OA协同办公平台在高校信息化管理中的应用与实践

李书钦，马时来

（北方工业大学信息中心，北京 100144）

0 引言

随着信息技术、互联网、管理科学的不断进步和交叉融合，办公自动化（OA）脱颖而出。OA自1970年以来快速发展，将计算机技术和协同办公相结合，使信息传递、流程审批更加快捷，使日常行政办公事务的处理跨越时间和空间的限制，显著提高工作效率，节省办公成本，减少不必要的工作失误，提高管理者决策水平，并且可以严格办公制度、严密办事程序，规范办文、办会、办事行为[1-2]。

现阶段，高等教育的发展对大学日常管理提出了新要求，如何提高日常办公效率，让行政办公流程变得科学合理，贯彻落实“让人员少跑腿，让信息多跑路”的工作思路，建设OA协同办公平台已成为大学管理中的重要议题之一[3-5]。目前，我国高校信息化建设步伐明显加快，大部分高校已具备网络条件、硬件条件和建设OA协同办公平台的条件，建设和使用OA协同办公平台来规范日常的办公行为，不仅让行政办公流程变得科学合理，还能够优化资源配置，节约人力物力财力，提高大学的行政办公和综合治理能力。

因此，拟结合北方工业大学OA协同办公平台建设的实际情况，论述OA协同办公平台实施的条件、在高校信息化管理中的作用、实践经验及取得的成效。

1 高校实施OA协同办公平台的条件

实施OA协同办公平台，首先需要选择一个适合本单位实际的协同办公平台，前期通过在同类型高校中大量走访论证，我校最终选定北京致远互联软件股份有限公司开发的OA系统，系统采用B/S架构，实现了全校教职工的协同工作、公文管理、表单管理、文档管理、会议管理、通知公告等功能，并与学校信息门户和数据中心整合，打破信息孤岛，实现了统一登录、自动同步用户信息的办公自动化管理，实现我校统一办公平台，落地各项审批管理制度，提高工作效率，并通过移动办公接入，为我校实现移动校园建立坚实的基础。

1.1 学校领导牵头，高度重视

利用OA协同办公平台实现从传统办公方式向线上协同办公转变，领导的重视至关重要。OA协同办公平台涉及到全校各个部门，是一个庞大的系统工程，需要校领导牵头，在人员配备、经费保障、部门协调等方面制订相关制度，并保证项目的实施过程顺利执行[6-7]。在OA协同办公平台中，校领导是所有决策事项的最终一环，对OA系统使用起到关键作用，为确保系统上线后的使用效率，需率先垂范，带头使用OA系统，如果校领导不能及时有效使用，就会造成审批流程终止，从而导致工作效率降低[8-9]。

针对我校OA协同办公平台，学校专门组建高级别领导小组，校长任组长，亲自抓协同办公系统建设相关工作，由校领导牵头，各部门一把手作为第一责任人认真对待、大力配合。我校OA协同办公平台自2017年1月1日正式上线运行，校领导多次在校长办公会、党委常委会、中层干部会议上督促各部门领导带头使用OA协同办公平台。因此，高校的协同办公平台能否成功实施，取决于校领导的决心和重视程度，没有校领导牵头，协调推进，协同办公平台的实施就不可能实现。

1.2 各部门密切配合，合理分工

OA协同办公平台的实施，涉及到全校所有部门和相关管理人员，必须得到各职能部门的积极配合。因此，我校在实施协同办公平台建设初期，就明确了各部门工作职责。学校办公室是学校的核心管理部门，是信息上传下达的中枢，为确保OA协同办公平台的顺利实施与推广，我校由学校办公室统筹OA推广事宜，协调学校各部门需求调研、系统培训等环节资源，并对建设过程进行跟踪和确认。信息中心在OA推广过程中给予人员、技术等方面的支持，就OA系统环境部署、系统测试、系统建设环节做好与厂商的沟通、协调工作。全校各部门都指定一名OA系统管理员，作为接口人，提供、确认本部门使用需求，积极参与系统后期培训，学习OA系统初次使用、安装和操作流程，指导、带动本部门领导和员工积极使用OA协同办公平台。

为保证OA协同办公平台顺利实施，学校办公室专门制定各部门OA系统管理员通讯录，并在学校主页多次下发通知，对OA系统实施的时间节点、试运行时间、正式上线时间做出明确安排。信息中心制定OA系统需求调研表、需求和功能确认表等系列表格，对学校35个二级部门进行需求调研，并不断完善和确认需求，协助相关部门明确表单、公文、协同等表单样式和审批流程。正是学校各部门的密切配合，保证了我校OA协同办公平台的顺利实施，也保证了各部门在系统上线后的熟练使用和共同认可。

1.3 实施过程科学合理，系统培训及时到位

为了保障我校的OA系统顺利上线运行和后期的持续应用，需要一套完善的实施方法和服务体系，该项目的实施采用“总体规划、分步实施”来开展，实施流程图如图1所示。

图1 OA协同办公平台实施流程图

（1）项目准备阶段

OA协同办公平台的实施是一项系统工程，学校办公室和信息中心组建项目实施小组，学校领导专门召开项目启动大会，制定项目实施计划。该项目的实施将使学校快速利用先进技术手段和管理思想把行政办公、知识管理与工作流、信息流有机集成。但是，本项目的实施将牵涉到学校的方方面面，可能会涉及业务流程和日常管理的优化过程。为确保项目实施按计划、进度、目标、质量进行，所以将项目准备放在了实施的第一步。

（2）需求确认阶段

通过详细的业务调研，提出业务流程方面的建议和调整，OA系统厂商负责业务及管理方面的调整，制定标准业务流程和岗位职责规范，提供最终的业务蓝图报告和解决方案。针对学校的核心应用，先局部推行后整体参照，用最小代价、最短时间实现成功上线和应用固化，建立起我校的办公环境和平台，达成项目阶段性成果，为后续的扩展、改进、提升建立基础立足点，取得校领导的认同和支持。

（3）系统实现阶段

建立OA系统上线所必须的硬件环境和网络环境，做好系统上线准备，安装系统数据库和软件环境，根据调整后确定的业务流程和岗位职责规范，进行系统的调整和测试。根据定义的业务整理确认结果，通过系统的实施从而确定学校实际业务处理规范，并以此为基础，建立起OA系统业务应用框架、业务运行业务规程、数据准备方案、系统上线方案等一系列系统应用的策略和方针，最终实现各部门的业务需求。

（4）验收交付阶段

OA协同办公平台实施工作基本完成后，进行项目验收和交付，经过精心准备，系统具备试运行基本条件，在学校办公室和信息中心的大力推动、协调下，正式进入系统试运行阶段。在此期间，组织多场大规模集中培训、管理员专场培训和校领导培训，编写OA系统使用手册。

2 OA协同办公平台在高校信息化管理中的应用

北方工业大学的OA协同办公系统实施项目自2015年9月正式启动，在学校领导的支持、协调及全体项目成员的共同努力下，经过1年的系统实施工作，完成了学校办公室、组织部、信息中心、人事处、科技处、教务处、后勤资产管理处、国际合作与交流处等21个部门的需求调研、搭建、测试、培训工作。

截止目前，已经完成搭建一级部门20余个、二级部门50余个，人员信息1400余条，梳理学校岗位267类，搭建学校及部门发文模板20余条，收文模板3条，梳理、搭建各部门表单流程150余条，完成系统培训工作累计10余次，直接培训人员200余人。系统于2017年1月正式上线，上线以来，最高在线并发数达70人，随着广大教工办公习惯的改变，在线人数稳步上升，系统运行效果如图2所示。

图2 OA协同办公平台运行效果图

2.1 信息发布、资源共享

我校OA协同办公平台分为个人空间和学校空间，在个人空间模块，可以处理待办工作、发起自由协同、公文管理、发起会议、申请会议室等，在学校空间模块，可以查看学校最新公告、学校公告文档和学校公文，学校办公室工作人员可以在该模块发布公告和公文信息，广大教工可以通过该模块查阅公告资源和公共信息，避免了原有的纸质文件下发方式，既节约了纸张，节省成本，又方便查阅、查询，保证了学校公共信息和公文的及时下达。

2.2 规范工作流程、提高工作效率

OA协同办公平台将常用事项以表单和流程的形式固定下来，规范了工作流程，明确了校内各部门、各职能处室的工作职责，减少了部门间的推诿和扯皮，增强了部门间协同和合作。例如，使用最为频繁的学校党委、行政印章使用审批单，必须经过发起人拟稿—部门主管审批—主管处室或校领导审批—校办秘书协同的程序，避免了过去可能存在的审核不够严格、程序不够完善的问题。通过“公文管理”的“发文管理”模块，可以发起校发公文、党发公文、校办发公文、党办发公文等的拟制流程，学校相关处室、学校领导可以直接在公文中批阅、修改、回退等，既保证了发文的严肃性，又节约了纸张，避免了在各个领导办公室频繁跑腿的现象，显著提高了办公效率，有力提高了学校的信息化管理水平。

2.3 随时随地、移动办公

由于学校领导和中层管理干部经常需要开会或出差，办公地点不仅仅局限在办公室内，因此需要能够随时随地地访问OA协同办公平台，我校OA协同办公平台支持手机端的移动办公，用户只需在手机端下载安装OA系统App客户端软件，利用4G或Wi-Fi无线网络，便可直接在手机上登录我校OA协同办公平台，随时随地地处理待办工作，这种移动化的办公模式，可以让办公人员摆脱时间和空间的束缚，显著提升工作效率。

3 结语

随着高等教育事业快速发展，各高校的日常管理工作变得更加繁重，结合信息技术，开发OA协同办公平台，并应用到高校各部门的业务管理工作中，将降低办公成本，提高各职能部门的工作效率，有力提升领导层的决策水平，使高校的行政管理工作提升到新高度，促进教学和科研的发展，为促进高校信息化管理、提高竞争力奠定坚实的基础[10]。

由于高校作为事业单位的特殊性，若要取代传统的办公模式，需要有校领导的重视、制度的保证、系统的培训、全面的技术支持等等，OA系统的成功实施，是一个循序渐进的过程。因此，实施高校协同办公平台是一项长期性的工作，需要在思维、管理、制度等方面经历一次深层次、全面的变革，将协同办公平台广泛应用到高校管理的实际中，有效整合学校资源，提升学校管理水平。

综上所述，只有在推动协同办公平台的过程中不断探索和提升，才能将OA协同办公的理念真正地融入日常办公，这不仅是学校信息化建设的必经阶段，更是高校综合实力与管理水平的重要标志之一。

参考文献:

[1]周萌，任晓霞，张鸣之.OA系统在事业单位应用的现状分析[J].办公室业务,2015(23):52-53.

[2]张炜.浅议高校办公自动化系统建设的条件和成效[J].图书情报导刊,2008,18(9):173-175.

[3]蒋劼.移动办公自动化系统在高校管理中的探索与应用[J].信息与电脑:理论版,2014(8):126-127.

[4]http://www.weaver.com.cn/oa/introduction.html.

[5]杨树春,辛云飞,王义,等.基于微信企业号的高校移动平台设计与实现[J].华中科技大学学报(自然科学版),2016,44(s1):158-161.

[6]马勇，杨敏，刘亮.基于微信企业号的智慧校园移动平台研究与实现[J].微型机与应用,2017,36(18):103-105.

[7]王义，张福蒸，王海涛.基于微信企业号的校园移动服务[J].电子技术与软件工程,2016(20):198-200.

[8]郭敏智.基于微信企业号的移动办公系统的设计与实现[D].北京交通大学,2015.

[9]李智超.基于微信企业号的移动数字校园研究与应用[D].山东大学,2017.

[10]冯俊源.支持微信企业号的OA管理信息系统的设计与实现[D].华南理工大学,2016.