论档案信息化建设中的原则

刘 敏

摘要:以网络化、数字化为基本内容的档案信息化建设是一项庞大的系统工程,为确保其建设的整体质量与效率,必须遵循一定的原则,如循序渐进原则、把握重点原则、标准规范原则、安全原则、协调发展原则、馆际合作原则和人才保障原则等。

关键词:档案馆 信息化 建设 原则

档案信息化建设,是档案部门努力适应社会信息化的发展趋势,根据社会对档案信息资源的利用需求,通过运用现代计算机技术和网络技术,将反映馆藏内容和形态特征的目录信息以及部分重要和特别重要的馆藏档案主体信息进行数字化处理,以数字化方式,方便快捷地为社会各界所利用的过程。这一过程既涉及大量档案信息的著录、部分档案信息的整合等基础性工作,也涉及按照不同信息的检索利用等要求进行一系列方便信息利用的系统功能开发工作,在人力、物力上必然会作很大的投入,是一项十分庞大的系统工程。因此,档案信息化必须确立合理的建设方向,坚持量力而行、循序渐进,并应遵循一定的原则。

一、循序渐进原则

档案馆信息化既是一项工程浩大的工作,涉及面广,又是一项技术和资金密集的系统工程,需要投入巨额经费,因此档案信息化之路并非一蹴而就,而是一个循序渐进的过程,对这个过程的各个环节要进行深入的分析研究、制定明确的目标和科学的规划是十分必要的,以减少盲目建设和重复建设。而档案部门本身经费比较紧张,而档案信息化建设要把有限的资金用在刀刃上,必须要在统筹规划的原则下,一步一个台阶,由浅入深逐步建设。首先,要在国家、省局的统一规划指导下,遵照统一技术标准,统一数据标准和统一档案检索体系的“三个统一原则”,达到全市档案部门间的网络互联互通、信息资源的共享。然后进一步连接区域网和广域网,并利用建立chinanet数字通信网的机会,提供可以在档案馆、办公室乃至家庭查阅的各种信息数据库和访问全球范围内的多种电子档案信息资源的服务环境。

二、把握重点原则

档案信息化的目的是为了提高档案服务效率,方便用户使用档案。由于档案馆保管的档案数量庞大,不由于不同的档案信息的价值不同、开放利用的时限不同、保密程度不同,全面进行数字化是不切实际的,既可能浪费有限的资金又增加了工作量,如何选择馆藏档案进行数字化是一项很难的工作。因此,不同档案馆应针对本馆现有的馆藏基础及其特点、馆藏发展计划以及信息服务的范围、内容形式和特点等因素,确定适当范围的数字化建设项目,将现有馆藏有重点、有计划、分阶段地数字化。在数字化的过程中,既要考虑文化保存和传播的功能,又要考虑到市场效益。具体而言,可以先将那些重要的、利用率高的文本文献转换成数字信息,也可以先将目录或重要的文摘、提要、数据等信息化。当前首先要进行数字化处理的档案主要包括用户迫切需要查阅的档案,需求量大的经济、科学、技术和文化等类档案,有特色的馆藏档案,馆中永久收藏的且出于安全考虑不便随时被取出供用户翻阅的珍贵档案等。

三、标准规范原则

制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。档案信息化建设目标的实现,必须建立在统一规范、统一标准的基础之上,如果采取不同的标准,各自为政,就会出现互不兼容、重复建设等现象发生,给档案管理部门、信息资源整合甚至数字化应用系统本身的可持续发展带来很大的影响,无法实现信息联网、资源共享,而且,将造成巨大的资源浪费。档案数字化要首先考虑采用国际标准,其次才是国家、行业及地方标准。网络建设标准是一个庞大复杂的标准体系,包括网络体系结构方面的标准、网上数据方面的标准及网上信息管理与服务方面的规范等

四、安全原则

档案信息化实施的主要内容是大量馆藏档案信息的数字化存储和利用,这决定了档案信息化的安全显得极其重要。信息网络在带来数据共享等优越性的同时,也相应地带来档案信息利用方面的安全隐患问题。例如,黑客入侵、计算机病毒的传播等常给计算机系统和网络的运行造成极大的破坏,因此,维护系统的安全是档案馆信息化实施时必须坚持的重要原则。在实际操作过程中,防病毒、防黑客攻击等措施的配置必须周全,系统安全性能检测和防护制度必须建立,并切实得到实行,确保系统正常而稳定的运转。

系统的安全并不能保证系统内档案信息的安全,因为档案信息资源不同于其他信息资源,它包括各种不同的密级信息,有绝密、机密、秘密、内部、公开等之分,在开放利用过程中必须遵守国家有关保密方面、知识产权方面的法律法规,保证档案信息化的有效进行。由于档案信息的机密程度不同,使用信息的对象也是有区别的,为此需要设置信息查阅利用的不同权限,防止信息失密。

坚持档案信息化建设的安全性原则是一项综合性的系统工程,档案界应针对网络环境下开展档案信息管理服务的具体特点,制定出切实、全面的安全管理制度,包括针对个人的安全责任制、针对信息安全的数据异地备份制、针对系统安全的定期安全检测制、针对信息使用安全的操作制等,此外,还有工作人员安全意识确立、安全知识培训、安全责任承担和安全失职处罚等相关制度,这些制度的确立为档案信息化建设的安全性提供制度依据和管理保障。同时,充分利用不断发展的安全维护技术,建设起档案信息网络的安全防护体系,将相应的安全威胁降低到可允许范围。

五、协调发展原则

档案信息化作为一项规模庞大的系统工程,虽然其重点工作在于档案信息的加工、存储、提取和系统软件的开发应用,但其他各环节的工作也不能忽视。在实施档案信息化过程中必须贯彻协调发展的原则。包括几个方面:

(一)同馆藏档案信息资源扩充的相协调。档案信息化,其功能和作用发挥的最根本因素,取决于它能够给社会提供多少和什么样的信息,这就同馆藏档案信息资源的数量和品种结构有极其密切的关系。在实施信息化时,不能仅满足已有的馆藏,而必须考虑有针对性地丰富和扩充馆藏,采取措施尽可能地达到馆藏档案多门类、多品种,从而为档案信息化的实施提供丰富的资源基础,避免档案信息化建设中出现“营养不良”。

(二)同基础工作相协调。在档案信息化建设过程中,需要进行大量基础性工作,主要集中在各种馆藏档案信息的加工和集成,其中档案信息的著录和输入是最基本、最主要的内容,因此,在信息化实施过程中绝对不能忽视,防止因为大量著录和输入等基础性工作没有及时完成而拖了整个信息化进程的后腿。

(三)同信息技术的开发应用相协调。档案信息化是档案信息管理与不断发展着的信息技术的结合,因此,其规划建设必须立足于信息技术的现状与发展,与信息技术的发展态势相协调。档案信息化建设的技术难点在于信息技术的综合应用,包括各种系统软件的开发、硬件配置的集成、网络环境构建等,其中最重要的是能够实现多功能的系统软件的开发和应用。由于信息技术的发展是日新月异,我们追求的最新技术的应用只能是相对性的,因此,在实施信息化过程中,必须切实贯彻同信息技术的开发应用相协调发展原则。在设计档案信息网络的体系结构、选择网络的软硬件环境、确定相关的技术标准时,一方面,尽可能采用已成熟的信息技术及其成果,确保其可行性与可靠性;另一方面,考虑信息技术的发展态势,使档案信息网络系统在技术上具有先进性、前瞻性和可扩展性。

六、馆际合作原则

网络时代的档案馆不是一座信息孤岛,而是由网络连接起来的信息体系的一部分,所以在网络环境下,档案馆比以往更需要加强馆际合作,如果档案馆以本馆为中心单独进行信息化建设,那将耗费比以往更多的人力、财力和物力,同时也就违背了信息资源共享的最终目的,也违背了信息化建设的初衷。档案馆应该加强馆际之间的联系和交流,通过分工,开发出各自有特色的丰富实用的档案信息数据库,提供给计算机网络,这样,一方面网络上具备了各馆的特色档案,最大限度地提供给用户全面、系统、优化的档案信息,同时,避免了重复劳动。提供利用时,档案馆除了向用户提供本馆馆藏外,还可传递、检索、下载其他丰富的网上信息资源,延伸扩大本馆馆藏,满足许多用户的同时共享,也可通过为用户提供网址的办法,为用户作信息向导,在法律许可的条件下实现更大范围的资源共享。

七、人才保障原则

档案信息化的组织实施、操作、使用等全部是通过人来实现的,人才是保证档案信息化建设能否顺利进行和成功的关键。从当今档案信息化建设的实际情况看,大多数档案部门急需的是既懂现代档案管理基本知识,深谙计算机技术及网络知识,又能独自开发、使用、维护档案管理软件,进行档案信息的编辑、存储、检索、利用等工作的实用操作人才。而目前大部分档案人员现代技术水平偏低,只局限于计算机的基本操作,不能进一步深化档案管理工作中的某些具体细节,因此,档案部门要加强档案信息化人才队伍建设。一方面加强人才的引进和培养,一是引进计算机和网络技术方面的专门人才,但由于机构改革,精兵简政,加之档案部门的具体情况,这些专门人才引进难,留住也难,而且要在档案信息化建设上发挥作用,有所建树也需要时日,因此,引进这类人才要慎重,除了专业知识水平较高外,还要热爱档案事业,甘于寂寞,乐于奉献。二是加强现有档案干部队伍的自身学习,这是重要的,引进专业人员毕竟有限,而档案信息化建设的许多基础工作需要大量人员去做,现实可行的做法是通过加强自身学习,提高现有档案干部队伍掌握现代技术的整体水平,使他们在具备档案专业知识的同时,拥有数字信息技术、计算机与网络技术等,由此可以收到事半功倍的效果。另一方面,要改革用人制度,建立起留住人才的机制,从根本上保障档案信息化所需人才的问题。

参考文献:

[1] 马长林等.档案馆信息化建设探论[M].上海:上海社会科学院出版社,2006年

[2] 张照余.论档案信息化建设的基本原则[J].浙江档案,2003(1)

[3] 卞咸杰.档案数字化建设中应遵循的原则[J].档案时空,2006(12)

刘敏(河南大学科研处,河南开封,475001)