“互联网+”下高校档案管理信息化建设中的问题及措施分析

摘要：当今社会进入了网络信息化时代，大数据被广泛应用于各个行业，改变了人们的工作与学习的模式，推动了高校档案管理信息化建设的速度。在“互联网+”环境下，我国的高校档案管理工作向着系统化和规范化迈出了重要一步，有力地推动了高校管理质量的整体提高。本文围绕高校档案管理在信息化建设方面存在的问题，提供了具体的建设目标，通过优化管理人员团队、强化投入力量、统一工作规范等合理方法，进一步优化高等学校档案信息化管理工作，以此推动“互联网+”下高校档案管理工作的顺利开展。

关键词：互联网+；高校档案管理；信息化建设；措施

一、引言

在“互联网+”背景下，我国高校的档案信息化建设工作得到了提高和加强。高校档案管理工作是一项十分有价值、有意义的工作，对于有效提升我国高校管理工作的效率，不斷满足社会发展对于信息化建设的需求，将我国的高校档案管理工作稳步推上新的发展台阶，发挥出了十分重要的作用。然而从我国高校管理工作的状况来看，当前在档案管理方面还不是很成熟，存在很多亟须解决的问题。因此，为了推动高等院校档案管理工作的顺利开展，采取强有力的手段和措施是十分必要的。

二、“互联网+”下高校档案信息化建设的意义

（一）社会发展的必然要求

“互联网+”背景下，办公自动化水平不断提高，这从某种意义上来说促进了现代科技的推广和应用，高校档案信息化建设正是在此背景下应运而生，适应了社会发展的需求。随着社会的进步和信息化建设步伐的加快，高校档案管理工作只有跟上时代发展的节奏，改变以往以纸质档案为主的保存方式以及手工操作的管理手段，运用现代信息技术手段和科学高效的档案管理方法，使高校的档案管理工作不断提升到更高的水平，使之跟上社会不断进步的新形势，有效促进高校各项管理工作的开展。

（二）档案服务工作的要求

在“互联网+”环境下，我国高校在档案管理工作方面有了很大的飞跃，摒弃了以往那种完全靠手工对档案进行管理的传统方式，取而代之的是现代先进的办公自动化的操作模式。这种现代的档案管理模式从某种意义上来说是社会和时代进步的体现，一方面能够为信息化社会提供基础性公共信息，另一方面也使高校档案管理向着智能化迈进了一步，也为其他领域的档案管理研究工作的有序进行提供了具体可查的信息资源，使得我国高校在档案管理的平台中得以实现信息资源和数据资源的有效共享，有效改善了我国高等院校档案管理工作的质量，有力地推动了我国高校的建设和管理工作的顺利进行。结合目前我国高等院校现有的实际状况进行分析，档案信息化建设大大提高了档案管理工作的效率，相比传统手工的档案管理方式更加准确而快捷，从而为高等院校制定发展规划和战略决策地提供有价值的参考信息。此外，利用现代信息技术手段对档案资料及其相关信息进行保存和管理，有助于提高高等院校在使用档案资源方面的效率，大大拓宽了高校在档案管理方面的服务范围。

（三）档案管理工作的要求

在“互联网+”背景下，随着现代信息技术的广泛应用，社会各行业信息化发展不断提速，应用领域逐步扩大到各个高校的档案管理领域。当前全民进入大数据时代，传统的档案管理工作思想和方法已经跟不上社会发展的新形势，在这种情况下高校很多部门都实现了网络化管理，因此档案管理工作也必须改变传统的工作思路和方法，以此建立起高校各个部门之间的有效联系与沟通。

当今时代，运用先进的科学和信息技术手段实现档案管理工作的优化，实现档案管理的高效化和优质化，以此取代传统档案管理必须保存纸质版档案信息的管理方法。在高等院校具备了实现档案信息化管理的设备及技术人员等条件之后，就可以将档案的日常管理交给现代信息化的管理系统进行，这样就转换了管理工作的角色，以此推动高校在档案管理工作方面的进一步发展。

三、“互联网+”下高校档案管理信息化建设方面的不足

（一）档案管理信息化建设的目标不够明确

在推动高校档案管理工作不断发展的进程中，相关的管理人员并没有结合高校现有的管理现状和具体的发展规划来进行目标的制定，在具体建设的过程中往往存在这样或那样的问题，使得一些高校的实际状况与制定的目标之间存在着较大的差距，因而无法真正地将高校制定的各项档案管理措施落到实处，从而造成高校在档案管理方面缺乏秩序的现象。同时，在档案建设的过程中由于各项管理规章制度的灵活性较差，有些高校仍在沿用传统的档案管理模式，这种情况导致我国一部分高校负责管理档案的部门跟不上时代发展的新形势，更与高校快速发展的步调难以保持一致，阻碍了高校档案管理工作的创新发展。

此外，由于当前我国高校的档案管理方面的手段相对单一，这种情况往往导致高校档案管理工作在建设目标方面缺乏一致性。为此，高校应充分发挥高校互联网资源共享的功能进行职责分解，使各个部门的工作能够集中到一起，以此推动高校档案管理信息化建设目标的实现。

（二）档案管理信息化建设的经费不足

现阶段，建设经费投入不足是当前影响高校档案管理工作的一大障碍，因此高校要通过各种渠道积极筹措建设资金用于档案信息化建设。在档案信息化建设的过程中，不管在人才、设施、各种物资等方面，还是后期的大型设施的维修方面，都离不开资金。如果高校没有相应的支持资金投入，导致档案信息化工程一直处在没有得到合理建设，因而也就没有更好的办法使高校在档案管理方面的功能得到充分发挥，高效优质的档案管理工作在具体落实方面也自然变成了纸上谈兵。此外，由于高校档案信息化资料相对散乱，在应用现代办公软件之后便产生了数目众多的电子文档，而这些文档往往需要及时地进行保存，以免造成数据信息的丢失。然而由于高校各个部门的档案往往无法连接到总系统，这就难免由于资源分散而使信息化档案的接收任务变得十分繁重。因此，积极投入资金用于信息化建设是十分必要的。

（三）档案管理信息化建设缺乏统一的标准

在“互联网+”背景下，高校为了达到信息资源共享的目的，同时也是为了更好地管理档案，逐步建立起了专门的档案管理的网站信息系统，但是由于保障期运行的各项管理制度还没有完全建立起来，在档案管理方面还缺乏一定的标准，在具体操作的过程中难免会出现各种各样的细节问题，从而影响了信息化档案管理工作的效率。因此，有关管理人员必须要建立统一的规范，并确定各个具体的工作规范，同时进行管理考评工作，为高等院校的档案信息化建设提出信息保证，从有关法律、规章制度和各种标准等方面予以必要的保障，以此推动高校档案管理工作的顺利开展。

（四）档案管理信息化软硬件设施投入不足

档案管理的传统方法大多是以纸质材料的档案作为信息的留存依据，管理工作大多情况下需要依靠人力。档案管理信息网络化建设是一项庞大复杂的工程，它不仅需要引进优良的设备，还要对人员进行专业培训，之后还要将原有的档案材料输入现代网络系统，最后才能实现档案管理信息化带来的效益。由于档案信息化管理并非短时间可以产生效益，这就导致了档案管理信息网络化建设资金投入不足的问题，而从国家出台的一些相关政策来看，对于档案管理的扶持力度不够，并且由于高校在档案管理方面缺乏先进的硬件设备，手段也较为单一，这给档案的保存和查阅带来了一定的难度，显然也限制了其发展速度。

（五）档案管理信息化的整体规划不合理

运用信息技术手段对档案进行系统的分类整合，使之能够实现社会面的共享，这是高校档案管理信息网络化建设的根本意义所在。然而从当前的实际情况来看，整体建设情况不容乐观。有些高校在进行档案管理的过程中存在着各个部门之间彼此孤立、各自为营的现象，缺乏必要的工作交流与配合，这种情况造成了各个部门在推进速度方面进度不一，而且不同部门之间所采用的管理标准也是多种多样，难以统一。

与此同时，高校的有些部门在目标规划上缺乏长远的战略思想，有的近期目标规划也是不是很明确，总体上缺乏合理的规划和设计，这种情况不仅给查阅档案造成了困难，而且还使得各部门之间的在传送档案方面也不够顺畅，从而导致高校档案管理信息网络化建设进度的延缓。

（六）档案管理信息化方面的人才资源匮乏

充足的信息化建设人才资源是档实现高校档案管理优质化的基本保证。无论是使用信息化设备，还是建立信息化档案资料库以及进行网络维护与管理，都离不开专业的信息技术人才。然而很多高校往往只是片面地注重相关档案管理信息网络化设施的采购以及其他相关方面，往往忽视了人才方面的建设和培养。由于缺乏科学的信息化管理理念，从而导致有些高校即使拥有价格不菲的先进的信息网络化管理设施，但是却没有专业的档案管理人才进行操控，因此只能长期处于闲置状态。这种现象造成了资源和资金的严重浪费。尤其是随着现代网络信息时代的到来，这种信息化网络档案管理相关专业人才的缺乏问题更加突出，因此应加强档案管理人才的培养。

四、“互联网+”下促进高校档案信息化建设的有效途径

（一）创建高校档案信息资源体

高校档案与信息管理资源系统建设重点涉及如下方面：第一，加强档案管理信息化资源建设。在信息化资源构建的过程中，高校相关部门的管理人员要对一些有保留价值的信息文档进行筛选，并标注好信息的来源，然后定期或不定期地通过管理系统从各个部门的数据文档中获取信息资料，并对这些信息加以整理与存档，以此确保高校各部门的文档具有一定的系统性。与此同时，相关档案管理人员还要将档案按照一定的分类标准进行分门别类地集中归类整理，并且做好各种文件的接收、管理等方面的工作。与此同时，还要将原始的纸质档案录入到电脑的档案管理系统中，并做好相关数据信息的保存工作。第二，加强信息化档案管理的数据资源库建设。档案管理相关人员应重点做好对文件资料的具体分类工作，构建出科学合理的数据库框架，为不断丰富数据库信息资源做好充足的准备。同时，档案管理工作者还要在各个子目录下建立起学生档案管理、教师档案管理以及科研成果等方面內容的数据库，既方便了使用者的管理和查询，又提升了档案信息资源管理的系统性。

（二）创新高校档案信息化管理体系

为了解决信息化建设资金不足的问题，高校应与政府以及中小企业加强联络，并尽可能地想方法协助处理建设经费紧缺的问题。而高等院校自己也要不断完善管理机制，重点从如下几个方面着手：其一，建设统一的信息管理网络平台，投入一定资金用于引进现代化的设备，以此促进高校信息化档案管理工作的顺利实施。其二，通过开发连接校内网站的电子档案管理软件系统，把纸质的文档管理与电子文档管理有效地结合起来，以此推动高校档案管理的一体化建设。其三，创设高校全覆盖的信息化档案管理系统，为信息资源共享创造有利的条件。除此之外，管理人员应按时对档案进行整理与检查，保证电子公文数据信息的及时更新，确保其完整性。

（三）构建高校档案管理安全保障体系

为了充分发挥档案信息资源的功能，高校要努力推进档案信息化标准建设，落实档案信息化标准，其中主要涉及资源建设标准、成果利用标准等规范条例。高校各个部门要统一思想，互相协调合作，制定完善的档案信息化建设标准和各项工作标准，结合当前档案管理现状，建立文件收集和处理等相关制度，优化档案管理标准。与此同时，管理人员要加大监管力度，对各个电子档案信息的安全性，管理人员要加大监管力度，将电子与纸质有效结合在一起，做好重要档案备份保存，以保证档案管理系统的安全。

（四）加大信息化档案管理网络化建设

从某种意义上说，加强对于信息网络化建设方面的资金投入和政策扶持具有十分重要的作用，因此应引起有关部门的重视，最大限度地扶持高校对于档案管理的资金支持和投入。在高校档案管理信息网络化建设中，高校相关部门务必要投入必要的资金用于相关设备和人才的培养。只有这样，才能更好地在高等院校积极推进这项意义重大的建设工作。针对高校建设资金不足的情况，可以采取分批次建设，持续拨款的方法，有计划、有步骤地加以推进，以确保档案管理网络信息化建设工作的顺利进行。

（五）加强档案信息化建设的整体规划

要保证档案管理信息化建设的顺利实施，就要对其进行科学合理的规划，以此有效地缩短建设的时间，从而提高信息化建设的效率。首先，必须出台统一的信息网络化建设的标准，使得各部门采用规划统一的档案管理信息化体系，这样更加有利于在管理方面的整齐划一。再次，相关部门应制定出具体的建设目标，包括近期和远期的建设目标和实施计划，以此提高建设的效率。除此之外，各档案部门之间还要加强联系，以便协调和解决建设中遇到的问题，最大限度地加快档案管理信息化建设的步伐。

五、结束语

在“互联网+”背景下，全民进入大数据时代，高校档案管理工作必须紧跟时代前进的步伐。为此，高校应重点加强档案管理方面的资源建设，并将纸质档案数字化作为高校档案管理工作的重中之重，在现代信息网络建设的基础上，注重对档案信息资源的合理开发和利用，使我国高校的档案管理工作向着系统化和规范化迈进，以此促进我国高校档案信息化管理水平的整体提高，从而推动我国高校档案管理信息化建设的步伐。

作者单位：姚嘉星    三亚学院

参  考  文  献

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