国家公共资源交易服务平台工程档案归档实践

时间：2024-05-04

付宏燕

（国家信息中心公共技术服务部，北京 100045）

0 引言

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录［1］。电子政务项目档案是在电子政务项目建设全过程中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录［2］。档案对于信息系统工程的作用概括为两个方面［3］。①凭证作用。档案是自然形成的，决定了档案记录历史情况的客观性，是历史的真凭实据，具有一定的法律效用。②参考作用。档案不仅真实的记录和反映了信息系统建设和运行维护的全过程，而且反映了工程项目建设与运行维护活动的深度和广度，为深入理解信息系统提供了正反两方面的经验，便于后续信息系统的建设过程进行参考并寻找答案，但目前已有文献中结合国家电子政务项目档案的归档总结与深入探索依然较少。

国家公共资源交易服务平台是落实《国务院办公厅关于印发〈整合建立统一的公共资源交易平台工作方案〉的通知》（国办发〔2015〕63号）文件要求的重要举措，为国家级电子政务工程项目，依托国家电子政务外网，实现与31个省（自治区、直辖市）和新疆生产建设兵团公共资源交易服务平台，以及财政部、自然资源部、国资委等主管部门公共资源交易数据的采集，并将所汇集的全国范围内交易信息，为市场主体、社会公众和监管部门提供服务。平台一期工程于2019年12月完成竣工验收，本人作为工程建设的主要人员和竣工验收组织者，结合项目建设特点完成了纸介质档案、电子化档案的全部归档，形成了完整的案卷清单和文件清单。特梳理出归档过程，为电子政务工程的档案归集和验收工作提供借鉴或参考。

1 国家公共资源交易服务平台建设特点

1.1 建设内容多、覆盖面广、文档量大

国家公共资源交易服务平台一期工程的建设内容较多，包括一网（全国公共资源交易信息共享网络）、两门户（政务外网门户、互联网门户）、五库、15个应用、四大类29个标准规范、配套基础设施等，交易数据覆盖九个交易领域、全国600多个地方交易平台和多个国家部委。项目按照层次关系简单划分为集成、单项、配套，对应56个合同。参与角色除项目建设单位和指导单位外，涉及监理、总集成商、设备供货商、设备原厂商、安全集成商、单项应用开发商、标准制定商、基础设施建设商、运维接手单位等，各参与方即为相关文档的责任方，文档量大。

1.2 工程建设分阶段实施

从可行性研究报告（代项目建议书）开始，国家公共资源交易服务平台按顺序共经历了项目立项、招投标、开工令、设备采购供货、调研与详细设计、开发与集成、单项初验、集成初验、试运行、单项终验、集成终验、整体工程初验、竣工验收等里程碑关键点。从电子政务项目建设实施的组织角度，我们将单项初（终）验、集成初（终）验、整体工程初验、竣工验收做为四个大的建设阶段。

关键节点中，项目立项上报、招投标由建设单位完成，确定了工程建设内容和投资，以及项目监理和参建厂商；开工令由监理签发，代表工程正式开始建设，乙方介入项目；调研与详细设计指应用开发商在立项的初步设计报告、合同要求基础上，进一步调研和需求分析，形成详细设计文档；单项初（终）验、集成初（终）验是对应用开发商、集成商负责内容的验收；整体工程初验和竣工验收需完成工程、技术、财务和档案四个分项的验收，形成分项验收审查意见、竣工验收专家审查意见和总的竣工验收报告，是对建设单位的验收。

各阶段均会形成对应的文件，或指导本阶段工作的实施，或总结本阶段的工作成果，或为后续阶段工作提供参考。纸介质文件材料的收集、整理、归档应与项目建设进程同步实施，同时电子文件的形成、积累、收集、鉴定、和定期归档要进行全过程的管理，保证电子文件的真实、完整、有效和安全，应将所采集的相关元数据一并保存［4］。

1.3 工程文件分阶段归档要求

与建设阶段相对应，国家公共资源交易服务平台的文件归档也分阶段完成：①单项和集成通过初步验收后进行一次归档，重点为实施文件。②单项和集成通过终验后，进行二次归档，整改一次归档文件并增加终验文件。③整体初验前进行三次归档，整改终验文档并增加综合管理类、等保测评类、财务类及竣工图、竣工报告等文件。④竣工验收前进行四次归档，修正所有归档文件并增加整体初验文件。⑤竣工验收后进行五次归档，增加竣工验收报告等文件。归档文件应完整、成套，真实记录并准确反映项目建设过程和完成情况。

2 归档范围及归档文件分类体系

2.1 归档步骤

国家公共资源交易服务平台的归档步骤如下：①工程建设每个阶段收尾时，由参建角色梳理所负责的最终版纸介质、电子版文件，保持对应一致，如应用开发商梳理出该阶段的项目实施文件，建设单位梳理出立项和招投标文件、本阶段的综合管理文件。②建设单位提出文件归档范围、保管期限，编制Excel的归档分类体系表，填写责任者、形成时间、页码等文档属性，同时提出档案的编码规则。③依据归档范围、分类体系表核查文件，进行文件编码和软件著录，同时装盒组卷并做标记。④统一打印脊背、目录、备考表，根据标记粘贴或放置合适位置，审核调整每卷文档或脊背等信息。⑤形成案卷清单、档案文件清单。

2.2 确定归档范围

国家公共资源交易服务平台档案的归档依据，包括《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》，以及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设工程文件归档整理规范》《归档文件整理规则》等国家和行业标准，同时依据《国家公共资源交易服务平台一期工程初步设计》及批复、项目招标投标文件、合同文件。结合本工程项目的建设特点，确定归档范围和保管期限见表1。

表1 国家公共资源交易服务平台归档范围和保管期限

续表1

2.3 归档文件分类体系

归档文件采用三级分类体系，第一级（大类）包括立项文件、项目管理文件、项目实施文件、财务管理文件、监理文件和验收文件6大类，归档范围中的设计文件、硬件和基础软件采购归到项目实施文件类；第二级分类中，项目管理文件的二级类分为综合管理文件、招投标文件和合同文件，其余的二级类都是按照合同进行分类；第三级分类（小类）按照建设阶段或里程碑节点划分，对应具体的归档文件名称。每一类编码由由不超过4个大写英文字母的缩写构成，如XMGL代表一级的项目管理、ZHGL代表二级的综合管理，JGZD代表三级的机构制度，每一类下的文件均按照时间先后顺序排列。以一级分类的项目管理文件、实施文件为例，见表2所示。

2.4 归档文件编码规则设计

国家公共资源交易服务平台归档文件的编码规则，需要体现出平台名称GGZY、所属大类和小类，以及在小类中的排序等信息。我们设计文件编码由五部分组成，前四部分用2到4个缩写字母表示，第五部分为2位数字，各部分之间用“-”连接，即：GGZY-一级分类编码-二级分类编码-三级分类编码-文件序号，如建立项目实施机构文件所属项目管理一级类、综合管理二级类、机构制度三级类下时间最早的第1份文件，则文件编码为GGZY-XMGL-ZHGL-JGZD-01。

3 档案的组卷和编目

3.1 组卷

组卷需要把归档范围内的政务工程文件按照分类规律和文件相互关系组成工程项目案卷。国家公共资源交易服务平台以档案盒为单位进行档案保管，一盒为一卷。每一卷有唯一的档号标识，档号由全宗号、分类号和案卷号组合而成。其中，全宗号是固定的，与平台名称缩写一致设为GGZY，分类号由表2归档文件分类体系表中各级分类的编码组成，案卷号是指档案盒在该类别按一定顺序排列的流水号。案卷清单示例见表3。

表2 国家公共资源交易服务平台归档文件分类体系表示例

表3 国家公共资源交易服务平台一期工程档案案卷清单

组卷应按照项目文件成套性的特点进行，具体要求包括：对每一小类下的文件进行组卷，不能跨类组卷；同一保管期限的文件可组成一卷，不同保管期限的文件不能组成一卷；同一小类下的文件较多时，可按照主题、阶段等组卷，如果同一主题下的文件仍然不能装入一个档案盒，例如**投标文件，可设成**投标文件一、**投标文件二等不同的卷；组卷的顺序应按归档文件分类体系中列出的文件名称顺序依次排列；未中标的投标文件单独组卷，可不装入档案盒。

3.2 编目

编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程，作用主要体现在两个方面：一是固定案卷整理成果；二是揭示卷内文件内容，便于保管和利用。对于电子政务工程，应具备案卷目录、卷内文件目录，同时形成备考表、案卷封面和背脊。完成单个文件著录的基础上，利用档案管理软件打印卷内文件目录、案卷脊背和备考表等信息。

其中，卷内文件目录排列在卷内文件首页之前，以表格形式体现，由档号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等内容，方便开卷即可看到该卷全部关键信息。其中，件号为卷内文件排列的顺序号，责任者填写文档生成单位或第一责任者，题名为文件标题，示例见表4。

表4 国家公共资源交易服务平台卷内目录

备考表排列在卷内文件之后，说明案卷内文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题,有固定的印刷体格式，需手工签写立卷人、检查人，以及检查日期。

4 归档质量要求

高质量的归档文件才能保证项目档案的高质量。归档文件应达到如下要求：①真实、齐全、完整、成套，且为原件。②字迹清楚、图样清晰、图表整洁，且无破损。③手工签字、盖责任方红章等手续完备。④有效页面均应编写页码。⑤电子文档载体可读，与纸质文档的组卷、排列方式保持完全一致。

5 归档注意事项

由于建设内容多且复杂，在国家公共资源交易服务平台归档全过程中，清晰、成体系且易查询的案卷排列问题贯穿始终，如下的处理原则得到了事半功倍的效果：认真梳理归档文件分类体系表，案卷以此为基础顺序排列；对于数量最多的项目实施文件，按集成项目、软件开发项目（数据库开发在前，业务系统开发在后）、设备采购项目（统一采购在前，自行采购在后）、其他项目的顺序排列；在同一个小类或主题下，视情况可按阶段、重要程度或时间先后排列。对于卷内文件排列，综合管理文件、财务管理文件和监理文件卷内按照问题、时间或重要程度排列；其他卷内文件应按归档文件列表中文件名称列出的顺序排列。