计算机技术在档案管理中的应用

戴小龙

摘 要

随着经济的发展和社会的进步，科学技术水平逐渐提升，尤其是计算机技术有着突飞猛进的发展，计算技术在人们的生活中起到非常重要的作用，在档案管理中也有非常突出的贡献，本文重点研究了计算机技术在档案管理中的具体的应用情况，首先介绍了在档案管理中应用计算机技术的重要性，然后分析了如何在档案管理中運用计算机技术。

【关键词】计算机技术 档案管理 应用

现今社会的进步离不开计算机技术的发展，因此研究档案管理中如何使用计算机技术有非常重要的现实指导意义，不仅能够为档案管理工作提供高效、科学的管理建议，还能够促进档案管理整体水平的提高，因此需要对档案管理中的计算机技术的使用进行合理科学的分析，了解计算机技术的具体的应用情况，根据应用情况来加强档案管理的有效性。

1 计算机技术在档案管理中的重要性

档案管理是一项比较复杂的工作，应用计算机技术来进行档案管理不仅能够促进工作效率的提高，还能够促进档案管理整体水平的提高，总体来说，在档案管理中，计算机技术有以下三个重要作用：

1.1 为档案信息提供安全性保障

在传统档案管理中，一旦档案遗失，就不能再进行弥补，所以传统的手工档案在保存的时候非常困难，而计算机技术就可以很好的解决这个问题，信息化的档案信息能够进行多次复制保存，所以能够弥补传统档案信息和资料容易丢失的问题。

1.2 降低档案管理的工作成本，提高整体工作效率

在档案管理中，传统的档案管理方法需要大量的人力、物力、财力，并且在保存过程中有许多复杂的环节，因此在档案管理中利用计算机技术能够很好的降低工作成本，对于工作效率的提高也有非常明显的促进作用。

1.3 计算机技术可以更好的实现档案信息的共享

对于传统档案管理来说，当需要进行信息共享的时候非常的复杂，而应用计算机技术能够促进信息的流动，查阅信息也非常的方便，所以计算机技术能够促进档案管理信息共享程度的提升。

2 计算机技术在档案管理中的实际应用

2.1 建立档案电子数字档案资料库

在计算机技术的应用中，首先会对传统的纸质档案进行电子化的转化，这样就能够促进档案信息的数字化的提升，在完成电子档案的资源录入以后，会对资源进行有效的整理，并且按照统一的规范进行档案录入，将电子信息按照一定的格式储存起来，电子数字档案主要包括三个部分：

2.1.1 用户终端

档案的电子数据档案库所形成的用户终端能够让档案的使用用户进行便捷的信息查询，可以使用档案信息的计算机界面进行终端查询。

2.1.2 通讯系统

计算机网络和通讯系统是电子档案库的重要的使用基础，只有完善计算机网络和通讯系统，才能更好的促进档案管理效率的提升。

2.1.3 数据库检索服务系统

在档案管理中，使用计算机技术就一定要建立有效的检索服务系统，用户通过服务系统进行信息查询。

2.2 建立完善的电子档案管理运用系统

利用计算机技术进行档案管理需要建立完善的电子档案管理运用系统，首先就要在建立了规范的电子数据库后对档案进行管理，利用规范的管理系统对电子档案进行管理，主要有三个部分：

（1）采用先进、科学、有效的的计算机技术设立管理系统安装先进的用户软件，让用户有更好的用户体验；

（2）建立完善的电子档案管理系统。使用电子数据档案能够增强信息的安全性和有效性，也能够促进信息的传递安全性的提升，在计算机信息技术的发展中，需要重点加强档案管理系统的有效性；

（3）详细的考虑档案使用用户的需求，完善系统的维护，提高档案的使用效率。对于用户来说，在进行档案信息查询的时候，一定会按照自己的需求进行查询，所以说档案的管理也要按照用户的需求进行管理，才能促进计算机技术的高效使用，让档案管理的计算机信息化达到最大的程度。

2.3 建立电子数字档案库联网站点

在档案管理过程中，想要达到计算机技术的管理目标，就一定要真正的将计算机技术使用到档案管理中，在计算机技术的使用中，一定要按照计算机的特点和网络的实际情况来建立档案库，从而建立一个有效的档案库联网的网络，主要包括两个部分：

（1）建立有效的电子数字档案库的联网站点，才能更好的实现计算机技术的使用价值，也才能提高计算机技术的运用效率，应该在电子数字档案库中建立有效的联网站点，让进行档案信息查询的用户能够自由的进行档案信息查询，可以不被时间、空间等客观的条件所限制，在电子数据库的网站站点中，用户可以通过信息界面登录到系统中去，然后根据自己的档案查询需求进行查询。

（2）建立相应的档案信息共享网站，利用高效率的档案管理系统和方法对档案进行管理，从而保障电子数字档案的信息的安全性，也能够在一定程度上规范档案信息的使用，让档案信息查询的用户行为更加有保障。

3 结束语

总而言之，在信息化的现代社会中，计算机技术的使用非常重要，对于档案管理来说，使用计算机技术能够促进管理成本的降低，增强管理效率，让档案管理更加优化、科学、安全、可控。所以，需要加强计算机技术在档案管理中的应用，使用高效的管理方式来规范计算机技术的使用，并且促进档案管理用户的信息查询的安全性，从而促进整体档案管理水平的提升。

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作者单位

河源市人才档案托管中心 广东省河源市 517000