基层检察院档案信息化建设概述——以灌南县人民检察院档案信息化建设情况为例

沈力 灌南县人民检察院 223500

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等各种形式、载体的的历史记录。档案管理工作（或是档案管理活动）是各档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务各项业务工作的总称。而档案信息化则是在档案管理工作中全面综合应用以信息技术为核心的各种现代科技，对档案信息资源进行收集、存储、管理以及提供服务。

基层检察院档案形成数字众多、成分繁杂，且直接面向普通公民，利用也相对较多。因此，研究和探讨基层检察院的档案信息化建设对完善基层检察院的档案管理，提供档案利用效能有十分重要的意义。本文以灌南县人民检察院（下简称灌南县院）档案信息化建设为例，总体上来阐述基层检察院档案信息化建设应完成完善的主要工作。

一、软硬件环境建设

为做好档案档案信息化建设工作，灌南县院历任领导高度重视档案信息化建设工作，合理配置档案信息化建设所需资金，完善了档案信息化建设所需的各项软硬件设施建设。在硬件方面：灌南县院机房内有档案专用服务器1台、存储1台，并配置了防火墙等安全设备；档案库房除配置存放档案所需的密集架外，现有电子门禁系统1套、空调1台、温湿度监控设备1套、视频监控系统1套，完善的档案的保管。在软件方面：灌南县院部署了一套档案管理系统并根据档案发展情况不断升级，并充分应用档案系统的各项功能；为实现电子文件的在线归档，今年还专门就档案管理系统与院办公系统实现无缝对接。此外，为了保证院电子档案数据的安全，灌南县院还专门部署了一套核心数据库系统，以实现电子档案数据的物理隔离。

二、数字档案信息资源建设

为完善档案信息资源库，灌南县院及时收集各门类、载体的电子档案数据，及时整理归档。同时，我院还完成了室藏文书、诉讼等各门类纸质档案的数字化扫描工作，并将数字化成果及时挂接进档案管理系统中，确保有档可查。

三、制度建设

为保证档案信息化建设的各项工作落到实处，灌南县院根据国家、省、市有关档案信息化建设的各项法律法规，并结合本院档案工作实际情况制定并完善了《电子文件归档管理制度》、《档案数据管理维护制度》、《电子档案移交制度 》、《电子档案利用制度》、《电子档案鉴定制度》、《档案数据安全保密制度 》、《目录数据库校对制度》等各类档案信息化制度，完善了灌南县院档案信息化管理制度体系。

四、队伍建设

档案信息化的发展对档案管理工作人员提高了更高的要求。档案人员除了要具有较强的专业专业知识外，还应掌握信息技术、互联网技术、大数据技术等现代科技。为确保档案工作人员满足档案信息化工作实际需要。灌南县院一方面积极安排档案员参加市、县档案系统组织的档案信息化技能培训；另一方面将档案管理纳入学习培训内容，定期组织院档案工作人员学习、吸收各项新技术。

五、开发利用

为进一步提升档案的共享利用率，一方面，灌南县院采用PDF电子文档格式开展信息加工，编制供本单位参考应用的电子档案编研成果，包括：全宗指南、大事记、组织机构沿革、发文汇编、经典案例分析等，提升了档案信息资源为各项工作提供服务的效能。另一方面，灌南县院还充分运用互联网技术，在单位官网上开辟了档案工作专栏，及时发布本院档案工作动态。同时，灌南县院还建立了网上陈列室，以丰富的内容展示单位各项工作取得的成绩。