高校档案的信息化

张芝慧

【摘要】 在信息时代，高校档案信息将日益成为经济和社会发展所不可缺少的重要组成部分。这给当今的档案工作带来了非常大的变化，我们只有充分认识到开展档案的信息化建设对档案工作的重要性，才能改变对档案的传统认识，适应时代的发展趋势，从根本上做好档案的信息化建设。

【关键字】 高校档案 档案管理 互联网 信息化建设

高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是高校最宝贵的信息财富之一。档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录.又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。在信息时代，高校档案信息将日益成为经济和社会发展所不可缺少的重要组成部分。这给当今的档案工作带来了非常大的变化，我们只有充分认识到开展档案的信息化建设对档案工作的重要性，才能改变对档案的传统认识，适应时代的发展趋势，从根本上做好档案的信息化建设。高校档案应建立健全档案管理制度和机制，加强档案信息资源建设，全面推动高校管理信息化建设，为建设数字校园服务。

随着国家经济的发展、教育改革的不断深入，教育事业引来了大发展大繁荣，同时对教育软硬件的要求提出了更高的标准。一方面促使学校重视师资力量、教育硬件条件、生源的综合素质等外部客观因素；另一方面，则更加重视对教育教学工作的管理，着眼于创造和形成学校的教育精神、人文精神、学术精神、科学精神等内容为中心的校园文化。

学校档案是历史的镜子，记录着学校的过去和现在，承载着未来的发展方向。学校档案记录了学校的一切活动，保存备查学校各种文字材料的总和，是学校建设的历史证明和依据。学校的制度、文件和活動内容过程，就是学校在教育教学工作实践中所形成的一种基本精神和行为准则。通过学校档案就能反映学校的教育教学管理风格、组织结构、工作方式、校园文化等内容。学校档案工作围绕学校教育教学管理建设开展，促进了学校管理模式的形成：

一、档案管理中折射出学校的人文精神对学校整体和学校每个师生的道德价值取向及行为准则起导向作用。档案中记录了学校优秀的传统、先进教师和学生的事迹、多年教育教学工作的总结等等，学习这些内容，可以起到承上启下的作用，把学校管理经验的成果传承下去。

二、学校文化被学校全体师生共同认可之后，会产生较大的凝聚作用。

三、学校文化建设的目的就是造就一个工作氛围、工作环境，使全体师生从内心产生一种情绪高昂、奋发进取、互帮互学、相互尊重的效应。

四、学校对每个师生的思想和行为具有约束和规范作用。学校档案中记载了多年来学校形成的一整套规章制度，记录了学校教育教学目标、职业道德、工作守则、心理素质、人际关系等无形的行为准则，从而推动着学校文化的发展。

五、学校文化建设的成果，是学校物质财富和精神财富的总和，学校文化具有对外辐射的育人作用。

随着计算机信息技术、网络技术和高等职业教育事业的高速发展，高校档案管理信息化的需求也日益迫切。从当前高校档案管理信息化建设发展现状看，还远不能适应档案管理信息化的需要。尤其对于一些合并升格的高校来说，要想适应形势发展，使档案工作在学校工作中真正发挥积极的作用，就必须走信息化的道路，实现跨越式的发展，转变观念，从队伍结构、软硬件设备等方面提供必要的条件，推进档案管理的信息化建设。近几年高校发展速度越来越快，规模越来越大，所形成的档案数量和门类也越来越多，单以纸质档案为载体来记录信息，在档案整理过程中需要投入更多的物力、人力，而且会占用更大的储存空间，浪费库房资源。同时纸质材料也不易长久保存。所以档案载体类型必须要从过去的单一纸质发展为以磁盘、光盘等多种磁性档案为载体的档案，结合计算机技术，实现档案资料的信息化，只有这样才能保证档案的完整和安全，发挥档案资料的作用。其次，高校信息网络化、数字化，能将整个档案系统和使用者之间有机的结合起来，在这样新的档案工作环境下，档案使用者，无论在什么时间、在什么地方、只要有计算机并且能上网就能进入档案管理系统，查询档案信息。这样使得档案工作人员编研档案，档案使用者查阅档案都变得极为简单、方便。同时这样还保证了档案的安全性，避免了纸质过程借阅中所出现的不必要的磨损。

档案管理在高校改革发展中地位与作用非常重要，其信息化发展是知识经济时代的必然趋势，也是教育信息化发展的必然要求，更是档案管理这种特殊管理工作与时俱进的需要。为此，高校档案管理信息化作为档案管理信息化的一个重要分支，已经成为教育界、档案界研究的热点。高校档案管理信息化是信息化时代发展的一个标志，是档案管理模式和方式、理念发展现代转型的重要标志，是高校档案管理从管理实物实体档案到管理数字档案转型的一个重要过程。

参 考 文 献

[1]《湖北档案》.2013（9）：26-26

[2]《现代情报》.2007（6）：63-64

[3]《兰台世界》.2014（10）：112-113