基于PDCA循环的会议管理模型设计与数据分析

于佳 李昀昊 曾阳

（1.东方电气股份有限公司信息技术中心 四川省成都市 611731）

（2.中国东方电气集团有限公司党群工作部 四川省成都市 611731）

1 设计背景

随着网络信息技术的迅速发展，信息化技术已经广泛应用于经济社会的各个领域，将新一代信息技术融入会议管理工作中，是信息时代的必然要求。

目前公司的会议管理工作依然采取纸质材料记录和上级监督部门抽查完成情况的方式进行。面对海量的会议材料数据如何进行深度分析，如何对会议管理工作的过程进行监督指导成为当务之急。本文设计了一套基于PDCA循环管理的模型，利用信息化手段将会议计划、会议前、会议中、会议后以及会议完成情况进行全生命周期的管理，对会议数据进行统计分析。不仅提高会议管理工作者的工作效率，更使会议信息随时可查、可统计、可分析，使上级组织能够更加针对性地监督指导工作。

2 需求分析

将会议情况进行全生命周期管理：

（1）会议计划。系统按照上级组织要求，将各级组织每月、每季度应召开的会议计划自动下发，各级管理组织能够根据计划安排设置会议。

（2）会前准备。实现会前准备管理。开会前会议管理员设置会议召开时间、议题和参会人员，并发出会议通知，系统自动通知参会人员。不能参会的人员需要提交请假流程。

（3）会议召开。会议召开时参会人员可以通过手机扫码签到。系统能够显示出本次会议请假或者签到情况，对于未请假也未签到的人员进行参会督促。

（4）会后管理。会议召开完后，会议管理员将会议记录上传，并提交领导审阅，审阅通过后对会议记录进行归档。各级会议管理员可以对权限范围内未归档的会议进行增、删、查、改。

（5）数据分析。实现会议开展情况数据分析，相应归口管理部门可查看本级及下级汇总的所有会议开展情况，及时进行督促指导。实现数据自动统计分析，并根据数据分析结果有针对性地对下级单位进行指导，形成PDCA循环。

3 功能模块设计

根据PDCA循环管理理念对系统进行设计。PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环。全面质量管理的思想基础和方法依据就是PDCA循环。PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段，即Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(处理)。在质量管理活动中，要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决。这一工作方法是质量管理的基本方法，也是企业管理各项工作的一般规律。

要实现会议的PDCA循环管理，需要对会议从计划、执行、检查到最后的监督处理入手，设计了计划管理、会议管理、完成情况分析、结果反馈监督处理四个模块的功能，本系统的流程图设计为如图1所示。

图1：系统功能流程图

会议计划管理模块，本环节是PDCA循环的起点，功能设计为每月月初系统能够按照组织层级自动计算出各级组织每月、每季度的会议计划，并将计划下发到各级组织。各级组织会议管理员能够通过系统查询到本月或本季度应当完成的会议计划，根据计划安排会议地点、时间和会议内容，并通过短信将会议通知发送给参会人员。

会议管理模块，会前参会人员通过手机扫描二维码进行签到，不能参加会议的人员需要提交请假流程。会后会议管理员将会议议题和附件上传系统，并提交领导审核。审核通过后会议自动归档，审核如果不通过，则驳回到会议管理员处，重新修改上传。会议归档前均可以修改、驳回、删除。会议归档后不可修改和删除。会议管理员和会议审核员可以查询已归档的会议数据。

完成情况分析模块，对会议完成情况进行统计分析，这个模块也是PDCA循环最为关键的一环，各级组织通过统计报表对本级以及下级组织的会议完成率和具体完成情况进行多维度的统计分析，检查出会议完成率不高的组织，并给予及时的提醒。另外，根据会议完成情况形成完整的报告为下一个环节做准备。

结果反馈监督处理模块，是PDCA最后一个环节。将前序环节形成的数据生成各种考核指标，归口部门会议管理员可以对下级组织的各种指标进行横向和纵向对比分析、查漏补缺、预警提醒，并将指标通过大屏看板的方式向上级主管部门进行反馈，上级主管部门能够及时掌握会议情况，以便做出处理和优化。

4 技术方案设计

4.1 数据采集设计

根据公司的建设目标需求，本系统采集方式包括两种：一种是利用工具实现数据自动采集，主要是针对结构化的各类经营管理类数据；第二种是利用统计报表实现手动采集，主要针对目前各个业务部门线下手动管理的数据。

采集的主要功能有报表设置，报表在定义之前，需要进行报表相关的配置。其中，进行BI组织的定义是必要的。报表定义，通过报表设计器可以定义填报任务并对任务中的报表进行详细设置，如报表格式、计算公式、适用范围等。1个填报任务可包含多张报表，任务下报表支持分组管理。报表填报，报表进行填报、计算、审核、汇总，支持通过文件导入数据，导出为Excel文件，也可将报表内容打印。报表分析，通过报表分析查看填报任务各单位的填报状态情况，包括直接下级状态分析、所有下级状态分析。同时支持查询明细状态。

4.2 质量方案管理

建设数据质量方案管理功能，实现从新增、编辑、禁用/启用、删除、查询、方案查看等全过程的管理。可以按照定义的检查范围和时间以自动或手工方式完成对数据质量的检查工作。在质量控制过程中违反了数据质量定义的，视为数据质量问题，数据质量问题直接通过数据质量的关键特性和指标反映出来。检查结果管理，能够查看质量规则的检查结果，有针对性的进行数据质量处理。检查告警管理，可以设定质量检查结果的分级告警规则，设定相应的权重，根据权重不同，以不同的形式进行规则告警，包括邮件通知、系统消息等。数据质量报告，利用数据质量管理工具，对数据质量问题进行管理并跟踪处理，然后生成数据质量报告并定期发布。

4.3 权限管理设计

从角色岗位和组织机构两个维度构建权限管理体系。角色岗位维度权限管理设计为同一类岗位角色的人员分配相应的数据资源权限。组织机构维度权限管理设计为按照组织层级进行分级授权，各组织管理员能够对本级及其下级组织的管理员授权、并对数据进行增删查改。

不同角色岗位按照组织机构维度进行权限划分，每个组织只能看到自己角色岗位相关的页面功能和数据。

5 系统的设计与实现

5.1 数据库表的设计与表间关系

会议管理共涉及到8张核心表，分别为：会议计划表、会议信息表、会议计划关联表、员工表、角色表（role）、角色关联表、组织表、参会人员表。其中“会议计划表”通过“关联计划ID”与“会议计划关联表”关联,“会议信息表”通过“会议ID”与“会议计划关联表”关联，以此确定某一个会议是完成的哪一个计划。“员工表”通过“组织ID”与“会议信息表”关联，可以查出该会议应参会人员名单。“参会人员表”通过“组织ID”与“会议信息表”关联，可以查出该会议实际参会人员名单和请假人员名单等。相关数据库表间关系的ER图如图2。

图2：数据库表ER图

5.2 完成情况表的设计与实现

会议完成情况是将以上数据库表连接起来形成一张大宽表，再通过时间维度和组织维度对会议计划的完成状态进行统计分析。统计表格设计如表1。

表1：完成情况数据库表

形成大宽表的代码如下：

SELECT

A.组织ID,

F.组织名称,

A.计划ID,

C.会议ID,

C.会议开始时间,

C.会议结束时间,

C.会议归档日期,

D.应参加会议人员ID,

E.实际参加会议人员ID,

E.请假人员ID,

…

年,

月,

季度

FROM 会议计划表 A

left join 会议计划关联表 B on A.计划ID=B.计划ID

left join会议信息表 C on C.会议ID=B.会议ID

left join 员工表 D on A.组织ID = D.组织ID

left join 参会人员表 E on A.组织ID = E.组织ID

left join 组织表 F on A.组织ID = F.组织ID

where A.会议结束时间 <= 当前时间

形成大宽表以后，可以通过分组求和计算出各级组织会议完成的指标数据，并将相应指标数据保存到数据库中备查。

5.3 结果反馈监督的设计与实现

会议完成情况的结果通过看板提供给上级主管部门监督检查。系统对于完成情况较低、会议出席人数达不到要求的组织给予预警，上级主管部门针对具体问题进行监督处理。需要监督的指标有：会议完成率、会议出席率、会议归档周期等。公式如下：

会议完成率 = 完成归档的会议数 / 计划会议数

会议出席率 = 出席会议的人数 / 应出席会议的人数

会议归档周期 = 会议归档日期-会议召开日期

例如会议完成率的核心代码如下：

Select sum(会议完成数)/sum(会议计划数) as 会议完成率,组织ID,年,月,季度

From 完成情况表

Group by年,季度,月,组织ID

Order by年,季度,月,组织ID

根据各项指标数值所占的权重计算出综合得分，并将得分设为优、良、中、差四个等级，综合得分的计算公式为:综合得分 = (会议完成率 * 50 ) + ( 会议出席率 * 30 ) + （ 1/会议归档周期 * 20 ）

综合得分 >= 80 ,评价为“优”；

综合得分 >= 70 and < 80 ,评价为“良”；

综合得分 >= 60 and < 70 ,评价为“中”；

综合得分 < 60 ,评价为“差”。

上级主管部门根据各组织综合评价进行横向排序，对排名靠前的部门进行表扬，对排名靠后的部门进行批评。每个部门可以通过雷达图对照检查存在的问题，进行整改。此外，归口主管部门还能通过饼图分析出评价占比情况，如果评价为“中”和“差”的占比较多，则说明近期会议组织管理工作落实不到位，系统提出预警信号，提醒主管部门加强监督管理。每个考核期期末，系统将会自动生成各级组织的画像，作为检查报告的重要依据，为下一个PDCA循环提出优化改进的方向。

6 实现结果

上级组织监督的看板实现效果如图3。

图3：监督检查看板效果图

考核期期末，各公司对下级部门会议管理工作评价占比情况通过饼图的方式进行统计分析。评价占比饼图效果图如图4所示。

图4：评价占比效果图

各个部门会议管理员可以通过雷达图对考核期内会议管理工作进行分析，查漏补缺，不断整改优化。雷达画像效果图如图5所示。

图5：雷达画像效果图

7 总结

本系统用信息化手段和数据分析方案结合PDCA循环管理的理念对公司会议进行全生命周期管理，让数据分析贯穿会议管理工作的各种环节。把“上级要求、工作对象需求和企业发展需求”作为“输入”内容，把贯穿部门工作的“策划、运行、评价、反馈、改进”等作为活动环节，把不断推进管理信息化作为“输出”结果，实现了会议管理工作流程化管控。

本系统使会议管理实现了在线部署，在线开展计划管理，在线掌控各部门工作落实情况，提高了会议管理工作的推动力。从静态管控到动态监测，提升了会议管理的规范性和科学性。克服了传统会议管理模式形式单一、工作量大、静态被动的局限，进一步实现会议管理实时动态记录、分析、预警、调整的动态管理格局，并及时总结基层组织管理的规律，发现工作中存在的问题，提升会议管理的质量和效率，让会议管理工作开展更加智慧。

未来需要利用机器学习、AI算法对数据进行相应业务场景的智能化分析，提供预测功能，不断提高数据分析能力。