计算机网络信息技术在办公自动化中的应用

时间：2024-05-04

宋明鑫

（长白山职业技术学院吉林省白山市 134300）

现阶段，我国正处于企业转型的重要阶段，尤其是在全球一体化进程深入推进影响下，市场竞争愈发激烈，提高企业办公效率已经成为保障企业可持续健康发展的关键所在。对此，通过应用计算机网络信息技术构建企业办公自动化体系，能够在实现企业内部信息交互的基础上保障企业各项办公工作的便捷性与高效性，有助于提高企业的经营管理水平，并在推进企业网络办公管理系统快速构成的基础上促进企业的创新发展。

1 计算机网络信息技术与办公自动化概念分析

针对计算机网络信息技术，其以计算机网络为支撑，以多样化计算机设备与软件为基础，多通过实现网络信息的自动化传输、管理与分析来确保信息控制的精确性和高效性。而在办公自动化领域，计算机网络信息技术最大的应用体现在于网络传输技术与计算机办公技术，同时，根据《中国互联网发展状况统计报告》，当前我国网民规模已经达到9.04 亿，利用网络信息技术开展生产活动已经成为各行业办公领域的常态。在此基础上，借助构建集多样办公软件与计算机硬件设备为一体的办公自动化技术体系，能够形成包含多种办公功能的人机交互模式，有助于为办公人员提供便捷的技术服务，并在确保办公效率与质量的同时为企业的内部成本控制提供帮助。

2 计算机网络信息技术在办公自动化中的应用价值

2.1 多元化与差异化管理

对于现代企业来说，依托明确的责任划分，形成完整的管理体系，能够确保多种管理资源的最大化开发与利用。而通过应用现代计算机网络信息技术，能够在基于不同职能部门设计办公自动化管理系统的基础上满足不同工作人员的工作需求，有助于构建差异化与多元化的管理模式，并确保多部门工作效率的显著提高。

2.2 便捷化与高效化服务

在传统企业办公模式中，工作人员办公需受到空间与时间限制，工作局限性较大。对此，通过使用计算机网络信息技术构建自动化办公系统，可在手机智能网络、Wi-Fi 无线网络技术的支撑下实现随时随地办公，有助于提高工作人员办公的效率，提高多部门的配合效果，保障企业决策的及时性与发展的高效性。

3 计算机网络信息技术在办公自动化中的应用现状

3.1 自动化办公产品相对较少，办公软件实用性较低

上述提到，计算机网络信息技术能够实现办公过程的精细化与差异化管理，即能够针对不同部门的工作职能提供不同的技术服务。但是，从实际来看，当前自动化办公软件市场多追求软件功能的综合性与全面性，不仅不具备应有的专业性和针对性，同时也不能满足实际使用的个性化需求。此外，一些办公软件的使用流程相对复杂，违背了办公自动化提高办公效率的初衷，在应用时不仅会导致事倍功半的效果，同时也因软件安全性和稳定性不足而容易造成企业信息泄露问题出现。

3.2 企业办公人员自动化办公水平较低

现阶段，计算机网络信息技术发展速度较快，对办公人员的能力素质要求显著提高。但是，从实际来看，我国大多数企业均仍未具备充足的高素质办公队伍，尤其是专业化技术管理与维护人员的缺失，导致无法发挥自动化办公系统的应有利用价值，阻碍了企业办公作业的自动化发展。此外，基于人才培养角度，当前企业人才培养模式无法适应实际的技术发展速度，且缺乏对于办公人员思想素质和责任意识的培养，导致因人员不正当操作所致的企业信息泄露问题较为严重，不利于企业的健康发展。

3.3 自动化办公管理与信息监督体制尚未健全

在办公自动化体系搭建过程中，完善的监督管理体制是确保计算机网络信息技术高效利用的关键前提。但是，从实际企业运营发展情况来看，很多企业对于计算机网络信息技术的应用仍停留于基本的软件办公和信息存储层面，不仅缺乏统一的信息管理标准以支撑企业构建信息数据库，同时也因信息监督措施有限而造成了大量信息的遗漏与缺失。此外，在围绕计算机网络信息技术开展自动化办公作业时，普遍存有对自动化办公认识不明确的问题，导致企业技术资源遭受严重浪费，增加了企业的技术运营成本。

4 计算机网络信息技术在办公自动化中的应用内容

4.1 专业办公软件与信息检索软件的应用

针对现阶段我国商务市场，熟练使用Word、Excel 等办公软件已经成为企业办公职员的基本能力要求，同时，基于不同办公领域，能够在多种办公软件的支撑下满足办公作业的个性化与专业化需求，例如，针对广告设计领域，包括PS 在内的制图软件是办公人员的有效工具，能够为其提供便捷化的技术服务，并改善办公作业的整体效率。此外，在信息技术支撑下，以各种浏览器为主的信息检索软件很大程度上解决了传统企业信息搜索的难题，有助于帮助办公人员了解第一手的行业发展信息，保证办公决策的正确性与实时性，确保企业的长远健康发展。

4.2 无线网络技术与交互式信息沟通技术的应用

针对网络技术发展角度，伴随着Wi-Fi 无线网络技术的快速发展，应用基于网络技术的通讯方式进行办公信息沟通已经成为企业办公自动化的常态，其中，借助电子邮件、即时通讯、视频会议等手段开展办公作业，能够在企业多部门办公人员之间搭建信息交互桥梁，实现办公信息的实时化与高效化沟通，有助于保障企业办公效率的进一步提高。此外，借助视频技术应用，能够以摄像头为支撑确保远程会议的协调开展，保障与会人员能够清楚观察每一个发言人的面部表情，在实现互动式信息讨论的基础上实现真正意义上的随时随地信息沟通。

4.3 信息存储与数据库技术的应用

现阶段，办公自动化技术已经逐步由第二代技术转变为第三代技术，而在当前技术背景下，信息存储与数据库技术的应用既确保了企业信息存储的完整性与长期性，又实现了多样信息的综合处理与统一分类，能够在完善信息管理标准的支撑下为企业办公人员提供最有效的信息服务。此外，依托于数据库技术，企业能够根据自身的办公需求构建办公自动化管理系统，在借由计算机完成所有信息处理作业的基础上规避因人为处理所致的信息遗漏问题，保障信息处理的科学性和有效性，同时，通过搭建自动化信息管理平台，能够就包括公司通知、部门决策在内的多种信息及时传递给办公人员，确保企业内部管理的效率与质量。

5 计算机网络信息技术在办公自动化中的应用策略

5.1 转变企业管理思维，加快办公自动化体系建设

5.1.1 提高办公自动化认识与重视

围绕当前产业竞争市场，提高企业办公水平既是保障企业市场竞争力的关键所在，又是促进企业市场创新与持续发展的关键途径。因此，应于企业领导层面加强对于办公自动化的认识和重视，在逐步转变办公理念与办公思维的基础上形成更加完善的办公自动化体系，进而确保多种计算机网络信息技术的有效应用。其中，应加强对于办公自动化硬件设备的资金投入，通过及时引进先进办公设备以保证企业办公作业的硬件基础，同时，应针对电脑、打字机、复印机等硬件设备配备先进的自动化软件，在真正实现办公自动化的过程中减轻办公人员的工作压力，达到提高办公效率的最终目的。

5.1.2 建立办公集成化信息管理系统

在信息技术应用视角下，应围绕企业日常办公作业建立专门的办公信息管理系统，通过应用计算机编程技术与管理学知识构建满足办公作业需求的信息管理模式，发挥信息技术的便捷性与人性化服务优势。同时，应针对企业各部门职能工作明确办公作业的实质流程，在就其与信息化办公系统进行融合的过程中随时随地为办公人员提供方便，且需要注意的是，应注重就以往企业办公系统存在的复杂化与综合化问题进行解决，在尽可能搭建分布式办公体系的过程中确保不同部门的单独作业。此外，围绕不同部门间的信息交互问题，应在构建专业化办公系统的同时以信息技术为支撑搭建信息共享机制，最终提高企业部门间的协同办公效率，保障企业的发展水平。

5.1.3 构建统一办公信息自动化管理标准

在办公自动化技术体系构建过程中，为确保企业不同职能部门之间信息交互的有效性和准确性，应围绕企业信息管理流程构建统一的办公信息自动化管理标准，在有效实现办公信息无缝交互的过程中确保企业不同部门办公作业的协调开展，最终为构建企业信息管理数据库提供帮助。同时，应着手就企业办公软件的不兼容问题进行解决，借助尽可能保证信息交互的便捷性以搭建企业内部的信息交互桥梁，最终促进企业各项管理决策的及时下发以及关键信息的实时共享。

5.2 加强专业人才培养，构建完善自动化办公队伍

5.2.1 拓宽企业自动化办公人才培养渠道

在新时代背景下，企业自动化办公人才的储备水平往往直接关系到企业的市场发展能动力。因此，企业应尽可能就现有办公自动化人才培养渠道进行拓宽，在不断引进高素质办公人才的同时保障企业办公作业的创新性与发展性。其中，企业除了应积极组织开展招聘活动吸收社会人才外，还应尽可能与国内外高校建立紧密合作关系，在传递给高校最新技术需求的基础上明确高校的人才培养方向。同时，应在与高校合作过程中注重搭建校企合作平台，在给予当代学生足够企业实践学习机会的过程中不断挖掘有潜力的办公人才，最终促进企业办公水平的持续提高。

5.2.2 加强企业内部技术培训与考核管理

在企业内部，应在强化企业领导及管理人员办公自动化意识的同时注重开展多样化的技术培训与考核管理活动，在激发企业多部门办公人员自动化技术学习意识的基础上，营造融洽的企业学习氛围，进而保证企业办公作业的创新力与发展力，推动企业办公水平的持续提高。其中，除了应围绕APP 使用、工具软件安装、电子邮件接收等基本技术操作展开技术培训外，还应定期开展专业化的技术考核，在检验办公人员办公软件掌握情况的过程中及时剔除不合格的工作人员，进而有效提高企业办公队伍的工作素养，确保企业计算机网络信息技术资源的最大化开发与利用。

5.3 构建技术保障机制，形成良好自动化技术环境

5.3.1 出台针对办公自动化领域的政策法规

在企业办公自动化发展过程中，考虑到网络安全问题容易导致一定的商业恶性竞争现象，应针对企业办公信息数据库及办公自动化系统及时出台相关的保障政策，在发挥政府宏观市场引导作用的同时确保企业的市场利益。其中，针对当前商务市场中的各种办公软件，应加强市场监管与宏观管理，及时剔除市场中存在信息泄露风险的办公软件，在确保企业应用安全性的同时推动软件开发持续创新，此外，应鼓励企业自主开发适合自身的定制化办公软件，形成欣欣向荣的软件创新氛围，促进整个办公自动化行业的创新发展。

5.3.2 提高计算机网络办公系统的安全性

在运用计算机网络技术进行企业办公时，信息安全问题是容易给企业造成利益损失的主要原因，因此，应针对常见的黑客问题、网络病毒问题建立完善的信息保障机制，通过确保办公系统安全性以保护企业的利益不受损害。其中，除了应聘请职业道德过硬的员工担任网络管理员外，还应针对办公自动化系统设置多重管理权限，通过限制员工的使用权利以避免员工恶意操作影响企业效益。此外，在企业日常运营管理过程中，应围绕各类办公硬件设备及软件构建完善的维护管理机制，通过使用防火墙、加密、认证、安全协议等措施保障网络安全，最终促进企业办公自动化体系正向作用的充分发挥。

5.3.3 注重做好信息备份与应急处理方案

在办公自动化技术发展过程中，因防火墙漏洞所致的企业大规模信息丢失问题并不少见，因此，企业应注重做好针对信息的备份工作，进而一方面确保应急事件发生后企业办公工作的持续开展，另一方面避免因信息丢失影响企业发展决策，最终将计算机网络信息技术的应用风险降至最低。