电子信息技术在档案管理中的有效应用

郭瑞苗

摘要： 在网络信息时代下，电子信息技术的作用日益凸显，并在诸多领域中得到越来越广泛的应用。基于此点，本文首先简要分析了档案管理中电子信息技术的作用，在此基础上，对电子信息技术在档案管理中的有效应用进行论述。期望通过本文的研究能够对促进档案管理水平的进一步提升有所帮助。

【关键词】电子信息技术 档案管理 应用

1 档案管理中电子信息技术的作用分析

电子信息技术是时代发展的产物，较具代表性和典型性的电子信息技术有计算机、网络、通信等技术，具体如图1所示。

它的出现使档案管理工作发生了根本性的改变，在档案管理中，电子信息技术的作用具体体现在如下几个方面：

1.1 存储载体

随着计算机管理的普及应用，各种重要的数据信息可以实现实时传递，由此使得电子文件取代了传统的纸质文件，通过计算机对相关的数据信息进行存储，可以使查询和修改等操作变得更加简单、快捷，由此为档案的使用者提供了极大的方便。

1.2 档案分类

由于档案信息的种类较多，如果以人为的方式进行分类、整理，不但工作量大，并且还容易出错。而通过电子信息技术，能够使档案的分类变得更加容易，这主要归结于信息系统的的模块化管理，在这一前提下，计算机可根据相关的指令，对档案的类目进行调整。

1.3 接收保存

对于传统的档案管理而言，管理人员的日常工作就是接收、整理和保管档案。而在电子信息时代下，管理人员从繁重的劳动中解放出来，档案的接收和保存变得更加简单，档案的管理效率得到进一步提升。综上，电子信息技术在档案管理中具有非常重要的作用，因此，应将该技术合理运用到档案管理的实际工作当中，以此来推动档案事业的持续发展。

2 电子信息技术在档案管理中的有效应用

在档案管理中，电子信息技术的应用主要体现在如下几个方面：

2.1 在档案搜集中的应用

在档案电子信息管理系统当中，数据信息收集模块的加入，给档案的收集提供了便利条件。大部分档案管理中心借助光电扫描设备对档案进行扫描，随后将获取到的档案信息以图像的形式存储到计算机系统内。纸质档案经扫描仪扫描之后，会被快速且精确地转化为电子图片，将电子扫描仪调到高速模式，能够扫描A4纸80页。不仅如此，电子信息技术还可将档案资料存储到数据库当中，由此除了能够使存储空间被占用的问题得到有效解决，而且还能使档案的保存时间大幅度延长。

2.2 在档案分类整理中的应用

档案的种类多，信息量大，所以需要对搜集到的档案进行整理，这样才能归档保存，从而为档案的查阅及管理提供便利。在对档案进行整理的过程中，可以根据不同的方式对档案进行分類，如档案的内容、档案的收集时间等等。利用电子信息技术可以快速、准确地对档案进行分类，由此可以提高档案整理的工作效率。例如，借助电子信息管理系统，可按照时间对档案分类整理，先在系统中设定一个时间，当使用者需要对档案进行查询时，只需要输入具体的时间范围，便可获得相应的查询结果。除时间之外，还可以根据档案的具体内容进行分类整理。

2.3 在档案查阅中的应用

在档案管理中，电子信息技术的应用，使档案的查阅方式发生了巨大转变，分类整理更加高效。通过档案的查阅软件，可为档案的使用者提供便捷的查询服务，系统中的档案编目十分清晰，各种分类信息一目了然，按照使用需要对档案进行选择即可，由此为使用者提供了巨大的便利。不仅如此，使用者通过输入想要查询的关键词，可直接从电子信息管理系统的数据库当中，查找到所需的档案资料，整个过程不仅简单，而且耗时较短，节约了时间和精力。

2.4 在档案编辑与调取中的应用

由于档案的种类比较繁杂，从而使得部分档案收集后，可直接存储到点子信息管理系统的数据库当中，而有些档案则无法进行直接存储，必须经过编辑修改之后，才能进行输入。以往的档案管理，编辑是最为复杂的一个环节，首先要找到相应的纸质档案，然后再进行修改，经过修改后的档案还需要重新归档，这样才能继续使用。而依托电子信息技术构建的管理系统，为档案的编辑提供了极大的便利，管理人员只需要对系统的数据库进行检索，便能快速找到需要进行编辑的档案，由此可实现对档案的快速修改。在档案调取方面，电子信息技术的应用，为档案的使用者提供了非常大的方便。当使用者查阅到所需的档案文件或资料后，若是具有权限，则可直接对档案进行打印，或是发送到移动硬盘当中，这样一来，无需将档案借出，不但确保了原始档案的安全性和完整性，而且还使档案的使用价值得到充分体现。

3 结论

综上所述，在网络信息时代到来的今天，电子信息技术以其自身所具备的诸多优势，在各个领域中得到了广泛应用，其在档案管理中的应用，不但使档案管理的工作过程得以简化，而且还提高了档案的利用效率，档案的价值获得充分发挥。在未来一段时期，应当加大对电子信息技术的研究力度，除了对现有的技术进行不断改进和完善之外，还应当开发一些新的技术，从而使其能够更好地为档案管理服务，这对于推动档案事业的发展具有重要的现实意义。

参考文献

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