升档案管理工作效率。基层单位需要在当前档案管理基础上，结合基层单位档案资料的特殊性和信息技术，制定符合本单位要求的档案信息化管理制度，建立适用于本单位的档案信息化管理系统，实现线上线下综合管理。基层单位要保证所有档案资料都进行电子备份，包括过去的档案资料，重新录入到单位的档案数据库中，并按照一定的规律进行分类规划，建立有效的电子查询途径，方便用户查询相应的档案信息。在这个过程中，基层单位要注意网络信息安全，注意对信息化管理系统进行保护，尽最大程度保证档案资料的安全。

4.2 健全档案管理制度

基层单位需要建立完善的档案管理制度，以此提高档案工作水平。基层单位需要结合本单位的实际情况，按照法律法规的规定，对档案信息的记录和保存标准、信息分类标准等进行明确的规定，在功档案管理工作中统一档案标准，方便工作人员开展档案管理工作。管理人员要按照标准开展管理，保证档案资料信息的全面，尽量降低其中的错漏；定期进行档案资料的审核，建立责任承担制度，将档案管理责任落实到具体的岗位，明确各自的工作职责，方便在出现问题时进行追责，同时提高档案管理人员的工作积极性。基层单位还要重视档案管理制度的落实情况，加强过程监督，并将档案管理工作与绩效考核相挂钩，实现对档案的动态管理，以此提升档案管理的规范化和标准化。

4.3 加强专业人才的培养

基层单位进行档案管理工作对于人才的要求较高，档案管理人员不仅要有丰富的档案管理理论知识，还要有事业单位工作的实际经验，对于基层单位工作制度有所了解，掌握相关工作流程，可以对其进行详细记录。因此基层单位要重视专业人才的选聘与培养。一方面要重视档案管理工作，提高档案管理人员的薪酬待遇，以此吸引更多的人才开展细想工作；建立严格的选聘制度，按照基层单位对于人才的要求进行人才选聘，选择具备档案管理能力，了解事业单位相关知识，工作态度积极，责任意思强烈的档案管理人员。另一方面要重视对现有档案管理人员的培养，定期组织专题培训，提高档案管理人员的业务能力，同时提升责任意识和职业道德素质，提升档案管理人员的综合素质。

4.4 加大资金投入

基层单位要想实现信息化档案管理，需要投入大量的资金，因此要争取国家和地方政府的支持，引进先进的档案管理设备，加强基础设施建设，包括信息化硬软件建设，提高档案管理的设备水平，包括消毒柜、档案架、加温器、防潮设施等，还要促进信息化平台的整合和建设，保证有充足的产品设备和配套技术，同时对目前使用的软件和硬件设备进行创新，提高数据处理和分析效率。