高校设备管理信息化未来发展趋势探讨

张宇波+张媛

[摘 要] 分析了目前高校设备管理部门采购管理、设备管理、经费管理、实验室管理等方面信息化现状，总结了目前高校设备管理信息化的经验与不足，提出了“以设备为核心，涉及多用户，多部门，按设备生命周期全流程”管理模式的高校信息化发展方向。

[关键词] 高校设备；实验室设备；管理；信息化

中图分类号：G482 文献标识码：B 文章编号：2055-5200（2014）01-077-03

Doi： 10.11876/mimt201401020

A Discussion on the Future Development of University Equipment Informatization Management System ZHANG Yu-bo，ZHANG Yuan. （Office of Laboratory and Equipment Management， Peking University，Beijing 100871）

[Abstract] From analyzing the current situations of the purchasing management， equipment management， funds management and the laboratory management exists in the University equipment management departments，we summarized the experience and deficiency of all kinds of university equipment informatization management systems（UEIMS）. Therefore，the development model of the informatization management systems were suggested，that is，the model of which the equipment as the core，departments and users as the involved factors，the equipment life period as the whole process will be the development direction of the UEIMS.

[Key words] University equipment； Laboratory equipment； Management； Informatization

目前，高校设备管理信息化方式多种多样，为提升管理水平，保证设备管理工作有序高效运转，各高校开发设计出适合自身特色的设备管理信息化系统。目前，虽各高校设备管理系统内容不尽相同，但从未来发展趋势看，高校设备管理信息化建设方向应该是“以设备为核心，涉及多用户，多部门，按设备生命周期全流程[1]模式管理”。

1 高校设备管理信息化现状分析

依照目前各高校设备管理部门的职责，以及设备管理信息化系统的现状，设备管理信息系统主要包括4个方面：

1.1 设备采购管理

围绕设备采购的各环节、涉及到的用户，多种信息化管理系统被开发应用。比如合同、档案、论证、招标以及设备采购管理系统等[2-6]，高校设备管理部门可以依托这些管理系统快速高效的完成设备采购任务。

1.2 设备管理

设备管理的信息化[7-10]是设备管理信息系统的基础性任务之一，随着近年来国家对教学科研的投入的增加，仪器设备，特别是大型科学仪器设备在高校的保有量持续增加，通过信息化手段提高它们的使用效率与开放共享、促进大型科学仪器平台的建设[11]是提高设备管理水平的必由之路，也是高校办学水平的重要任务和标志。

1.3 实验室管理

信息化与数字化时代的到来，作为衡量高校教研水平和管理水平的重要标志，高校实验室管理技术的信息化是[12-16]大势所趋，实验室建设与管理的信息化建设对于切实提高高校实验室信息化管理水平、优化实验教学、实现资源共享等方面有实际的指导意义，同样高校实验室信息化管理水平也是高校实验技术队伍建设与管理水平的标志之一。

1.4 经费管理

单独的经费管理信息化系统应该属于高校财务部门的任务，作为高校设备管理部门在实现设备管理信息化的同时，必然要考虑到设备采购、仪器维护、运行经费的管理及信息化，高校设备管理部门必然要在设备采购以及后续管理系统中要涉及到经费管理的

信息化[17-18]。

上述4个方面的工作相互关联，涵盖了高校设备管理部门的全部任务。设备采购完成后自然转入设备的管理流程，至最终报废，同时，仪器设备也是高校实验室建设的一个重要组成部分，而如何提高采购经费的投资效益，落实采购经费的执行也是高校设备管理部门的工作内容之一。

2 高校设备管理信息化系统目前的不足

设备管理系统所包含的4个方面主要涉及8个主要部门和用户（图1：设备管理系统框架图）。对于不同的管理方向，用户的含义和实际意义是不同的。在设备采购管理方面，用户是购买者，需要系统提供购买设备的相关信息；在设备管理方面，用户是设备使用者，需要提供设备使用相关信息，包括与设备相关的成果信息以及教学科研情况；在实验室管理方面，用户是实验室管理者，需要提供实验室仪器设备装备情况和使用情况；经费管理方面：用户是设备经费拥有者，需要提供经费使用情况。

同样，在不同的管理方面，设备包含的信息也有所不同。对于采购管理来说，它包含的信息是具体的数据，比如品牌，名称，型号，价格等；对于设备管理来说，它包含的信息是价格，机时数，产出的科研论文数；对于实验室管理来说，它包含的信息是数量，是完好率，是对教学科研的价值；对于经费管理来说，它包含的是价值、维修维护折旧费用、运行费等。

通过上面的分析，可以看出，某种程度上，高校设备管理就是“管理设备，管理用户”，不同设备，不同用户在不同管理方面担当着不同的角色，提供不同的信息数据，承担不同的管理任务，高校设备管理信息化的任务就是要在不同的管理方面，在不同的角色中准确把握自身在其中的作用，完成不同的管理任务。

目前，每一个具体的设备管理信息化系统都有比较强的针对性，虽然确实解决了很多高校设备管理上的不足，提高了采购及管理的水平，但不可否认的是它们仅仅是某一方面或者几方面的信息化系统[20-21]，是多个独立功能的分散的信息系统，还没有形成一个完备的包含所有部门和用户的管理系统，从设备管理信息化全局的观点来看，还存在着缺陷和不足，主要有以下几方面：

1）数据的唯一性及真实性方面：保证数据的唯一性，就需要保证数据进入系统通道是唯一的，独立分散的管理系统，往往存在两条以上的通道，那么数据的唯一性就会遭到破坏，唯一性导致的可能结果往往是矛盾或者是不真实的数据，就会为我们的管理提供错误的结论和指导。

2）数据的完整性方面：设备在不同的管理方面具有不同的表征，也就是说它们有着不同的数据信息，这样就需要各个部门和用户来根据各自的性质来完成相对应的数据，不完备的信息化系统对于数据的完整性也必然是片面的。

3）数据的时效性方面：信息是动态的、实时变化的，当信息有了变动时，需要户将改变的信息数据及时的补充入系统中，过时的数据对决策者与管理者都是误导。

3 高校设备管理信息化发展趋势及目标

高校设备管理信息化应该是“以设备为核心，涉及多用户，多部门，按设备生命周期全流程”管理的信息化系统。以设备为核心，是高校设备管理部门的本质属性和使命，所有的信息化工作都是围绕着设备这个核心要素来开展的，偏离这个核心就是偏离我们的工作中心。

信息化系统应该是全面完整的设备管理系统：它首先是设备数据的全面，其次是设备具体的使用人的全面覆盖，最后，它还应包括高校的设备管理部门，以及与之关系密切的各级财务部门，审计监督和纪委部门等，以及高校决策层。目前，高校设备管理中已经有众多的部门参与进来，但是却疏忽了校外的因素，比如厂家和外贸的参与，这一方面也是以后信息化工作中应当加以重视的一个方面。

最后，信息化系统应该是“设备生命周期全流程”的一个面向过程的信息化管理系统[22]。同时，高校设备管理人才的培养与使用也应该我们的目标之一，高素质的高校设备管理人才是关键因素，业务过硬，具有现代理念的优秀人才加入高校设备管理工作，是高校设备管理信息化的的智力保证。

4 总结

高校设备管理信息化经历了一个漫长的过程，因为有了理论上对设备管理的深刻认识、科技的大发展，高素质人才的加入，才有了今天的高校设备管理信息化的众多模式。高校设备管理信息化的探索还将继续下去，但必不可少的因素是管理模式转变与体制创新、人才培养及科技进步，只有构建高校设备管理的理想平台，实现信息资源共享，才能提高我们高校设备管理部门的管理效率，创建一流的高校设备管理信息化模式。

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