信息化技术在基层医疗单位档案管理中的应用

张林霞

（盐城市盐都区盐龙街道社区卫生服务中心，江苏 盐城 224056）

就医院而言，医院档案更是有着独特的重要性，它不仅是医院领导决策支持和患者诊疗工作的重要参考，也是医院医疗质量、管理水平的体现，更是为病人健康提供法律效应的有效司法依据。当前，随着互联网信息化时代的发展，利用信息化手段加强医院档案建设，已经成为适应社会信息化和全面提高档案管理工作的必然趋势，但基层医疗单位在信息化建设方面相对比较薄弱，显得尤为必要，也是目前基层医疗单位所要面对的新课题。就此，文章就信息化在基层医疗单位档案管理中的应用进行简要分析。

1 档案信息化管理的特点

基层医疗单位保管的档案内容比较多，有管理文件、会议记录、各类报表、病历档案、化验单据、各种影像资料和财务票据等。其中，医疗文书更是反映医院医疗管理质量和水平的有效司法依据，具有原始记录、价值保留、随时查询、增值效用等功能。档案信息化管理是指通过档案工作的现代化管理及利用服务水平，逐步摆脱传统的手工处理方式，实现档案管理的数字化。内容包括两个方面：（1）为了提高医院的管理效率，应用现代化信息技术对档案信息有序分类、鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行有效的管理。（2）运用计算机化和信息化实现“无纸化”管理，促进档案管理创新，使档案信息资源实现社会共享，这也是目前档案工作现代化建设的必然选择。

2 信息化在医院档案管理的必要性

（1）存在保存难的现象。目前医院档案传统的做法仍然是以纸质为主要的存储介质，存在很多缺陷，很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，不便于永久保存。有些单位因为办公用房紧张，很难单独设置档案室，有些单位甚至将档案堆放在角落里，比较零散无序。而且随着年限的推进、量的增加，需要更多的存储空间，必然会增加医院维护和管理成本。解决原始信息的长期保存问题运用现代化管理手段具有任重而道远的意义。

（2）存在管理、查询难的问题。现在大多数医院仍是使用传统的以人工为主的档案管理模式。传统查询的流程：通过查卷宗目录，再查到文件目录，根据记录的档案号到库房调卷，办理查阅手续，既耗时又耗力。尤其经过反复查阅后，容易破损，甚至遗失，还需要及时跟踪追回，不便于管理。

（3）存在利用率低的问题。易损坏、低效率、不便于统计和查询是纸质档案普遍存在的共性问题。在基层医院，档案信息较多，为非专业人员代管，专业技术不强，差错率较高，一般都是用人工先查阅，然后统计，工作量较大，工作效率低下，利用率和利用价值低。

由此可见，医院档案信息化建设能够加快医疗服务模式的创新，为临床护里、行政管理等各种工作提供全面的管理服务平台，有助于提升医院整体工作效率，改善患者就医体验，同时，也能及时准确反映存在的问题和薄弱环节，为医院管理层决策提供有力支撑，全面改善医疗卫生的服务水平和能力。

3 做好档案管理信息化的方法

（1）提高认识。医院档案管理信息化建设事关医院长远发展，应充分认识到档案信息化建设的重要性和必要性，充分争取政府和上级部门的支持，把这项工作作为重点纳入医院管理体系，成立专门机构，明确专门人员，强化责任分工，制定信息化建设的中长期规划和短期目标，各部门各科室加快推动档案信息化建设，进一步营造良好氛围。另外，在保障所需的软硬件设施信息化建设方面需要给予适度资金投入。

（2）注重档案管理中的信息化应用。虽然目前大多医院已经在病人就诊过程中实行信息化管理模式，但是在医院档案管理方面，还没有建立相应的档案信息管理数据库。医疗单位往往考虑自身利益，没有将信息共享，档案工作大多还只局限于简单的录入等传统模式。继续使用传统的管理模式和方法，必定造成信息滞后，同时不利于档案管理工作的提升。档案管理信息化是时代发展的必然趋势，为此必须与时俱进，顺应社会发展趋势，不断创新，努力提升档案管理的科学化水平。

（3）重视培养现代化档案管理人才。实现档案管理信息化，关键在人，组建高素质的档案人才队伍十分必要。一方面，要“优化存量”，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，定期组织医院档案管理人员参加培训学习，切实提升专业能力。另一方面，要“提升增量”，多途径多层次吸引既懂档案信息网络技术、又懂管理的复合型人才，切实强化人才储备，建立适应档案信息化发展的技术人员和管理人员队伍。同时，要根据医院实际，不断完善档案管理绩效考核制度，采取定性、定量考核“双管齐下”，将考核结果与评优、评先、职称评定、选拔任用等挂钩，有效激发档案管理人员的积极性。

（4）加强信息化在档案管理中应用的技能培训。档案管理人员除了必须掌握一定的档案管理知识，还要熟悉计算机和网络操作技术。由于基层医疗单位不够重视档案工作，从业人员大多是兼职，档案管理知识不足，计算机操作不熟悉，这些状况都不利于档案信息化管理的发展。必须重视培养现代化档案管理人才，对年轻人员，要多途径、多形式地培训计算机应用、信息技术等课程，多元化培养基层医院档案管理人才，提高医院档案管理水平。要满足电子档案信息化管理的需求，需要培养出熟悉计算机技术和信息、网络技术，专业的档案事业人才。

（5）在档案管理中加强信息化应用的安全风险防范。主要体现在网络病毒及黑客攻击、档案管理人员缺乏保密意识、保密制度不落实、保密范围和级别模糊不清、资料借阅的随意性等。根据档案管理的特殊性需要，加强安全思想认识、强化落实督查、科学划分保密范围和级别、严格档案资料借阅手续、加强技术防范消除泄密隐患。由于档案人员的身份比较特殊，现代化档案管理人才是实现档案信息化管理的保证。因此，不同资料的管理方式也不尽相同，管理人员在工作时还要做到绝对细心和耐心。在做档案管理工作时，还必须做好保密工作，确保信息安全不被泄露，这就需要工作人员不但要具有很强的责任心，而且还必须具有高度的保密意识，才能够保证管理资料的安全性。只有认真地去做了、改善了，档案安全工作才能落到实处。

4 结语

信息化技术正改变着人们的生活方式，深入影响社会的方方面面，加快医院档案信息化建设迫在眉睫，也是适应时代发展的要求。文章对信息化在基层医疗单位档案管理中应用的重要性和必要性进行了阐述，也对推进过程中可能遇到的问题予以了探索，并提出了相应的对应策略。在当前医疗事业加快发展的背景下，加快医院档案管理信息化建设是非常必要的，只有认真把重要性、规范性专业性提升到位，将信息化在档案管理中应用价值最大限度地发挥出来，才能不断推动基层医疗单位档案管理整体现代化“大步向前”，有效促进全面健康发展。